共通選択リストの利用

共通選択リストの利用

選択リスト項目とは、データの項目の値を選択肢から選んで入力できる項目です。選択リスト項目には、個別選択リスト（特定のタブでのみ利用できる選択リスト）と共通選択リスト（複数のタブで共通して利用できる選択リスト）があります。共通選択リストを利用すると、同じ選択リストをZoho CRMのさまざまなタブのレイアウトに使い回し、一括で管理することができます。共通選択リストの概要については、 こちらの記事 をご参照ください。

共通選択リストの設定画面へのアクセス

共通選択リストの設定画面にアクセスするには、画面右上の設定アイコンをクリックし、 ［カスタマイズ］→［タブと項目］→［共通選択リスト］ に移動します。


［共通選択リスト］ タブにアクセスすると、以下の操作を実行できます。
  1. 1. 共通選択リストの検索 ：画面上部の検索欄に名前を入力して、共通選択リストを検索できます。
  2. 2. 共通選択リストの作成 ：画面右上の［新しい共通選択リストを作成する］をクリックすると、新しい共通選択リストを作成できます。
  3. 3. 共通選択リストの表示と管理 ：すべての共通選択リストを一覧表示して、管理できます。一覧では、共通選択リストについての以下の情報を確認できます。
    1. 使用中のタブ
    2. 作成者
    3. 作成日
    4. 最終更新者
    5. 最終更新日

共通選択リストの追加

共通選択リストの追加方法には、以下の3つがあります。ここでは各追加方法について順番にご説明します。
  1. 新しい共通選択リストを最初から作成する
  2. 既存の個別選択リストを共通選択リストに変換する
  3. 既存の共通選択リストを複製する

新しい共通選択リストを最初から作成するには：

  1. 画面右上の設定アイコンをクリックし、 ［カスタマイズ］→［タブと項目］→［共通選択リスト］ の順に移動します。
  2. ［新しい共通選択リストを作成する］ をクリックします。
  3. 共通選択リストの作成 画面で、以下の設定を行います。
    1. ［共通選択リストの名前］ ：設定した名前は、 共通選択リスト の一覧ページや 設定ページに表示されます。
    2. ［説明］ ：設定した内容は、 ［共通選択リスト］ タブにアクセスすると表示される一覧で、対象の共通選択リストにカーソルを重ねた際に表示されます。
    3. ［共通選択リストの値］ ：
      1. 共通選択リストに値（選択肢）を追加するには、 ［+］ （追加）アイコンをクリックし、表示された入力欄に値を入力します。
      2. 共通選択リストから値（選択肢）を削除するには、削除したい値の欄にカーソルを重ねて、 ［-］ （削除）アイコンをクリックします。削除した値は、 ［使用していない値］ の一覧に移動します。なお、値（選択肢）を完全に削除するには、 （設定） アイコン→ ［使用していない値を表示／追加する］ をクリックし、 対象の値にカーソルを重ねて削除アイコンをクリックします。
      3. 既存の値（選択肢）の名前を変更するには、値の欄をクリックし、新しい名前を入力します。
      4. 選択リスト内の既存の値を別の値に置き換えたい場合は、値の欄にカーソルを重ねて、 （置換） アイコンをクリックします。値を置き換えると、対象の共通選択リストが使用されているすべての場所で、値が更新されます。その際、選択リスト項目をクリックした際に表示される選択肢だけでなく、既存のデータに保存されている値も更新されます。古い値（置換によって使用されなくなった値）は、 ［使用していない値］ の一覧に移動します。
      5. ［共通選択リストの値］の設定欄を広げて表示するには、 （最大化） アイコンをクリックします。
      6. （設定） アイコンをクリックすると、 使用していない値を表示／追加 するメニューを選択できる他、 選択肢のひな形 （一般的によく使用される選択肢）を選択して追加したり、 選択肢を一括追加 したりするメニューも選択可能です。
    4. 並び順の設定 ：選択リストにおいて、値（選択肢）をどのような順番で表示するかを指定できます（追加した順／アルファベット順）。
       

  4. ［保存する］ をクリックします。

既存の個別選択リストを共通選択リストに変換するには：

  1. 画面右上の設定アイコンをクリックし、 ［カスタマイズ］→［タブと項目］ の順に移動します。
  2. 変換元の個別選択リストが登録されているタブ、レイアウトを選択します。
  3. レイアウトの編集画面で対象の選択リスト項目に移動し、 ［…］ （その他）アイコン→ ［プロパティの編集］ をクリックします。
  4. 選択リストの詳細 ページで、 設定 アイコンをクリックし、 ［共通選択リストに変換する］ を選択します。
  5. 表示された画面 で、共通選択リストの名前を入力し、 ［保存する］ をクリックします。
  6. 選択リストの詳細ページで ［完了する］ をクリックし、レイアウトの編集画面で ［保存する］ をクリックします。
  7. 追加した共通選択リストの設定を編集するには、画面右上の設定アイコンをクリックし、 ［カスタマイズ］→［タブと項目］→［共通選択リスト］ に移動します。

既存の共通選択リストを複製するには：

  1. 画面右上の設定アイコンをクリックし、 ［カスタマイズ］→［タブと項目］→［共通選択リスト］ の順に移動します。
  2. 複製したい共通選択リストの上にカーソルを重ねます。 ［…］ （その他）アイコンをクリックし、 ［複製する］ を選択します。
  3. 共通選択リストの複製 画面で、説明、共通選択リストの値（選択肢）、値の並び順などを指定します（設定方法は共通選択リストを最初から作成する際と同様です）。
    共通選択リストの名前の末尾には、複製したことを示す表記（テキスト）が自動で付加されます。なお、名前は、必要に応じて変更可能です。
  4. ［保存する］ をクリックします。

個別選択リストと共通選択リストの関連付け

個別選択リストを共通選択リストに関連付けることができます。関連付けると、共通選択リストで値（選択肢）の追加や削除を行った場合に、個別選択リストにも連動して変更を反映できます。

新しい個別選択リストを作成して共通選択リストに関連付けるには：

  1. 画面右上の設定アイコンをクリックし、 ［カスタマイズ］→［タブと項目］ の順に移動します。
  2. 個別選択リストを作成したいタブ、レイアウトを選択します。
  3. レイアウトの編集画面で、画面左側にある ［新しい項目］ の選択欄で［選択リスト］項目をクリックして、ドラッグ＆ドロップの操作で右側にあるレイアウト内に配置します。
  4. 配置したら、選択リスト項目の［…］（その他）アイコンをクリックし、［プロパティの編集］をクリックします。 選択リストの詳細 ページで、［選択リストの種類］として、 ［共通選択リスト］ を選択します。
  5. ［▼］アイコンをクリックし、関連付けたい共通選択リストを選択します。
  6. 選択リストの詳細ページで ［完了する］ をクリックし、レイアウトの編集画面で ［保存する］ をクリックします。

既存の個別選択リストを共通選択リストに関連付けるには：

  1. 画面右上の設定アイコンをクリックし、 ［カスタマイズ］→［タブと項目］ の順に移動します。
  2. 関連付けを行いたい個別選択リストが登録されているタブ、レイアウトを選択します。
  3. レイアウトの編集画面で、対象の選択リスト項目に移動し、 ［…］（その他） アイコン→ ［プロパティの編集］ をクリックします。
  4. 選択リストの詳細 ページで、［選択リストの種類］として、 ［共通選択リスト］ を選択します。
  5. 選択リストをクリックし、表示された一覧から、関連付けたい共通選択リストを選択します。
  6. 値（選択肢）は自動で関連付けられる場合と、そうでない場合があります。
    1. 個別選択リスト内のすべての値（選択肢）が共通選択リストにもある場合は、値（選択肢）同士が自動で関連付けられます（こちらの場合は手順7に進みます）。
    2. 個別選択リストにはあって、共通選択リストにはない値（選択肢）がある場合は、 値の関連付け に関する設定画面が表示されます。この設定画面では、個別選択リストの値（選択肢）を、共通選択リストの値（選択肢）に手動で関連付けることが可能です。
      1. 個別選択リストにはあって、共通選択リストにはない値（選択肢）が、Zoho CRMの自動処理（ワークフロールールなど）の実行条件などに使用されている場合、値の関連付けは必須です。このような場合、 ［関連付けられている場所を表示する］ をクリックすると、値の使用場所を確認できます。値の関連付けが完了したら、 ［完了する］ をクリックします。
      2. 値の関連付けを行わない場合は、値が使用されているすべての場所から値を削除する必要があります（値の使用場所は［関連付けられている場所を表示する］をクリックすると確認できます）。
  7. 選択リストの詳細ページで ［完了する］ をクリックし、レイアウトの編集画面で ［保存する］ をクリックします。

共通選択リストの更新、削除、変換

共通選択リストの設定を更新するには：

  1. 画面右上の設定アイコンをクリックし、 ［カスタマイズ］→［タブと項目］→［共通選択リスト］ の順に移動します。
  2. 更新したい共通選択リストの上にカーソルを重ねます。 ［…］ （その他）アイコンをクリックし、 ［編集する］ を選択します。
  3. 共通選択リストの編集 画面で、必要に応じて、設定を編集します。編集画面では、選択リストに関する以下の操作を実行できます。
    1. 説明の変更
    2. 値（選択肢）の追加
    3. 値（選択肢）の削除
    4. 値（選択肢）の削除（［使用していない値］の一覧への移動）
    5. 値（選択肢）の完全な削除
    6. 値（選択肢）の置換
    7. 値（選択肢）の並び順の変更
  4. ［保存する］ をクリックします。
共通選択リストの値（選択肢）の置換は、［共通選択リスト］タブで、対象の共通選択リストにカーソルを重ねて、 ［…］ （その他）アイコンをクリックし、 ［値を置換する］ を選択することによっても可能です（その場合は、表示された画面で［置換前の値］と［置換後の値］を指定します）。

共通選択リストを削除するには：

  1. 画面右上の設定アイコンをクリックし、 ［カスタマイズ］→［タブと項目］→［共通選択リスト］ の順に移動します。
  2. 削除したい共通選択リストの上にカーソルを重ねます。 ［…］ （その他）アイコンをクリックし、 ［削除する］ を選択します。
  3. 表示された確認画面で、 ［削除する］ をクリックします。対象の共通選択リストに関連付けられている個別選択リストがある場合は、関連する選択リストが一覧表示されます。
  4. 確認画面で ［OK］ をクリックすると、共通選択リストが削除されます。
削除すると、対象の共通選択リストに関連付けられている個別選択リストにおいて、共通選択リストとの関連付けが解除されます。

個別選択リストと共通選択リストとの関連付けを解除するには：

  1. 画面右上の設定アイコンをクリックし、 ［カスタマイズ］→［タブと項目］ の順に移動します。
  2. 関連付けを解除したい個別選択リストが登録されているタブ、レイアウトを選択します。
  3. レイアウトの編集画面で、対象の選択リスト項目に移動し、 ［…］（その他） アイコン→ ［プロパティの編集］ をクリックします。
  4. 選択リストの詳細 ページで、［選択リストの種類］として、 ［個別］ を選択します。
  5. 表示された画面で、 ［変換する］ をクリックします。
  6. 選択リストの詳細ページで ［完了する］ をクリックし、レイアウトの編集画面で ［保存する］ をクリックします。

その他の注意事項

  1. 既存の個別選択リストを共通選択リストに関連付けると、選択リストの値の変更履歴が記録されるようになります。
  2. 現在、共通選択リストでは、値ごとに色分けして選択肢を表示することはできません。
  3. 現時点では、複数選択リストを共通選択リストに関連付けることはできません。
  4. 個別選択リストが共通選択リストに関連付けられている場合は、個別選択リストの項目上で［…］（その他）アイコンをクリックした際に、値を置換するためのメニューが表示されません。
  5. 共通選択リストの設定画面で、選択リストの名前を変更したり、値（選択肢）を置換したりすると、Zoho CRMで対象の共通選択リストが使用されているすべての場所に変更が反映されます（共通選択リストの値が、自動処理の実行条件やレポートの抽出条件として使用されている場合は、それらの条件の値も更新されます）。
  6. 共通選択リストで値（選択肢）を削除すると、対象の共通選択リストに関連付けられている個別選択リストからも値が削除されます。ただし、それによって、対象の値の使用場所（データ、自動処理の実行条件、レポートの抽出条件など）から、対象の値が削除されることはありません。
  7. 共通選択リストは、Zoho CRMのテスト環境（サンドボックス）でも利用可能です。ただし、以下のような制限があります。
    1. 個別選択リストを 共通選択リストに変換 する機能は利用できません。
    2. 個別選択リストと共通選択リストの関連付けがすでに設定されている場合は、テスト環境において関連付けの設定を変更することはできません。
    3. 新しい個別選択リストを作成する際に、作成する選択リストを共通選択リストに関連付けることはできますが、作成後に関連付けの設定を変更することはできません。
  8. 以下の選択リスト（標準項目）は、共通選択リストに関連付けることができません。
    タブ
    選択リスト
    見込み客
    見込み客のステータス、敬称
    連絡先
    敬称
    商談
    ステージ
    タスク
    ステータス、優先度
    通話
    発信通話のステータス、通話の種類
    見積書
    ステージ、配送会社
    発注書
    ステータス、配送会社
    受注書
    ステータス、配送会社
    請求書
    ステータス、配送会社
    仕入先
    総勘定元帳勘定
    問い合わせ
    ステータス
    ソリューション
    ステータス
    予約
    予約のステータス
    サービス
    サービス用ステータス
  1. 監査ログ（操作履歴）には、共通選択リストに関する以下の処理が記録されます。
    処理
    監査ログでの表示例
    共通選択リストの作成
    Aさんが、共通選択リスト「 X 」を追加しました
    共通選択リストの更新
    Aさんが、共通選択リスト「 X 」を更新しました
    共通選択リストの削除
    Aさんが、共通選択リスト「 X 」を削除しました
    共通選択リストの選択肢名の変更
    Aさんが、 共通選択リスト 「X」で選択肢「値1」の名前を「値2」に変更しました
    共通選択リストの選択肢の置換
    Aさんが、 共通選択リスト 「X」で選択肢「値1」を「値2」に置換しました
    共通選択リストの選択肢の削除
    Aさんが、 共通選択リスト 「X」から選択肢「値1」を削除しました
    共通選択リストXの選択肢の完全な削除
    Aさんが、 共通選択リスト 「X」で選択肢「値1」を完全に削除しました

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                                  選択リスト項目とは、データの項目の値を選択肢から選んで入力できる項目です。 選択リスト項目には、2つの種類があります。具体的には、個別選択リスト（特定のタブでのみ利用できる選択リスト）と共通選択リスト（複数のタブで共通して利用できる選択リスト）です。共通選択リストは、複数のタブのレイアウトに同じ選択リストを配置したい場合に役立ちます。個別選択リストをこのような場合に利用すると、各タブで個別に設定を行う必要があるため、同じような作業を繰り返すことになり、手間がかかります。 ...

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