Zoho CRMのスマートプロンプト機能では、最新のテクノロジーを組織で手軽に活用することが可能です。AIに対する指示文や質問文（プロンプト）をもとに、AIからの回答をすぐに得ることができます。組織の生産性や業務成果の向上につなげることが可能です。このページでは、スマートプロンプト機能の概要や活用例について説明します。

スマートプロンプト機能を利用するメリット

組織でCRMツールを利用しての業務を行う際には、ツールに保存されている対応履歴を参照したうえで、的確な対応を迅速に行う必要があります。しかし、多くの業務を抱える担当者にとって、ツールに保存されているこれまでの履歴データにアクセスして必要な情報を検索するのは大変です。このような場合に、スマートプロンプト機能が役立ちます。スマートプロンプト機能を利用することで、日々の業務を行う際にAIの自動アシスト機能を活用できます。これらの機能は、Zoho CRMの操作画面内からすばやく利用することが可能です。最新情報を常に把握し、業務を円滑に進めるのに役立ちます。

担当者にとって時間や手間のかかる業務の例として、過去の対応履歴の参照、顧客や見込み客に関するメモの確認、フォローアップメールの作成が挙げられます。管理者の場合、商談の内容や顧客の対応状況の確認などがその例です。日々の業務において時間や手間のかかる主な例は、以下のとおりです。 

1. 既存のデータの確認：データには複数の項目があります。また、他のデータが関連付けられていたり、更新情報が追加されていたりする場合もあります。顧客や見込み客への対応を進めるにあたって、担当者はこれらの内容をすべて確認する必要があります。
2. 各対応経路に保存されている情報の管理：通話、メール、ミーティングなど、それぞれの対応経路で行われたやりとりを把握する必要があります。
3. メッセージや文書の作成：フォローアップメールの下書きの作成、ミーティングの概要の要約、メモの作成など、類似したメッセージや文章を繰り返し作成する必要があります。
4. 共同作業時のやりとり：見込み客や顧客に対する対応をチームとして共同で行うにあたって、対応の進め方やデータの管理方法を統一する必要があります。
5. 対応時のデータの再確認：対応を進める前に、これまでの過去のやりとりを詳細にチェックする必要があります。
   

スマートプロンプト機能を利用することで、時間や手間のかかるこれらの業務を効率よく行うことができます。

スマートプロンプト機能の利用例と主なメリットは、以下のとおりです。

1. やりとりの要約機能を通じて、通話、ミーティング、メモ、メールなどを通じて行われたこれまでのやりとりに関する概要をひと目で確認できます。対応を進めるにあたって、やりとりに関する履歴データを確認する手間や時間を省くことが可能です。
2. データの要約やメモの要約などの機能を通じて、見込み客や顧客に関する関連情報をすばやく確認できます。今後の対応方針を定めるのに役立ちます。
3. 要件に合わせてメッセージやメモの下書きを作成したり、作成しなおしたりできます。
4. 各種テンプレート作成の際、テンプレートアシスタントでAIからの要素やトーンに関する候補を確認できます。
   

仕組み

スマートプロンプトでは、ZohoのAIアシスタント機能であるZiaと、各サービスが提供する大規模言語モデル（LLM：Large Language Model）が連携することで必要な情報が取得され、ユーザーに対する回答が生成されます。互いに別の特徴を持つAIが連携して機能することにより、プロンプト（依頼文や質問文）の案の提示から回答の生成に至るまでの処理がスムーズに実行されます。

スマートプロンプトに対応している言語モデル

スマートプロンプト機能では、組織の要件に合わせて言語モデルを選択できます。選択できる言語モデルは、以下のとおりです。

1. Zia（Zohoの標準AIモデル）
2. ChatGPT
3. Gemini
4. Anthropic
5. Cohere
6. DeepSeek
7. SiliconFlow
   

利用条件

1. OpenAI、Google、Anthropic、Cohereによるスマートプロンプト：すべてのデータセンターで利用可能です。
2. Zia（Zohoの標準AIモデル）によるスマートプロンプト：米国、ヨーロッパ、インドのデータセンターで利用可能です。
3. DeepSeek、SiliconFlowによるスマートプロンプト：中国のデータセンターで利用可能です。
4. 対応しているプラン：プロフェッショナル／エンタープライズ／アルティメット
5. 対応言語：すべての言語

必要な権限

1. 組織でスマートプロンプト機能を有効／無効にするには、管理者権限が必要です。
2. 要約の権限が有効になっているユーザーは、次の要約機能を利用できます：データの要約、やりとりの要約、メモの要約
   
   

各プランの機能と制限を確認する

回答の生成に使用されるモデル

Zia：Zohoが開発したAIモデルです。Zoho CRMのデータを学習し、組織の文脈を踏まえた回答を生成します。Zoho内のみで動作するため、セキュリティを保護したい場合に最適です。

ChatGPT：OpenAIが開発した生成AIのChatGPTでは、同社が収集、整理したデータをもとにした大規模言語モデルが利用されています。ChatGPTは、2021年までの学習データに基づき、人間のように自然な回答を生成します。幅広いデータに基づく一般的な回答を生成したい場合に最適です。

Google：Googleが開発した生成AIのGeminiでは、大量の学習データに基づいて回答が生成されます。Googleサービスの各機能を通じて、顧客のデータを処理することが可能です。なお、回答を生成するにあたって、Zoho CRMに保存されているデータではなく、公開されている外部のデータが使用されます。 

Anthropic：Anthropicが開発したClaudeでは、提供したデータや公開されている外部のデータをともに学習が行われます。Zoho CRMに保存されているデータを活用しながら、外部のデータを参照して回答を安全に生成することが可能です。

Cohere：Cohereが開発する、組織向けのAIモデルです。個人情報を完全に管理しながらデータの処理を行うことができます。大量のデータをもとに学習を行い、公開されている外部のデータを活用して回答を生成することが可能です。

DeepSeek：オープンソースモデルを通じてデータの学習を行うことができます。費用対効果の高い運営を実現することが可能です。プライバシー保護に関する規制やポリシーに準拠してデータを収集し、回答を生成します。Zoho CRMに保存されているデータに関連しない指示やタスクを行うことができます。

SiliconFlow：SiliconFlowが提供するAIプラットフォームです。さまざまな言語のデータをもとにモデルの学習が行われています。操作性が高く、データのプライバシー保護を安全に行うことができます。通常のWebアプリに加えて、モバイルアプリにも適しています。

活用例

スマートプロンプト機能は、Zoho CRMのさまざまな場所から利用できます。スマートプロンプト機能を利用することで、データの要約を確認したり、メッセージの下書きを作成したりすることが可能です。

以下では活用例の一部をご紹介します。

1. 顧客への返信メールの作成：今日、顧客との連絡手段としては、メールが主流です。たとえば、メールを使って、価格等の条件交渉を行ったり、必要書類を送付したりすることがあります。このようなやりとりにおいては、適切な言葉づかいや内容の簡潔さが重要です。このような場合にも、Ziaのスマートプロンプト機能が役立ちます。メール作成時の文章の推敲、商品やサービスの調査、単語の洗練などの作業をAIに行ってもらうことができます。
2. メモの要約：メモ欄に重要な情報や役に立ちそうな情報などを書き留めておくと、生産性向上にもつながります。顧客との連絡や交渉の際にも参照できます。そのため、メモは後で読んでも分かりやすいように記述することが大切です。スマートプロンプト機能を利用すると、走り書きのようなメモからも要点を抽出し、必要な部分だけを参照することができます。また、内容を別の表現に書き換えたり、要約したりすることも可能です。
3. メールの文章の作成：見込み客の関心を高めて関係を醸成していくには、メールを効果的に活用する必要があります。スマートプロンプト機能を利用すると、指定した文体と長さで、メールの文章の草案を作成してもらうことが可能です。文体は、ビジネス、親しみ、ユーモア、説明、物語、皮肉などから選択できます。また、長さも短め、普通、長めの3種類から選択可能です。
   

スマートプロンプト機能の利用

スマートプロンプト機能は、データの詳細ページの各セクションで利用できます。データの詳細ページ、メモ、メールの作成画面の各箇所に表示されている専用のボタンをクリックして、アシスタント機能をすぐに呼び出すことが可能です。

以下では、利用できるアシスタント機能の種類や場所について説明します。

データアシスタント 

データの詳細ページの各場所において、AIアシスタント機能を利用できます。アシスタント機能を呼び出すためのボタンが表示される場所は、有効にしたモデルによって異なります。 

メモ 

1. データアシスタントのボタンがデータの詳細ページの上部に表示されるのは、Ziaのモデルが有効になっている場合のみです。この場合、メールの送信ボタンやカスタムボタンの隣に並んで表示されます。OpenAI、Google、Anthropicなどの他のモデルも場合、スマートプロンプトのボタンはメモの編集画面とメールの作成画面に表示されます。
   

ボタンをクリックすると、データアシスタントのポップアップ画面が表示されます。こちらの画面から要約を生成したり、メッセージの下書きを作成したりすることが可能です。

データの要約

対応を進めるにあたって、見込み客や顧客に関して確認が必要な情報は多岐にわたります。対応履歴、関連リスト、メモなどがその例です。これらの情報をすべて確認するのには時間や手間がかかります。すばやい対応が求められる場合では特に大変です。

このような場合、データの要約機能が役立ちます。この機能を利用することで、対象のデータに関する情報をひと目で確認できます。さまざまな項目やセクションを移動せずに、必要な情報を1か所から確認することが可能です。情報の確認にかかる時間や手間を省くことで、対象の見込み客や顧客にすばやく対応し、業務の効率化を図ることができます。生成されたデータの要約をもとに、今後の対応方針を定めることも可能です。見込み客や顧客への対応を適切に進めるのに役立ちます。

データの要約に関する詳細については、こちらをご参照ください。

やりとりの要約 

やりとりの要約機能では、見込み客、顧客、商談などのデータに関連付けられているすべてのやりとりの概要を1か所からすばやく確認できます。 

要約を生成するにあたって、Ziaによって以下の内容の分析が行われます。

1. メール：最新のやりとりの内容が取得されます。
2. 通話：備考や時間などの通話に関するデータが使用されます。組織で通話データのテキスト変換機能が有効になっている場合、通話の各項目のデータに加えて変換されたテキストデータも分析の対象となります。これらのデータをもとに、詳細な要約が生成されます。
3. ミーティング：ミーティングの議題やメモなどの詳細が取得されます。
4. メモ：やりとりに関するメモのデータが取得されます。要約を生成するにあたって、該当のデータにおいて発生したやりとりのメモのみを対象にします。
   

メモ 

1. 要約を生成するにあたって、メール、通話、ミーティング、メモからそれぞれ10件の最新データがZiaによって分析されます。これにより、最新で関連性の高い要約を生成できます。
   

メモの要約

メモには、見込み客や顧客に関する追加情報、内部参照用のコメント、フォローアップに関するリマインダーなどのさまざまな情報が含まれています。しかし、データに関連付けられているメモの内容をすべて確認するのは時間がかかります。このような場合に、メモの要約機能が役立ちます。

メモの要約機能では、該当のデータに関するメモの重要な情報をまとめて確認できます。メモの内容をひと目で把握し、時間を節約することが可能です。

確認できるメモの要約の種類は、以下のとおりです。

1. ［すべてのメモの要約］：該当のデータに関連付けられているすべてのメモに関する要約を確認できます。既存のすべてのメモの内容を把握したい場合に役立ちます。
   
   
2. ［最新のメモの要約］：最新のメモに関する要約を確認できます。通話やミーティングを開始する前に直近のメモに関する情報を確認したい場合に役立ちます。
   

メモの要約に関する詳細については、こちらをご参照ください。

メモとメールの下書きの作成

見込み客や顧客とのやりとりを行うにあたって、メッセージや文章の作成は必ず行われます。ミーティングのまとめ、最新情報のお知らせ、顧客からのメールの返信などにおいて、メッセージや文章を作成するのには時間がかかります。このような場合に、スマートプロンプト機能が役立ちます。

新しいメモを追加したり、メールを作成したりする際に、スマートプロンプト機能を通じてメッセージや文章を生成したり、書きなおしたりできます。また、入力した内容の要約を生成することも可能です。メッセージや文章を作成する手間や時間を省くのに役立ちます。

メッセージや文章の生成の主な流れは、以下のとおりです。

1. Ziaによって、名前、商談のステージ、関連付けられている活動などのデータの詳細が分析されます。
2. 指定した内容に基づいて、OpenAI、Google、Anthropic、Cohereなどの外部サービスのモデルによってメッセージや文章のトーン、可読性、構造が定められ、メッセージや文章が生成されます。
3. 必要に応じて、生成されたメッセージや文章のトーンを変更したり、文字数を調整したりします。
   

テンプレートアシスタント

メールテンプレートを作成、編集する際に、テンプレートアシスタント機能を通じてテンプレートをカスタマイズできます。要件に合わせて件名や本文を変更することが可能です。トーン、スタイル、文字数などの内容を指定すると、スマートプロンプト機能を通じてテンプレートの候補が出力されます。テンプレートアシスタント機能は、すべてのモデルで利用できます。 

スマートプロンプト機能は、標準のデータ一覧とキャンバスのデータ一覧の両方のデータの詳細ページで利用できます。

1. Zoho CRMで⚙（設定）→ ［Zia］→［スマートプロンプト］の順にクリックします。
   
2. スマートプロンプトの設定画面で、対象のモデルの切り替えボタンを有効にします。
   
   
1. Ziaの場合、確認画面で［はい、適用します］をクリックします。
   
2. 他のモデルの場合、［設定する］をクリックしてAPIキーを追加します。
   
3. ［保存する］をクリックします。
3. 設定が完了すると、Zoho CRMでスマートプロンプト機能を利用できるようになります。