Zoho CRMのリストビューに関するよくある質問

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

1. リストビューとは

CRMシステムには通常、膨大な数のデータが登録されているため、そのすべてをフォローするのは容易ではありません。そこで、ニーズや優先順位に応じてデータを並べ替えるために役立つのが、リストビューです。

リストビューでは、指定した条件に基づいて、タブから選択したデータを表形式で整理できます。表示、担当者の変更、一括更新、マクロの実行など、必要な操作を行うデータをすばやく見つけるのに役立ちます。

たとえば、過去1週間に作成された見込み客をフォローしたり、期限を過ぎたタスクを確認したり、進行中の大型商談を確認したりする場合があります。このような場合は、リストビューを使用してデータを抽出するのが最適です。また、データの担当者の変更、データの一括削除、一括メール送信などの操作を行う際にも、リストビューを使用できます。

2. 標準リストビューとカスタムリストビューの違い

標準リストビューは、CRMアカウントに自動的に用意される既定のビューです。組織内のすべてのユーザーが使用できます。標準リストビューには、［最近作成した見込み客］、［すべての見込み客］、［変換済みの見込み客］、［不適格な見込み客］、［自分の見込み客］などがあります。標準リストビューに表示する項目や列の順序は変更できますが、標準リストビュー自体を削除することはできません。

カスタムビューは、カスタムビューの管理権限を持つユーザーが作成できます。これらのユーザーは、カスタムビューの作成、変更、削除、および各ビューの列の並べ替えを行えます。また、組織内の他のユーザーとカスタムビューを共有することもできます。ユーザーが作成したビューの一覧は、自分が作成セクションで確認できます。

たとえば、旅行会社が、顧客の選択したパッケージに基づいてデータを抽出するとします。カスタム項目［ツアーパッケージ］で選択された値を条件としてカスタムビューを作成し、その情報へのアクセスが必要なユーザーと共有できます。このカスタムビューを使用すると、対象のデータに簡単にアクセスできるため、システム内の何千件ものデータから特定のツアーパッケージの旅行者を探す手間を省けます。

標準ビューとカスタムビューの詳細については、こちらをご参照ください。

3. カスタムリストビューを作成するタイミング

Zoho CRMのデータはタブに保存されますが、各タブには膨大な数のデータが保存される場合があります。データの優先順位付け、並べ替え、検索、更新、削除を適切に行うには、データを抽出して整理する必要があります。これにはカスタムビューを使用できます。また、カスタムビューを共有する組織内のユーザーを選択して、データへのアクセスを効率化することもできます。

条件を指定して独自のリストビューを作成すると、設定した条件に基づいてデータが抽出されます。カスタムリストビューの変更や削除、および列の並べ替えも可能です。作成したビューの一覧は、自分が作成セクションで確認できます。

たとえば、ある保険会社がさまざまな種類の保険を販売しているとします。データに簡単にアクセスできるように、販売する保険の種類ごとにリストビューを作成することにしました。まず、生命保険に関するすべてのデータを含むカスタムリストビューを作成します。

カスタムビューを作成し、［保険の種類］項目に［生命保険］という値が含まれるように条件を追加できます。カスタムリストビューを保存すると、保険の種類が生命保険であるすべてのデータが表示されます。

4. カスタムビューを作成する方法と、ビューに指定できる条件数

カスタムビューは簡単に作成できますが、［カスタムビューの管理］権限が必要です。

カスタムビューを作成するには、次の手順を実行します。

カスタムビューを作成するタブを選択します（例：［見込み客］、［連絡先］、［取引先］）。
左上にあるリストビューのドロップダウンをクリックします。
［新しいカスタムビュー］をクリックします。

新しいカスタムビューページで、次の操作を行います。

カスタムビューの名前を入力します。
必要に応じて、ビューをお気に入りに設定します。
お気に入りに設定したカスタムリストビューは、リストビューのドロップダウンの先頭に表示されます。
データを抽出する条件を指定します。データの抽出条件にはタグも使用できます。
上のスクリーンショットは、旅行会社向けのカスタムビューで、2種類のツアーパッケージ（国内旅行と海外旅行）のデータが表示されます。
タブのビューに表示する列を選択します。

共有先セクションで、このビューを表示できるユーザーを選択します。

［保存］をクリックします。

カスタムリストビューには、最大25件の条件を指定できます。

カスタムリストビューの条件について詳しくは、こちらをご参照ください。

5. カスタムビューを作成しましたが、他のユーザーが表示できないのはなぜですか？

カスタムビューを他のユーザーと共有していない場合、そのユーザーはビューを表示できません。カスタムビューに移動し、リストビューのドロップダウンの横にある編集アイコンをクリックして、カスタムビューページの一番下までスクロールします。共有先セクションで、このカスタムビューを共有するユーザーを選択します。

権限について詳しくは、こちらをご参照ください。

6. カスタムビューにはどのような条件を設定できますか？

Zoho CRMのカスタムビューでは、国、見込み客のデータ元、製品ライン、商談ステージ、活動の完了ステータスなどの項目値を使用して、さまざまな条件に基づいてデータを抽出し、整理できます。すべての見込み客を作成順やアルファベット順で表示する代わりに、データ元別（コールドコール、X（Twitter）、紹介など）に並べ替えることで、フォローアップしやすくなります。また、［商談］タブにカスタムビューを作成し、商談をステージ別（受注、失注、交渉中）に整理することで、特に対応が必要な商談に集中できます。カスタムビューの条件は、標準項目とカスタム項目の両方に基づいて設定できます。

これらの条件では、データ内の値が指定値と等しいか、等しくないか、特定の文字を含むか（または含まないか）、日付項目の値が指定日より前か後かなど、さまざまな条件演算子を使用してデータを抽出できます。豊富な条件を使用することで、データを詳細に絞り込み、あらゆるビジネス要件に対応した具体的なリストビューを作成できます。

旅行会社の例を見てみましょう。この会社では、国内旅行や海外旅行、校外学習、研修旅行、アドベンチャー旅行など、さまざまな種類の旅行パッケージを手配しています。標準のリストビューにはすべてのパッケージ種別のデータが表示されますが、国内ツアーや海外ツアーの顧客をより簡単にフォローアップしたいと考えています。これらのツアー種別のみを含むカスタムビューを作成することで、検索結果を絞り込めます。

表示したくないデータを除外して抽出することもできます。たとえば、生命保険、医療保険、家族保険、傷害保険など、さまざまな保険商品を販売する保険会社が、追加販売の対象とするために、生命保険と傷害保険に加入していないすべてのデータを表示するビューを作成するとします。カスタムリストビューを作成し、条件で［保険の種類］項目を選択して、条件を［次の値ではない］に設定すると、該当するデータを抽出できます。

設定できる条件は、ビューの作成対象として選択したタブ内の項目によって異なります。対象には、日付／時刻項目、数値項目、文字列項目などの標準のシステム定義項目と、ユーザーが作成したカスタム項目の両方が含まれます。各項目の値に対して特定の条件（含む、次の値と等しい、次の値ではない、次の範囲内など）を設定し、カスタムビューに表示するデータを抽出できます。

同じ項目に複数の条件を組み合わせ、肯定演算子（次の値と等しい、含む、次の日付より後）と否定演算子（次の値ではない、含まない、次の日付より後ではない）の両方を使用して、カスタムビューに表示するデータを正確に絞り込むこともできます。

7. ビュー内のすべてのデータを一度に選択するにはどうすればよいですか？

カスタムビュー内のすべてのデータを選択するには、次の手順を実行します。

カスタムビューがあるタブに移動します（例：［見込み客］、［連絡先］、［取引先］）。
左上のドロップダウンから、対象のカスタムリストビューを選択します。
最初のページで、［すべて選択］チェックボックスをクリックします。
［このビュー内のすべてのデータを選択］をクリックします。

リスト内のすべてのデータが選択されます。

**8. ［このビュー内のすべてのデータを選択］オプションが表示されないのはなぜですか？**

リスト内のデータ総数が1ページあたりのデータ数以下の場合、このオプションは表示されません。

たとえば、リストビュー内のデータ総数が9件で、1ページあたりのデータ数が10件の場合、［このビュー内のすべてのデータを選択］オプションは表示されません。すべてのデータが同じページに表示されている場合は、［すべて選択］チェックボックスを使用できます。

例を見てみましょう。

スクリーンショットでは、データ総数は3件で、1ページあたりのデータ数を下回っています。そのため、［すべて選択］チェックボックスをオンにしても、ビュー内のすべてのデータを選択するオプションは表示されません。ビュー内のすべてのデータが同じページに表示されており、別のオプションは必要ないためです。

9. 条件パターンとは何ですか？また、どのように変更できますか？

条件パターンとは、カスタムビューに表示するデータを決定するかつ／またはなどの論理演算子の組み合わせです。

たとえば、旅行会社のGo India Travelsでは、顧客向けにさまざまな種類の旅行パッケージを企画しています。標準のリストビューには、すべてのツアー種別が表示されます。そこで、ユーザーが対応すべきデータに集中できるよう、データを絞り込むことにしました。担当者の1人は、米国在住の顧客から依頼された海外旅行または国内旅行について、自分が作成したデータを表示できるビューを必要としています。

そこで、「米国の顧客向け海外／国内旅行」という名前のリストビューを作成し、次の条件を設定します。

パッケージの種類が「国内」または「海外」
ログイン中のユーザーが作成
国が米国

条件パターンの論理式は次のようになります。

［ツアーパッケージ］に国内ツアーパッケージを含むOR 海外ツアーパッケージを含む
AND ［作成者］がログイン中のユーザー
AND ［国］が米国

AND 演算子が2つ、OR 演算子が1つあります。

通常は条件を指定するだけで、条件パターンが自動的に設定されます。ただし、より複雑な条件パターンを使用してリストビューを作成する場合は、自動設定されたパターンの編集が必要になることがあります。

条件パターンを編集または変更するには

リストビューがあるタブを選択します（例：［見込み客］、［連絡先］、［取引先］）。
左上にあるドロップダウンからリストビューを選択します。
［編集］をクリックします。
［ビューの編集］ページで、［パターンを変更］をクリックします。
［パターン編集］ボックスで演算子を変更し、［保存］をクリックします。
変更したカスタムビューを保存します。

上記の例では、自動設定される条件パターンは次のようになります。

条件パターンが指定した要件を満たすようにするには、条件行3と4を同じ括弧内に入れる必要があります。

［条件パターン編集］では、次の文字を使用します。

丸括弧：( )
and／or演算子
条件行番号

条件パターンについて詳しくは、こちらを参照してください。

10. 既存のビューを少し変更して、新しいカスタムビューを作成できますか？

はい。既存のビューを複製し、必要な変更を加えることで作成できます。

カスタムリストビューを複製するには

複製するリストビューがあるタブを選択します（例：［見込み客］、［連絡先］、［取引先］）。
左上にあるドロップダウンから、複製するリストビューを選択します。
［編集］をクリックします。
［複製］をクリックします。
［ビューの複製］ページで、次の操作を行います。

［ビュー名］を入力します。
［表示モード］に表示する列を選択します。
新しいビューを表示できるユーザーを選択します。
［条件を指定する］チェックボックスを選択し、条件を変更します。

［保存］をクリックします。

11. カスタムリストビューの列を追加、削除、統合するにはどうすればよいですか？

列は、タブのホームページまたは［ビューの編集］ページから変更できます。

タブのホームページでの操作

リストビューがあるタブを選択します。（例：［見込み客］、［連絡先］、［取引先］）。

左上にあるドロップダウンからリストビューを選択します。

ビューの右側にある［設定］アイコンをクリックします。

［列の管理］をクリックします。
［列の管理］画面で、列として追加または削除する項目のチェックボックスを選択または選択解除します。項目を選択して一覧内で上下に移動することで、列の表示順を変更することもできます。

カスタムビューの［ビューの編集］ページでも、列を変更できます。項目を［使用可能］メニューから選択して、［選択済み］メニューに移動し、変更を保存します。

列の順序やサイズは編集できますが、列を結合することはできません。

2つの項目のデータを1つの項目に結合する必要がある場合は、数式項目を使用できます。例：曜日項目と日付項目を、1つの購入日列に結合する場合。

曜日：金曜日

日付：2021年12月3日

出力結果：金曜日、2021年12月3日

12. 不要になったカスタムビューを削除するには？

カスタムビューを削除するには。

削除するビューが属するタブを選択します（例：［見込み客］、［連絡先］、［取引先］）。

左上にあるドロップダウンから一覧表示を選択します。

［編集］をクリックします。

［削除］を［ビューの編集］ページの左側でクリックします。ビューを削除するかどうかを確認するメッセージが表示されます。

［はい、削除します］をクリックします。カスタムビューが削除されます。

13. カスタムビューをお気に入りに登録するには？

カスタムビューをお気に入りに登録するには。

カスタムビューが属するタブを選択します（例：［見込み客］、［連絡先］、［取引先］）。

左上にあるドロップダウンリストから一覧表示を選択します。

一覧表示の横にある星印をオンにすると、お気に入りとして登録されます。

新しいカスタムビューの作成中に、［ビューの編集］ページからお気に入りに登録することもできます。

14. 一覧表示で列を並べ替えてデータに優先順位を付けるには？

一覧表示を選択します。データは、［システム定義フィルター］、［項目によるフィルター］、または［Webサイトの活動］に基づいて抽出できます。

［Webサイトの活動］セクションでは、ユーザーが自社を見つける際に使用したブラウザーや検索エンジン、チャットへの参加の有無などの条件でデータを抽出できます。このセクションは、SalesIQが有効になっている場合にのみ表示されます。

データに優先順位を付けるために使用するフィルターを選択します。

たとえば、過去数日間にユーザーまたはシステムによる操作がないデータを優先するとします。該当するタブに移動し、ドロップダウンメニューから一覧表示を選択します。［未更新のデータ］フィルターを［システム定義フィルター］から適用します。使用する設定を選択します。この例では、過去4週間のデータを優先します。［4週間］を選択し、フィルターを適用します。データに条件に応じた優先順位が付けられます。

**15. 一覧表示の［1ページあたりのデータ件数］設定を変更するには？**

［1ページあたりのデータ件数］を変更するには。

ビューが属するタブを選択します。（例：［見込み客］、［連絡先］、［取引先］）。
左上にあるドロップダウンから一覧表示を選択します。
［表示設定］をクリックし、［1ページあたりのデータ件数］のドロップダウンから、ページに表示するデータ件数を選択します。
ページが自動的に更新され、選択した件数のデータが表示されます。

16. 一覧表示のデータをアルファベット順に並べ替えるには？

一覧表示でデータをアルファベットの昇順または降順に並べ替えるには

一覧表示が属するタブを選択します。
ドロップダウンから一覧表示を選択します。
並べ替えの基準にする列の見出しをクリックし、［昇順］または［降順］を選択してデータを並べ替えます。

17. Zoho Sheetビューオプションでは何ができますか？

Zoho Sheetビューオプションでは、タブ内のデータがZoho Sheetに一覧表示されます。このシートビューでは、すべてのデータを表示して更新できます。データに必要な変更を加え、シートを保存できます。保存すると、CRMアカウント内のデータが更新されます。シートに新しいデータを追加することもでき、追加したデータはCRMに反映されます。

注意事項。

データID列は非常に重要です。データの整合性を保つため、変更または削除しないでください。
すべての必須列に値が入力されていることを確認してください。
データが更新または追加されるのは、シートを保存した後です。
セルの値は、そのセルからフォーカスを移動したときにのみ保存されます。
行数は最大999行です。
Zoho Sheetからデータを削除することはできません。
Zoho Sheetビューは、活動、売上予測、その他の在庫管理タブではサポートされていません。
新しく追加した列はZoho CRMには反映されません。列見出しはタブ内の項目名に相当するため、タブのレイアウトに追加する必要があります。

18. リストビューから複数のデータを選択してフォローできますか？

リストビューからデータをフォローすることはできません。

複数のデータをフォローするには、自動フォロールールを作成します。または、管理者に、自動フォロールールを使用してフォロー対象となるデータのグループを割り当ててもらうこともできます。

自動フォロールールセクションで、［作成］をクリックし、データを抽出する条件を指定します。これで、これらのデータを自動的にフォローできます。

19. 関連リストのカスタマイズ方法

関連リストとは、親データに関連付けられているデータです。たとえば、取引先には、連絡先、商談、メモ、未完了の活動などが関連付けられています。関連リストビューをカスタマイズすると、リストビュー内の列の並べ替えや変更ができます。

関連リストをカスタマイズするには、次の手順を実行します。

管理者権限でZoho CRMにログインします。
対象のタブを選択します。
リストビューからデータを選択します。
データの詳細ページで、［その他］アイコンをクリックし、［[Module]の詳細を整理］をクリックします。
[Module]の詳細を整理ページで、［未選択リスト］から項目を選択します。
選択した項目を［選択済みリスト］に移動します。
必要に応じて［関連リスト］の順序を変更します。
［保存］をクリックします。

20. タブのホームページでデフォルトのカスタムビューを変更する方法

Zoho CRMの各タブには、デフォルトのカスタムビューがあります。たとえば、［見込み客］タブをクリックすると、［自分の見込み客］リストビューにデータが一覧表示される場合があります。このビューを変更し、［すべての未完了の見込み客］をデフォルトビューとして設定できます。

リストビューを変更するには、次の手順を実行します。

目的の［[Module]］タブ（例：［見込み客］、［取引先］、［連絡先］）をクリックします。
[Module]のホームページで、リストビューのドロップダウンにマウスポインターを合わせます。
［ビューの作成］リンクをクリックします。
カスタムビューの設定ページで、［新しいビュー］のドロップダウンリストからリストビューを選択します。
カスタム［ビュー名］を入力します。
必要に応じて、お気に入りに設定します。お気に入りに設定したカスタムリストビューは、リストビューのドロップダウンに優先して表示されます。
［保存］をクリックします。

リストビューに関するよくある質問が、お役に立てば幸いです。まだ解決していない質問がある場合は、ご連絡はこちらまでお願いします。担当分野の専門家と検討し、今後追加いたします。また、下部からの評価もぜひお願いいたします。