ユーザーの追加、インポート、変更、再招待

ユーザーの追加、インポート、変更、再招待

追加できるユーザー数は、利用しているプランやライセンス数に応じます。各ユーザーは、メールアドレスとパスワードを使用して、自分のアカウントにサインインできます。ユーザー管理の概要については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

利用条件 
必要な権限
ユーザーを管理するには、ユーザー管理の権限が必要です。

Zoho CRMユーザーのステータス


Zoho CRMユーザーのステータスは、どの時点においても以下のいずれかとなります。
未認証:管理者によって追加された後、Zoho CRMへの招待をまだ承諾していない状態です。
有効:招待を承諾し、Zoho CRMにアクセスできる状態です。
無効:以前は有効であったが無効になり、現在はZoho CRMにアクセスできない状態です。再有効化が可能です。
削除済み:Zoho CRMから削除された状態です。

すべてのユーザーには、役職権限が割り当てられます。権限により、ユーザーが利用できる機能が決まります。役職により、組織の階層に基づいて、ユーザーがアクセスできるデータの範囲が決まります。ユーザーを追加/インポートする前に、適切な役職と権限を作成する必要があります。役職と権限は、ユーザーを追加する際に、追加するユーザーに対して割り当てる必要があります。

ユーザーの権限の種類 

管理者:  システム全体にアクセスできるユーザーです。Zoho CRMアカウント内のすべてのデータと機能を利用できます。管理者は、1名以上設定する必要があります(例:CEO、社長、役員、システム管理者)。  

標準ユーザー:   組織内で定義された権限と役職に応じて、一定の範囲のデータや機能にアクセスできるユーザーです (例:営業担当者、マーケティング担当者、サポート担当者など)。       

ユーザー管理の権限 を持つユーザーは、ユーザーの一覧表示、ユーザーの追加、ユーザーのインポート(一括追加)、ユーザー詳細の変更などの操作が可能です。

Info
ユーザーを追加する際の重要な手順
  1. 特権管理者は、作成した組織アカウントを認証した後にのみ、ユーザーを追加できます。組織アカウントの認証前にユーザーを招待した場合、招待メールは送信されません。この場合、特権管理者は、組織アカウントを認証した後に、追加済みのユーザーを再招待する必要があります。

  2. 管理者は、名前、メールアドレス、役職、権限などの基本的な詳細情報を入力して、ユーザーを1人ずつ追加できます。
  3. また、管理者は、名前、メールアドレス、役職、権限が入力されたファイルをインポートすることで、複数のユーザーを一括で追加することも可能です。
  4. 管理者がユーザーを手動で追加すると、ユーザーのメールアドレス宛てに招待メールが送信されます。電話番号、住所、生年月日、言語、写真などのその他の詳細情報は、ユーザーの追加後に設定できます。
  5. ユーザーをインポートした場合は、 [再招待する]ボタン をクリックして、該当のユーザー宛てに招待メールを手動で送信する必要があります。 電話番号、住所、生年月日、言語、写真などのその他の詳細情報は、ユーザーの追加後に設定できます。
  6. 招待されたユーザーは、招待メールの受信後7日以内に アクセス用リンク をクリックして、招待を承諾する必要があります。
  7. 招待を承諾した後、ユーザーは次のいずれかの手順を完了する必要があります:
    • ユーザーが Zohoを初めて利用する ため、Zohoアカウントを 持っていない 場合:
      • 招待メール内のアクセス用リンクをクリックすると、ユーザー登録画面が表示されます。
      • こちらでZohoにユーザー登録して、アカウントを作成します。
      • アカウントの作成時に、 [サインインを続ける] ボタンをクリックします。
      • 受信した認証メール内のリンクをクリックして、メールアドレスを認証します。
    • ユーザーが Zohoにすでにアカウントを持っている が、Zoho CRMのアカウントは 持っていない場合:
      • メール内のアクセス用リンクをクリックした後、 [サインインを続ける] ボタンをクリックします。
      • 組織アカウントに関連付けられているZoho CRMアカウントに自動的にログインします。

ユーザーの追加

無料プランでは、最大3人のユーザーを追加できます。その他のプランでは、追加できるユーザー数は購入したユーザーライセンス数に基づきます。
Notes
注:こちらのヘルプ記事では、Zoho CRMに通常のZoho CRMユーザーを追加する方法について説明しています。チームユーザーを追加する方法については、「チームユーザーの追加」の記事をご参照ください。

ユーザーを追加するには

  1. 管理者 権限を持つアカウントで、Zoho CRMにログインします。
    また、権限設定において、 ユーザー管理 の権限を持つユーザーも、他のユーザーを追加できます。
  2. [設定] [一般] [ユーザー] に移動します。
  3. [ユーザー] タブで、右上にある [+ 新しいユーザー] をクリックします。
  4. 新しいユーザーの追加 画面で、次の必須項目を入力します:
    • [名] [姓] :ユーザーの姓名を入力します。
    • メール :ユーザーの有効なメールアドレスを入力します(Zoho CRMアカウントの作成に使用したことのないメールアドレスを入力してください)。
      登録したメールアドレス宛てに、招待メールが送信されます。
    • 役職 :組織内でのユーザーの役職を選択します(役職に応じてアクセスできるデータの範囲が決まります)。
    • 権限 :ユーザーの権限を選択します(権限に応じてアクセスできる機能が決まります)。
      ユーザーを追加した後、電話番号、住所、生年月日、言語、写真などのその他の詳細情報を追加できます。
  5. [保存する] をクリックします。
    ユーザーのメールアドレス宛てに招待状が送信されます。ユーザーが招待を承諾すると、ユーザーのステータスが [認証済み] に変更されます。

ユーザーのインポート 

ユーザーのインポート機能を利用すると、一度に複数のユーザーを追加したり、既存のユーザーの情報を一括で更新したりできます。組織アカウントにユーザーをインポートできるのは、 管理者権限 または ユーザー管理の権限 のあるユーザーのみです。 

インポートできるファイル形式 :.xls、.xlsx、.csv
インポートの制限事項:  一度にインポートできるユーザー数の上限は、1,000人です。ただし、アカウントに追加できるユーザーの数は、購入したユーザーライセンスの数によって異なります。   

Notes
メモ:
  1. インポートの際、ユーザーと 役職 との関連付けには、 役職名(または役職ID)が使用されます。また、ユーザーと 権限 との関連付けには、権限名(または権限ID)が使用されます。
  2. 既存のユーザーは、ユーザーIDまたはメールアドレスに基づいて更新されます。 
  3. インポートしたユーザーに対して、招待メールは送信されません。 [再招待する] ボタンをクリックして、ユーザーを手動で再招待する必要があります。
  4. サブスクリプション(購入したライセンス数)の内容によって、インポートできるユーザーの数は異なります。 たとえば、購入済みのユーザーライセンス数が3人分であるとします。すでに2人のユーザーが登録されている場合、追加でインポートできるユーザーは1人のみです(インポートするファイルに、複数のユーザーのデータが入力されている場合には、最初のユーザーのみがインポートされます)。

ユーザーをインポートするには
  1. [設定]→[一般]→[ユーザー] の順に移動します。
  2. [ユーザー] タブで、[+ 新しいユーザー]の隣に表示されている[▼]アイコンをクリックし、[ユーザーをインポートする]をクリックします。



  3. ユーザーのインポート 画面で、対象のファイルを ドラッグ&ドロップ で追加するか、 [参照] をクリックして選択します。 また、サンプルファイルをダウンロードし、インポート用データのテンプレートとして利用することもできます。

  4. [次へ] をクリックします。
  5. データの処理方法 の選択欄で、 [ユーザーの新しいデータとして追加する] [ユーザーの既存データの更新のみを行う] [両方] のいずれかを選択します。 
  6. [ユーザーの既存データの更新のみを行う]または[両方]を選択した場合、次の設定を行います:
    1.  [既存のユーザーと重複するデータを検索する条件]として、 [ユーザーID] または [メール] のいずれかを選択します。選択した項目の値に基づいて、既存のデータが更新されます。
    2. [値が空の場合、ユーザーの既存データの値は更新しない] を選択すると、インポートするデータの項目の値が空の場合、既存の値は更新されません。

  7. [次へ] をクリックします。
  8. インポートするファイル内のデータの項目(ファイルの列)とZoho CRMの項目を関連付けます。
  9. [次へ] をクリックすると、インポートを完了できます。


サブスクリプション(購入したプランやライセンス)の内容によって、インポートできるユーザーの数は異なります。たとえば、購入済みのユーザーライセンス数が3人分であるとします。すでに2人のユーザーが登録されている場合、追加でインポートできるユーザーは1人のみです(インポートするファイルに、複数のユーザーのデータが入力されている場合には、最初のユーザーのみがインポートされます)。


Notes
メモ:

データセンターが一致しない場合
組織アカウントにユーザーを追加/インポートする際に、対象のユーザーのアカウント(メールアドレス)は、組織アカウントと同じデータセンターで提供されるZoho CRMに登録されている必要があります。対象のユーザーアカウント(メールアドレス)が組織アカウントとは別のデータセンターのZoho CRMに登録されている場合、該当のユーザーを組織アカウントに追加することはできません。たとえば、アメリカのデータセンターでユーザーアカウントを作成した場合、該当のユーザーアカウントのメールアドレスを使用して日本のデータセンターでアカウントを作成することはできません。
ただし、次の方法で、組織アカウントに同じユーザーを追加できます:
  1. 既存のデータセンターからユーザーアカウントを削除するよう、ユーザーに依頼します。削除が完了した後、 該当のユーザーを組織に追加できます。
  2. ユーザーアカウントを、組織アカウントと同じデータセンターに移行するようにユーザーに依頼します。移行が完了した後、該当のユーザーを組織アカウントに追加できます。

ユーザーのインポート時におけるシフト時間の関連付け

ユーザーの項目には、現在のシフトや次のシフト、シフトの有効性など、シフトに関する項目があります。ユーザーをインポートする際には、ファイル内のシフトに関するデータと、Zoho CRMのシフトに関する項目を関連付けることができます。関連付けにあたっては、手動あるいは自動での適用が可能です。 

ファイル内の現在のシフトと次のシフトのデータを、Zoho CRMのシフト時間ID、シフト名、現在のシフト、次のシフトの項目にそれぞれ関連付けることができます。

同様に、ファイル内の次回のシフトの有効日のデータを、Zoho CRMのシフトの有効日の項目に関連付けることが可能です。日付の形式を選択し、Zoho CRMでの日付の表示方法を指定することもできます。
シフトに関する項目を関連付けてユーザーをインポートすると、ユーザーの詳細ページにシフトに関するデータが表示されます。

ユーザーの変更

ユーザーを追加する際は、まず名前、メールアドレス、役職、権限のみを入力します。電話番号、住所、生年月日、言語、写真などのその他の詳細情報は、後から必要に応じて追加できます。

ユーザーの詳細を変更するには

  1. [設定] [一般] [ユーザー] に移動します。
  2. [ユーザー] タブで、一覧からユーザーを選択し、ユーザーの詳細情報を変更するか、詳細情報を追加します。
  3. ユーザーの詳細 ページで、対象の項目の 鉛筆アイコン (編集する)をクリックします。ユーザーの編集画面で、次の詳細情報を入力します:
    • 電話番号 携帯電話番号 Webサイト Fax 生年月日 :ユーザーの連絡先や経歴情報などを入力します。
    • 住所情報 :ユーザーの住所の詳細を入力します。
    • 言語 :ユーザーの言語を設定します。
    • 地域 :ユーザーの国/地域を一覧から選択します。
    • 日付形式: 一覧から、日付の形式を選択します(日付の形式は、ユーザーの地域に基づいて表示されます。国は、個人設定で変更できます)。
    • 時刻形式 :12時間形式または24時間形式のいずれかを選択します。
    • タイムゾーン :ユーザーのタイムゾーンを設定します。
  4. [保存する] をクリックします。

ユーザーの再招待

管理者によって手動で追加されたユーザーには、招待メールが送信されます。メール内に記載されたリンクを使用して、ユーザーが7日以内に招待を承諾しなかった場合、管理者は招待メールを再送信できます。組織アカウントへの招待を承諾していないユーザーは、 [未認証のユーザー] の一覧に表示されます。 こちらで、管理者は未承諾のユーザーに対して、招待を再送信できます。ユーザーが無効化されている場合は、まずユーザーを有効化する必要があります (関連項目: ユーザーの有効化 )。

また、複数のユーザーをインポートした場合は、[再招待する]ボタンを使用して、ユーザーごとに招待メールを送信する必要があります。 



ユーザーを再招待するには

  1. 管理者 権限を持つアカウントで、Zoho CRMにログインします。
  2. [設定] [一般] [ユーザー] に移動します。
  3. [ユーザー] タブで、対象のユーザーを選択します。 [ユーザーの詳細] ページで、[再招待する]ボタンをクリックします。 
  4. または、 [未認証のユーザー] の一覧を表示し、対象のユーザーを選択して再招待することもできます。ユーザーのメールアドレス宛てに、招待メールが送信されます。




    よくあるケースと対応手順:
    A社のZoho CRMアカウントに招待されたときの状況
    招待を受諾する(招待されたアカウントに参加する)方法
    Zoho CRMアカウントを作成したことがない。
    招待メール内のアクセス用リンクをクリックして、A社の組織アカウントに参加できます。
    すでにB社の組織アカウントに追加されている。
    Zoho CRMでは、同じメールアドレスを使用してZoho CRMの複数の組織にアクセスすることが可能です。招待メールに記載されているリンクをクリックすると、A社のアカウントに参加できます。

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