ユーザーの追加、インポート、変更、再招待

追加できるユーザー数は、利用しているプランやライセンス数に応じます。各ユーザーは、メールアドレスとパスワードを使用して、自分のアカウントにサインインできます。ユーザー管理の概要については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

利用条件

必要な権限
ユーザーを管理するには、ユーザー管理の権限が必要です。

各プランの機能と制限を確認する

Zoho CRMユーザーのステータス

Zoho CRMユーザーのステータスは、どの時点においても以下のいずれかとなります。

未認証：管理者によって追加された後、Zoho CRMへの招待をまだ承諾していない状態です。

有効：招待を承諾し、Zoho CRMにアクセスできる状態です。

無効：以前は有効であったが無効になり、現在はZoho CRMにアクセスできない状態です。再有効化が可能です。

削除済み：Zoho CRMから削除された状態です。

すべてのユーザーには、役職と権限が割り当てられます。権限により、ユーザーが利用できる機能が決まります。役職により、組織の階層に基づいて、ユーザーがアクセスできるデータの範囲が決まります。ユーザーを追加／インポートする前に、適切な役職と権限を作成する必要があります。役職と権限は、ユーザーを追加する際に、追加するユーザーに対して割り当てる必要があります。

ユーザーの権限の種類

管理者： システム全体にアクセスできるユーザーです。Zoho CRMアカウント内のすべてのデータと機能を利用できます。管理者は、1名以上設定する必要があります（例：CEO、社長、役員、システム管理者）。

標準ユーザー： 組織内で定義された権限と役職に応じて、一定の範囲のデータや機能にアクセスできるユーザーです（例：営業担当者、マーケティング担当者、サポート担当者など）。

ユーザー管理の権限 を持つユーザーは、ユーザーの一覧表示、ユーザーの追加、ユーザーのインポート（一括追加）、ユーザー詳細の変更などの操作が可能です。

ユーザーを追加する際の重要な手順

特権管理者は、作成した組織アカウントを認証した後にのみ、ユーザーを追加できます。組織アカウントの認証前にユーザーを招待した場合、招待メールは送信されません。この場合、特権管理者は、組織アカウントを認証した後に、追加済みのユーザーを再招待する必要があります。
管理者は、名前、メールアドレス、役職、権限などの基本的な詳細情報を入力して、ユーザーを1人ずつ追加できます。
また、管理者は、名前、メールアドレス、役職、権限が入力されたファイルをインポートすることで、複数のユーザーを一括で追加することも可能です。
管理者がユーザーを手動で追加すると、ユーザーのメールアドレス宛てに招待メールが送信されます。電話番号、住所、生年月日、言語、写真などのその他の詳細情報は、ユーザーの追加後に設定できます。
ユーザーをインポートした場合は、 ［再招待する］ボタン をクリックして、該当のユーザー宛てに招待メールを手動で送信する必要があります。電話番号、住所、生年月日、言語、写真などのその他の詳細情報は、ユーザーの追加後に設定できます。
招待されたユーザーは、招待メールの受信後7日以内に アクセス用リンク をクリックして、招待を承諾する必要があります。
招待を承諾した後、ユーザーは次のいずれかの手順を完了する必要があります：
- ユーザーが Zohoを初めて利用する ため、Zohoアカウントを 持っていない 場合：
  - 招待メール内のアクセス用リンクをクリックすると、ユーザー登録画面が表示されます。
  - こちらでZohoにユーザー登録して、アカウントを作成します。
  - アカウントの作成時に、 ［サインインを続ける］ ボタンをクリックします。
  - 受信した認証メール内のリンクをクリックして、メールアドレスを認証します。
- ユーザーが Zohoにすでにアカウントを持っている が、Zoho CRMのアカウントは持っていない場合：
  - メール内のアクセス用リンクをクリックした後、 ［サインインを続ける］ ボタンをクリックします。
  - 組織アカウントに関連付けられているZoho CRMアカウントに自動的にログインします。

ユーザーの追加

無料プランでは、最大3人のユーザーを追加できます。その他のプランでは、追加できるユーザー数は購入したユーザーライセンス数に基づきます。

注：こちらのヘルプ記事では、Zoho CRMに通常のZoho CRMユーザーを追加する方法について説明しています。チームユーザーを追加する方法については、「チームユーザーの追加」の記事をご参照ください。

ユーザーを追加するには

管理者 権限を持つアカウントで、Zoho CRMにログインします。
また、権限設定において、 ユーザー管理 の権限を持つユーザーも、他のユーザーを追加できます。
［設定］ → ［一般］ → ［ユーザー］ に移動します。
［ユーザー］ タブで、右上にある ［+ 新しいユーザー］ をクリックします。
新しいユーザーの追加 画面で、次の必須項目を入力します：
- ［名］ と ［姓］ ：ユーザーの姓名を入力します。
- メール：ユーザーの有効なメールアドレスを入力します（Zoho CRMアカウントの作成に使用したことのないメールアドレスを入力してください）。
  登録したメールアドレス宛てに、招待メールが送信されます。
- 役職：組織内でのユーザーの役職を選択します（役職に応じてアクセスできるデータの範囲が決まります）。
- 権限：ユーザーの権限を選択します（権限に応じてアクセスできる機能が決まります）。
  ユーザーを追加した後、電話番号、住所、生年月日、言語、写真などのその他の詳細情報を追加できます。
［保存する］ をクリックします。
ユーザーのメールアドレス宛てに招待状が送信されます。ユーザーが招待を承諾すると、ユーザーのステータスが ［認証済み］ に変更されます。

ユーザーのインポート

ユーザーのインポート機能を利用すると、一度に複数のユーザーを追加したり、既存のユーザーの情報を一括で更新したりできます。組織アカウントにユーザーをインポートできるのは、 管理者権限 または ユーザー管理の権限 のあるユーザーのみです。

インポートできるファイル形式 ：.xls、.xlsx、.csv

インポートの制限事項： 一度にインポートできるユーザー数の上限は、1,000人です。ただし、アカウントに追加できるユーザーの数は、購入したユーザーライセンスの数によって異なります。

メモ：

インポートの際、ユーザーと役職との関連付けには、役職名（または役職ID）が使用されます。また、ユーザーと権限との関連付けには、権限名（または権限ID）が使用されます。
既存のユーザーは、ユーザーIDまたはメールアドレスに基づいて更新されます。
インポートしたユーザーに対して、招待メールは送信されません。 ［再招待する］ ボタンをクリックして、ユーザーを手動で再招待する必要があります。
サブスクリプション（購入したライセンス数）の内容によって、インポートできるユーザーの数は異なります。たとえば、購入済みのユーザーライセンス数が3人分であるとします。すでに2人のユーザーが登録されている場合、追加でインポートできるユーザーは1人のみです（インポートするファイルに、複数のユーザーのデータが入力されている場合には、最初のユーザーのみがインポートされます）。

ユーザーをインポートするには

［設定］→［一般］→［ユーザー］ の順に移動します。
［ユーザー］ タブで、［+ 新しいユーザー］の隣に表示されている［▼］アイコンをクリックし、［ユーザーをインポートする］をクリックします。
ユーザーのインポート 画面で、対象のファイルを ドラッグ＆ドロップ で追加するか、 ［参照］ をクリックして選択します。また、サンプルファイルをダウンロードし、インポート用データのテンプレートとして利用することもできます。
［次へ］ をクリックします。
データの処理方法 の選択欄で、 ［ユーザーの新しいデータとして追加する］ ／ ［ユーザーの既存データの更新のみを行う］ ／ ［両方］ のいずれかを選択します。
［ユーザーの既存データの更新のみを行う］または［両方］を選択した場合、次の設定を行います：

［既存のユーザーと重複するデータを検索する条件］として、 ［ユーザーID］ または ［メール］ のいずれかを選択します。選択した項目の値に基づいて、既存のデータが更新されます。
［値が空の場合、ユーザーの既存データの値は更新しない］ を選択すると、インポートするデータの項目の値が空の場合、既存の値は更新されません。

［次へ］ をクリックします。
インポートするファイル内のデータの項目（ファイルの列）とZoho CRMの項目を関連付けます。
［次へ］ をクリックすると、インポートを完了できます。

関連情報： Zoho CRMへのデータのインポート

サブスクリプション（購入したプランやライセンス）の内容によって、インポートできるユーザーの数は異なります。たとえば、購入済みのユーザーライセンス数が3人分であるとします。すでに2人のユーザーが登録されている場合、追加でインポートできるユーザーは1人のみです（インポートするファイルに、複数のユーザーのデータが入力されている場合には、最初のユーザーのみがインポートされます）。

メモ：

データセンターが一致しない場合

組織アカウントにユーザーを追加／インポートする際に、対象のユーザーのアカウント（メールアドレス）は、組織アカウントと同じデータセンターで提供されるZoho CRMに登録されている必要があります。対象のユーザーアカウント（メールアドレス）が組織アカウントとは別のデータセンターのZoho CRMに登録されている場合、該当のユーザーを組織アカウントに追加することはできません。たとえば、アメリカのデータセンターでユーザーアカウントを作成した場合、該当のユーザーアカウントのメールアドレスを使用して日本のデータセンターでアカウントを作成することはできません。

ただし、次の方法で、組織アカウントに同じユーザーを追加できます：

既存のデータセンターからユーザーアカウントを削除するよう、ユーザーに依頼します。削除が完了した後、該当のユーザーを組織に追加できます。
ユーザーアカウントを、組織アカウントと同じデータセンターに移行するようにユーザーに依頼します。移行が完了した後、該当のユーザーを組織アカウントに追加できます。

ユーザーのインポート時におけるシフト時間の関連付け

ユーザーの項目には、現在のシフトや次のシフト、シフトの有効性など、シフトに関する項目があります。ユーザーをインポートする際には、ファイル内のシフトに関するデータと、Zoho CRMのシフトに関する項目を関連付けることができます。関連付けにあたっては、手動あるいは自動での適用が可能です。

ファイル内の現在のシフトと次のシフトのデータを、Zoho CRMのシフト時間ID、シフト名、現在のシフト、次のシフトの項目にそれぞれ関連付けることができます。

同様に、ファイル内の次回のシフトの有効日のデータを、Zoho CRMのシフトの有効日の項目に関連付けることが可能です。日付の形式を選択し、Zoho CRMでの日付の表示方法を指定することもできます。

シフトに関する項目を関連付けてユーザーをインポートすると、ユーザーの詳細ページにシフトに関するデータが表示されます。

ユーザーの変更

ユーザーを追加する際は、まず名前、メールアドレス、役職、権限のみを入力します。電話番号、住所、生年月日、言語、写真などのその他の詳細情報は、後から必要に応じて追加できます。

ユーザーの詳細を変更するには

［設定］ → ［一般］ → ［ユーザー］ に移動します。
［ユーザー］ タブで、一覧からユーザーを選択し、ユーザーの詳細情報を変更するか、詳細情報を追加します。
ユーザーの詳細 ページで、対象の項目の 鉛筆アイコン （編集する）をクリックします。ユーザーの編集画面で、次の詳細情報を入力します：
- 電話番号 、 携帯電話番号 、 Webサイト 、 Fax 、 生年月日 ：ユーザーの連絡先や経歴情報などを入力します。
- 住所情報 ：ユーザーの住所の詳細を入力します。
- 言語：ユーザーの言語を設定します。
- 地域：ユーザーの国／地域を一覧から選択します。
- 日付形式： 一覧から、日付の形式を選択します（日付の形式は、ユーザーの地域に基づいて表示されます。国は、個人設定で変更できます）。
- 時刻形式 ：12時間形式または24時間形式のいずれかを選択します。
- タイムゾーン ：ユーザーのタイムゾーンを設定します。
［保存する］ をクリックします。

ユーザーの再招待

管理者によって手動で追加されたユーザーには、招待メールが送信されます。メール内に記載されたリンクを使用して、ユーザーが7日以内に招待を承諾しなかった場合、管理者は招待メールを再送信できます。組織アカウントへの招待を承諾していないユーザーは、 ［未認証のユーザー］ の一覧に表示されます。こちらで、管理者は未承諾のユーザーに対して、招待を再送信できます。ユーザーが無効化されている場合は、まずユーザーを有効化する必要があります （関連項目： ユーザーの有効化）。

また、複数のユーザーをインポートした場合は、［再招待する］ボタンを使用して、ユーザーごとに招待メールを送信する必要があります。

ユーザーを再招待するには

管理者 権限を持つアカウントで、Zoho CRMにログインします。
［設定］ → ［一般］ → ［ユーザー］ に移動します。
［ユーザー］ タブで、対象のユーザーを選択します。 ［ユーザーの詳細］ ページで、［再招待する］ボタンをクリックします。

または、 ［未認証のユーザー］ の一覧を表示し、対象のユーザーを選択して再招待することもできます。ユーザーのメールアドレス宛てに、招待メールが送信されます。

よくあるケースと対応手順：

A社のZoho CRMアカウントに招待されたときの状況	招待を受諾する（招待されたアカウントに参加する）方法
Zoho CRMアカウントを作成したことがない。	招待メール内のアクセス用リンクをクリックして、A社の組織アカウントに参加できます。
すでにB社の組織アカウントに追加されている。	Zoho CRMでは、同じメールアドレスを使用してZoho CRMの複数の組織にアクセスすることが可能です。招待メールに記載されているリンクをクリックすると、A社のアカウントに参加できます。

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