予約カレンダー
予約カレンダーは、営業やサポートの担当者と顧客との間の日程調整や予定登録に役立つ機能です。顧客は空いている日程を確認した上で、担当者との打ち合わせなどを希望する日時で予約できます。
たとえば、製品の購入やサービスの利用を検討している顧客が、 営業担当者との個別相談を希望するとします。可能な日程について営業窓口にメールで問い合わせをする場合は、返信の待ち時間がかかり、やりとりにも手間がかかります。
そこで、予約カレンダー機能を使用することで、顧客が直接、予約可能な時間帯を確認できます。希望の時間を選択して、必要な詳細情報を入力することでその場で予約できます。また、都合がつかなくなった場合、日程変更やキャンセルも顧客自身で行うことができます。これにより、顧客と担当者の両方が、日程調整のやりとりに時間をかけなくてすみます。
予約を有効にするための設定が完了すると、予約カレンダー用のリンク（URL）が生成されます。このリンクを顧客に伝えたりWebサイトに掲載したりすることで、顧客が自分で予約できるようになります。なお、予約カレンダーは、以下の2つに分類されます。
- チームの予約カレンダー
- ユーザーの予約カレンダー
予約カレンダーの設定
予約カレンダーを設定するには
- Zoho CRMにログインします。
- カレンダーに移動します。
- いずれかの日付を選択するか、 ［日］ 、 ［週］ 、 ［月］ のいずれかの表示形式をクリックします。
- ［詳細設定］ をクリックして表示されたメニューから ［予約カレンダー］ を選択します。代わりに、 ［設定］
→ ［一般］ → ［予約カレンダー］ の順に移動することも可能です。
- ［予約カレンダーの管理］ ページで、 ［予約カレンダーを作成する］ をクリックして、 ［＜ユーザー名＞の予約カレンダー］ （ユーザーに対する予約）と ［チームの予約カレンダー］ （チームに対する予約）のいずれかを選択し、以下のそれぞれの手順を実行します。
チームの予約カレンダー：
チームの予約カレンダー機能を使用すると、顧客が直接チーム内の担当者の空き時間を確認し、予定を登録（予約）できるようにすることが可能です（例：サポートチームによる製品トレーニングの予約）。チーム予約のカレンダーでは、カレンダーの設定ごとに予約の担当者を選択できます。担当者には、個々のユーザーだけでなくグループを指定することも可能です。
- 予約カレンダーの作成メニューで、 ［チームの予約カレンダー］ を選択します。
- ［カレンダーの情報］ 欄で、次の手順を実行します。
- ［カレンダー名］ を入力します。
（例：個別相談の受け付け、製品トレーニングの申し込み、打ち合わせの日程調整） - ［カレンダーの説明］を必要に応じて入力します。
- ［カレンダーの種類］ で、 ［予定］ または ［通話］ を選択します。
- 予定／通話の ［期間］ を選択します。
値を手動で入力することも可能です。
- ［カレンダー名］ を入力します。
- ［予約時の質問項目］ 欄で、内容を確認し、必要に応じて質問を追加します。
- ［名前］ と ［メールアドレス］ の項目は必須のため、あらかじめ追加されています。
- さらに質問を追加する場合は、 ［質問を追加する］ リンクをクリックします。
- ［質問］を入力し、回答内容を保存する項目を選択します。
複数の質問を追加することも可能です。
- ［名前］ と ［メールアドレス］ の項目は必須のため、あらかじめ追加されています。
- ［担当者の情報］ 欄で、次の手順を実行します。
- ［割り当て対象］ で、 ユーザー／グループ／テリトリー のいずれかを選択します。たとえば、ユーザーを選択すると、選択したユーザーに予定／通話が順繰り（ラウンドロビン）形式で割り当てられます。
- 一覧から［ユーザー］を選択すると、予定を割り当てる対象のユーザーを選択できます。
- 一覧から［グループ］を選択すると、予定を割り当てる対象のグループを選択できます。
- 一覧から［テリトリー］を選択すると、予定を割り当てる対象のテリトリーを選択できます。
- ［割り当て対象］ で、 ユーザー／グループ／テリトリー のいずれかを選択します。たとえば、ユーザーを選択すると、選択したユーザーに予定／通話が順繰り（ラウンドロビン）形式で割り当てられます。
- ［詳細設定］ 欄で、予約対象の時間枠を表示する条件を設定します。
- 時間枠の表示単位
- 予約対象の時間枠の表示単位（分単位）を選択します。
- 予約対象の時間枠の表示単位（分単位）を選択します。
- 直前の予約に対する制限
- 予約しようとしている時点から最短でいつから予約可能かを、時間単位で設定します（何時間後以降の予約から受け付けるか）。
- 予約しようとしている時点から最短でいつから予約可能かを、時間単位で設定します（何時間後以降の予約から受け付けるか）。
- 予定／通話を予約できる期間
- 今日から何日先まで予約可能にするかを設定します。日単位で入力するか、予約可能にする期間（開始日と終了日）を日付で指定します。
- 今日から何日先まで予約可能にするかを設定します。日単位で入力するか、予約可能にする期間（開始日と終了日）を日付で指定します。
- 同じ時間枠で受け付ける予約の上限数
- 1つの時間枠において受け付ける予約数の上限を選択します。
上限数を手動で入力することも可能です。
- 1つの時間枠において受け付ける予約数の上限を選択します。
- 1日あたりに受け付ける予約の上限数
- 1日あたりに受け付ける予約数の上限を選択します。
上限数を手動で入力することも可能です。
- 1日あたりに受け付ける予約数の上限を選択します。
- 連続する予約に必要な間隔
- 予約が連続して行われる場合に空ける必要のある間隔（分単位）を選択します。
間隔の分数を手動で入力することも可能です。
- 予約が連続して行われる場合に空ける必要のある間隔（分単位）を選択します。
- リマインダーの送信タイミング
- 予約の開始時刻からどの程度前に通知を送信するかを選択します。
- ［保存する］ をクリックします。
予約カレンダーが作成され、［予約カレンダーの管理］画面の一覧に表示されます。
- 担当者の設定でテリトリーを選択できるのは、組織でテリトリー管理が有効になっている場合のみです。
ユーザーの予約カレンダー：
ユーザーの予約カレンダー機能を使用すると、顧客が直接、特定のユーザー（営業やサポートの担当者）の空き時間を確認し、予定を登録（予約）できるようにすることが可能です。
- 予約カレンダーの作成メニューで、 ［ユーザーの予約カレンダー］ をクリックします。
- ［カレンダーの情報］ 欄で、次の手順を実行します。
- ［カレンダーの種類］ で、 ［予定］ または ［通話］ を選択します。
- 予定／通話の ［期間］ を選択します。
値を手動で入力することも可能です。
- ［カレンダーの種類］ で、 ［予定］ または ［通話］ を選択します。
- ［予約時の質問項目］ 欄で、内容を確認し、必要に応じて質問を追加します。
- 予定 の予約カレンダーでは ［名前］ と ［メールアドレス］ が必須項目です。一方、通話の予約カレンダーでは ［名前］ と ［電話番号］ が必須項目です。必須項目は、初期設定であらかじめ追加されています。
- さらに質問を追加する場合は、 ［質問を追加する］ リンクをクリックします。
- ［質問］を入力し、回答内容を保存する項目を選択します。
複数の質問を追加することも可能です。
また、質問への回答を任意に設定することも可能です。
- 予定 の予約カレンダーでは ［名前］ と ［メールアドレス］ が必須項目です。一方、通話の予約カレンダーでは ［名前］ と ［電話番号］ が必須項目です。必須項目は、初期設定であらかじめ追加されています。
- ［詳細設定］ 欄で、予約対象の時間枠を表示する条件を設定します。
- 時間枠の表示単位
- 予約対象の時間枠の表示単位（分単位）を選択します。
- 予約対象の時間枠の表示単位（分単位）を選択します。
- 直前の予約に対する制限
- 予約しようとしている時点から最短でいつから予約可能かを、時間単位で設定します（何時間後以降の予約から受け付けるか）。
- 予約しようとしている時点から最短でいつから予約可能かを、時間単位で設定します（何時間後以降の予約から受け付けるか）。
- 予定／通話を予約できる期間
- 今日から何日先まで予約可能にするかを設定します。日単位で入力するか、予約可能にする期間（開始日と終了日）を日付で指定します。
- 今日から何日先まで予約可能にするかを設定します。日単位で入力するか、予約可能にする期間（開始日と終了日）を日付で指定します。
- 連続する予約に必要な間隔
- 予約が連続して行われる場合に空ける必要のある間隔（分単位）を選択します。
間隔の分数を手動で入力することも可能です。
- 予約が連続して行われる場合に空ける必要のある間隔（分単位）を選択します。
- リマインダーの送信タイミング
- 予約の開始時刻からどの程度前に通知を送信するかを選択します。
- ［保存する］ をクリックします。
予約カレンダーが作成され、［予約カレンダーの管理］画面の一覧に表示されます。
予約カレンダー用のリンクの共有
予約カレンダー用のリンクを顧客に共有するには、次の3通りの方法があります。
- リンクをコピーし、メール、SMS、ソーシャルメディアなどで共有する
- リンクをWebサイトに設置する
- リンクをメールの署名に追加する
リンクのコピー
- Zoho CRMにログインします。
- カレンダー に移動します。
- ［詳細設定］ をクリックし、表示されたメニューから ［予約カレンダー］ を選択します。
- ［予約カレンダーの管理］ ページで、対象の予約カレンダーの設定にカーソルを合わせると表示される
（その他の操作）をクリックします。
- 操作メニューから ［リンクをコピーする］ を選択します。
予約カレンダーの設置
- ボタン ：予約カレンダーをボタン形式で設置する（ボタンをクリックすると予約ページが前面に表示されます）
- リンク ：予約カレンダーをリンク形式で設置する（リンクが貼られたテキストをクリックすると予約ページが前面に表示されます）
- 埋め込み ：予約カレンダーを埋め込み形式で設置する（Webページ内に予約カレンダーを埋め込んで表示できます）
関連情報： Webサイト（ホームページ）作成サービスでの予約カレンダーの設置方法
予約カレンダーを設置するには
- ［予約カレンダーの管理］ ページで、対象の予約カレンダーにカーソルを合わせると表示される
（その他の操作）をクリックします。
- 表示されたメニューから ［設置する］ を選択します。
- ［設置方法の選択］ 画面で、次の手順を実行します。
- ボタン、リンク、埋め込み のいずれかの形式を選択します。
ボタンまたはリンクを選択した場合は、 ［ボタン名］／［リンク名］ を入力します。 - ［テーマ］ 、 ［フォントの色］ 、 ［背景色］ をそれぞれ選択します。
- ［埋め込みコード］欄で ［コードをコピーする］ リンクをクリックすると、コードをコピーして、WebサイトのHTMLソースコード内に貼り付けることができます。
- ボタン、リンク、埋め込み のいずれかの形式を選択します。
- ［完了する］ をクリックします。
メールの署名への予約カレンダー用のリンクの追加
予約カレンダー用のリンクをメール署名に追加するには
- ［予約カレンダーの管理］ ページで、対象の予約カレンダーにカーソルを合わせると表示される
- ［リンクの挿入］ 画面で、次の手順を実行します。
- ［選択したテキスト］ 欄にテキストを入力します。
［URL］欄には、予約カレンダーのリンクURLが初期設定で入力されます。 - ［タイトル］ 欄に、リンクにカーソルを合わせると表示されるテキストを入力し、 ［OK］ をクリックします。
- ［選択したテキスト］ 欄にテキストを入力します。
予約カレンダーの複製
予約カレンダーの削除
予約カレンダーが不要になった場合、削除できます。
予約カレンダーを削除するには
- ［予約カレンダーの管理］ ページで、対象の予約カレンダーにカーソルを合わせると表示される
- 予約の削除の確認画面で ［削除する］ をクリックして、予約を削除します。
- 有効な予約カレンダーの上限は、ユーザーの予約カレンダーは3件、チームの予約カレンダーは25件です。
顧客による予約手順
予約カレンダーでは、顧客が希望の日時を選択することで予約できます。予約が完了すると、顧客に対して確認メールが送信されます。確認メールには、予約の変更／キャンセルが可能なリンクが記載されており、顧客は必要に応じてそちらのリンクから予約の変更／キャンセルを行うことができます。顧客に対して、必要に応じて以下の手順を案内してください。
顧客による予約手順
- 希望する 日付 を選択します。
- 希望する 時間 を選択します。
［AM／PM］ または ［24 時間］ のいずれかの表示形式を選択して、時間の表示形式を切り替えることができます。
- ［名前］ と ［メールアドレス］ を入力し、 ［保存する］ をクリックします。
処理が正常に完了すると、予約が確定した旨のメッセージが表示されます。
- 予約が確定すると、顧客に対して、予約の概要が記載されたメールが送信されます。
メールには、確定した予約の変更／キャンセルが可能なリンクが記載されています。
予約を変更するには
- 顧客は、受信したメール内の 予約変更用のリンクをクリックします。
予約カレンダーのページが表示されます。 - ［予約を変更する］ をクリックし、日付の選択から、予定登録の手順を再度実行します。
予約をキャンセルするには
- 顧客は、受信したメール内の キャンセル用のリンクをクリックします。
予約カレンダーのページが表示されます。 - ［予約をキャンセルする］ をクリックすると、予約がキャンセルされます。