選択リスト項目には、2つの種類があります。具体的には、個別選択リスト(特定のタブでのみ利用できる選択リスト)と共通選択リスト(複数のタブで共通して利用できる選択リスト)です。共通選択リストは、複数のタブのレイアウトに同じ選択リストを配置したい場合に役立ちます。個別選択リストをこのような場合に利用すると、各タブで個別に設定を行う必要があるため、同じような作業を繰り返すことになり、手間がかかります。
共通選択リストとは、複数のタブで共通して利用できる選択リストです。個別選択リストを共通選択リストに関連付けることができ、共通選択リストで値(選択肢)の追加、更新、削除などを行った場合に、個別選択リストにも連動して変更を反映できます。
共通選択リストを利用する主なメリットは、以下のとおりです。
その他の特徴:
共通選択リストの設定を行うには、 [タブのカスタマイズ] に関する権限が必要です。
|
共通選択リスト数(組織ごと) |
共通選択リスト数(タブごと) |
関連付ることができる選択リスト数(共通選択リストごと) | 使用されている選択肢数(共通選択リストごと) |
使用されていない選択肢数(共通選択リストごと) |
エンタープライズプラン | 30 |
15 |
30 |
1,000 |
500 |
アルティメットプラン | 50 |
15 |
30 |
1,000 |
500 |
共通選択リストを利用した方がよいかどうかを判断するためのポイントは、以下のとおりです。
対象の選択リストを特定のタブでしか利用しない場合は、共通選択リストを利用する必要はありません。
たとえば、発信通話の目的を選ぶための個別選択リスト は、[通話]タブでしか利用しません。このような場合、あえて共通選択リストを利用する必要はないでしょう。
複数のタブで同じ選択リストを利用したい場合には、共通選択リストがうってつけです。
たとえば、[業種]という選択リスト項目が、[見込み客]、[連絡先]、[商談]の3つのタブで利用されているとします。このような場合、[業種]という共通選択リストを作成し、各タブにある個別選択リストを共通選択リストに関連付けると、選択リストの管理が楽になります。
ある企業では、さまざまな業種の顧客と取引を行っているとします。この企業では、[見込み客]、[取引先]、[商談]の3つのタブすべてにおいて、[業種]という個別選択リストの項目を利用しています。この項目には、どのタブでも同じ選択肢が登録されているようにしなければなりません。
このような場合に、共通選択リストを利用しないと、選択リストの作成やメンテナンスに手間や時間がかかります。
以上のような場合に、共通選択リストを利用しないと、以下のような問題が発生します。
生産性の低下:面倒な手作業の繰り返しによって、無駄な工数が発生します。
ミスの発生:複数の場所で個別に設定を行うと、手作業によるミスが発生しやすくなります。たとえば、どこかで値を追加、削除し忘れたり、入力ミスが発生したりします。
このような場合、共通選択リストを利用するだけで、正確な処理をすばやく簡単に行うことが可能です。
このように、共通選択リストを利用すると、以上のような場合にも、スムーズに選択リストを作成、管理できます。ぜひご活用ください。
共通選択リストの利用方法に関する詳細は、
こちらの記事
をご参照ください。
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