タブへのデータのインポート

Zoho CRMの各タブにデータをインポートできます。自分が管理しているデータだけでなく、他のユーザーが管理しているデータも含めて、組織内のすべてのデータをインポートできます。

データをインポートするには

1. 該当するタブ（［見込み客］、［連絡先］、［取引先］など）をクリックします。
   
2. 対象のタブのホーム画面 で、 ［（タブ名）を作成］ （例：見込み客を作成）の選択リストから ［（タブ名）をインポート］ （例：見込み客をインポート）をクリックします。
   
   
   
   
   
3. ファイルをアップロードするには、 ［ファイルから］ のセクションで ［参照］ をクリックするか、 セクションにファイルをドラッグ＆ドロップします。
   
   ファイルの文字コードが自動的に検出されます。
   
   
   
   
   
4. 必要に応じて文字コードを変更し、 ［次へ］ をクリックします。
   
   
   
5. データをインポートする レイアウト を選択します。  （関連項目： ページレイアウト） 
   
   レイアウトを作成していない場合、データは標準レイアウトでインポートされます。レイアウトを選択することはできません。
   
6. 次のいずれかの設定を選択してください。
   
   • 新しい（タブ名）として追加する ：インポートするファイルのすべてのデータをZoho CRMにインポートするには、この設定を選択します。
     
     ［既存の（タブ名）と重複するデータをスキップする条件］の選択リストから データID （例：見込み客ID）／ メール ／ データ名 のいずれかを選択すると、データの重複を回避できます。選択リストで選択した項目（データID／メール／データ名）の値がZoho CRMの既存のデータと重複する場合、重複するデータに対して、インポート処理がスキップされます。
     
     
     
   • 既存の（タブ名）の更新のみを行う ：Zoho CRMの既存のデータを更新する場合は、この設定を選択します。
     
     ［既存の（タブ名）と重複するデータを検索する条件］の選択リストから データID ／ メール ／ データ名 のいずれかを選択します。選択した項目の値が重複すると、既存のデータが更新されます。また、［値が空の場合、（タブ名）の既存データの値は更新しない］にチェックを入れると、インポートするデータで項目の値が空の場合、値の更新がスキップされます（例：たとえば、Zoho CRMの連絡先の既存データでは、項目「業界」に対して値「サービス」が登録されており、インポートするデータでは項目「業界」に対して値が空白になっているとします。この場合、インポートの設定で ［値が空の場合、連絡先の既存データの値は更新しない］ が選択されていると、対象の既存データの項目「業界」の値「サービス」は、空の値によって上書きされず、［サービス］のまま残ります）。この設定によって、意図しない形でのデータ損失を回避できます。
     
     
     
   • 両方 ：新しいデータの追加と既存のデータの更新の両方を実行したい場合は、この設定を選択します。
     
     ［既存の（タブ名）と重複するデータを検索する条件］の選択リストから データID ／ メール ／ データ名 のいずれかを選択します。選択した項目の値が重複すると、既存のデータが更新されます。また、［値が空の場合、（タブ名）の既存データの値は更新しない］にチェックを入れると、インポートするデータで項目の値が空の場合、値の更新がスキップされます。
     
7. ［次へ］ をクリックします。
   
8. インポートするファイルの項目をZoho CRMの項目に関連付けます。
   
   

   
   
   
   インポートするファイルの最初の3行分のデータが表示されます。関連付けた項目の値に基づいて、値の形式を選択するための選択リストがあわせて表示されます（数値や日付の形式など）。形式は、必要に応じて変更できます。
   
   • 関連付ける項目として、Zoho CRMアカウントに新しいカスタム項目を追加して関連付けたい場合は、 ［新しい項目を作成する］ をクリックします。
     
     
     
     
     
   • ［関連付け済み］ をクリックするとZoho CRMの項目に関連付けられている項目が表示されます。 ［関連付けなし］ をクリックするとZoho CRMの項目に関連付けられていない項目が表示されます。
     
   • ［項目の関連付けをリセットする］ をクリックすると、既存の関連付けをリセットして、最初から関連付けをやり直すことができます。
     
     この場合、これまでに設定した関連付けはすべて削除されますのでご注意ください。
     
   • ［自動関連付けを適用する］ をクリックすると、項目を自動で関連付けることが可能です。
     
     Zoho CRMの項目に一致する、インポートするファイル内の列（項目）が識別され、自動的に関連付けられます。 
     
     
     
     
   • インポートするファイルの項目の値が空の場合に、空の値をそのまま取り込む代わりに特定の値を登録することも可能です。対応するZoho CRMの項目の右の欄にカーソルを合わせると、 ［空の値を置き換える］ と表示されるため、テキストボックスに、置き換え後の値を入力します。
     この機能が役立つのは、関連付けた項目が入力必須に設定されている場合です。このような場合、インポートしたデータの項目の値が空だと、インポートを完了できない可能性があります。空の項目に代わりの値を登録するよう設定しておくことで、このような状況を回避できます。
     たとえば、インポートするファイルの項目 ［姓］ をZoho CRMの ［見込み客］タブ で入力必須に設定されている項目［姓］に関連付けたとします。インポートするファイルのデータで項目［姓］に値がない場合は、対象のデータのインポートはスキップされます。このような状況を回避するには、 項目［姓］の値が空白の場合に項目の値を置き換えるための値（例：「不明」）を設定します。  
     
     
       
   • 項目にカーソルを合わせ、項目名の横にある 追加（+） アイコンをクリックすると、インポートするファイルの1つの項目に対して、Zoho CRMの項目を複数関連付けることができます。
     たとえば、インポートするファイルの項目［都道府県］を、Zoho CRMの項目で 請求先住所の［都道府県］ と 納品先住所の［都道府県］ の両方の項目に登録する場合などに使用すると便利です。 
     
     
     
     
   • ［初期値の設定］ タブを選択すると、 Zoho CRMの項目 に対して 初期値 を設定できます。項目の初期値を設定すると、Zoho CRMの対象のすべての項目に対して、初期値として設定した値が登録されます。
     たとえば、 ［見込み客］ タブにデータをインポートする場合、インポートするすべてのデータについて ［見込み客の担当者］ と ［タグ］ に初期値を追加するとします。 ［初期値の設定］ タブに移動し、［CRMの項目］として ［見込み客の担当者］ と ［タグ］ を選択し、 各項目に対して初期値を選択します。この値は、初期設定ですべてのデータに追加されます。 
     
     
     
     
     
     
     
9. ［次へ］ をクリックします。
   
10. ［割り当てルールに基づいて担当者を割り当てる］ を選択すると、選択リストから割り当てルールを選択できます。 ［割り当てルールを作成する］ をクリックして、新しい割り当てルールを作成することもできます。
    
11. ［新しいデータと更新されたデータに対して、自動化とプロセス管理の処理を実行する］ を選択すると、インポートを通じて追加／更新されたデータに対して、関連する自動処理を実行できます。
    

    メモ：日付基準のワークフローは、設定されている日付に基づいて実行されます。そのため、［新しいデータと更新されたデータに対して、自動化とプロセス管理の処理を実行する］ のチェックボックスのチェックが外れている場合でも、日付基準のワークフローが実行されます。たとえば、データのインポート時には、作成日時に基づくワークフローが実行されます。

    
    

    
    

    
    
12. ［タスクの割り当て］ 欄では、選択リストからタスクの担当者を選択できます。なお、［ワークフロータスクを作成する］をクリックすると、自動化（ワークフロー）の機能と連動する形で新しいタスクを作成することも可能です（同じようなタスクを繰り返し登録する処理を自動化する場合に便利です）。   
    
13. 必要に応じて、 ［見込み客の登録の手動承認を有効にする］ を選択します。
    
    選択すると、データが特定のユーザーに割り当てられる前に、管理者による手動の承認が必要になります。この設定は、［見込み客］、［連絡先］、［問い合わせ］、カスタムタブでのみ使用できます。  関連項目： データの承認
    
    
    
    
14. ［完了する］ をクリックします。
    
    インポート処理が開始します。 
    

メモ

• Zoho CRMからエクスポートしたデータを再インポートする場合のみ、 ［既存の（タブ名）と重複するデータを検索する条件］ の選択リストで データID を選択してください。 データID の項目の値は、Zoho CRMによって自動で生成される値です。そのため、データをZoho CRMからエクスポートし、スプレッドシートのアプリなどで変更を加えてから、データを再度Zoho CRMにインポートする場合は、この項目を重複禁止項目として選択することが推奨されます。この場合、 データID が保存されている列（項目）を、データ識別（既存データの検索）用の項目として選択して、既存のデータを更新すると、IDが一致するデータが更新されます。これにより、スムーズにデータを上書きできます。その他の場合に データID を重複禁止項目として選択すると、データの重複によりインポートが適切に完了しない可能性があります。
  
• 重複禁止項目では、大文字と小文字は区別されません。インポートするデータの項目の値が「ABC」、Zoho CRMの既存のデータの項目の値が「abc」だったとすると、Zoho CRMではこの2つのデータは同一のデータとしてみなされます。
  
• インポート処理が開始すると、キャンセルすることはできません。
  
• 手動承認の設定は、見込み客のインポート時にのみ使用できます。
  
• インポート中にワークフロータスクを選択した場合、選択したワークフロータスクの ［担当者に通知］ する機能は適用されません。
  
• 次の項目には、項目の初期値を指定できません。
  

• 詳細情報
  

• 通話時間
  

• 自動番号
  

• 重複禁止項目（一意の項目）
  

• 数式項目
  

• 複数選択ルックアップ
  

• すでに関連付けられている項目に対して初期値を設定すると、既存の関連付けの設定は上書きされ、対象の項目には初期値が適用されます。
  

• 自動化とプロセス管理の処理を実行する機能の設定は、インポートするファイルの行数が10,000行未満の場合にのみ表示されます。表示されていない場合は、インポートするファイルの行数が10,000を超えている可能性があります。
  

• データがインポートされてからすぐに自動処理が完了するとは限りません。自動処理の完了には時間がかかる場合があります。