Zoho CRMのファイルの保存先の移行に関する概要

Zoho CRMのファイルの保存先の移行に関する概要

メモ
今後、Zoho CRMのファイルの保存先はZoho WorkDriveに順次移行されます。このページでは、データの移行に関する概要について説明します。この機能は、段階的にリリースされています。一部のアカウントではまだ利用できない可能性があります。
これまで、Zoho CRMの［ドキュメント］タブではZoho Docsの機能が使用されていて、Zoho CRMに追加した各種ファイルはZoho Docsに保存されていました。今後、これらの各種ファイルはZoho WorkDriveに保存されます。これにより、Zoho WorkDriveの高度なファイル管理機能を活用することができます。ユーザーは、ファイル管理をより効率よく行うことが可能です。

Zoho DocsからZoho WorkDriveに保存先を移行するにあたって、ユーザーが行う必要のある操作は以下のとおりです。
  1. 移行日の予約
  2. 新規または既存のZoho WorkDriveアカウントとの連携
移行するにあたって、次のセクションの内容をご確認ください。
移行に関する留意事項

一般情報

1.管理者向けの留意事項
移行プロセスは、管理者権限を持つすべてのユーザーが確認できます。チームの選択後、選択内容を変更することはできません。そのため、Zoho WorkDriveのチームを選択する際には十分にご注意ください。

2.移行後のフォルダーの管理
移行後、Zoho CRMのデータに追加された添付ファイルは、データの担当者のZoho WorkDriveの［自分のフォルダー］のセクション内にある、標準のフォルダーに自動で配置されます。

3.Zoho WorkDriveのファイルの保管場所
添付ファイルは、Zoho WorkDriveで保管されます。保管場所にアクセスするには、［自分のフォルダー］→［アプリ］→［Zoho CRM］→［（タブ名）］→［（データ名）］→［添付ファイル］→［（ファイル）］の順に移動します。


4.添付ファイルへのアクセス
他の担当者のデータに関する添付ファイルを［ドキュメント］タブやZoho WorkDriveから表示することはできません。Zoho CRMのデータの詳細ページでデータの添付ファイルを表示できるのは、該当のデータの担当者、または該当のデータにアクセスする権限を持つユーザーのみです。

5.移行の段階
現在、Zoho WorkDriveへの移行対象となるデータは、データの詳細ページで添付ファイルとして追加されたファイルと［ドキュメント］タブに追加されたファイルのみです。画像のアップロード、ファイルのアップロード用の項目、メモの添付ファイル、テンプレートなどのファイルは、次の段階で移行されます。 

6.データ容量
Zoho WorkDriveアカウントを新しく作成すると、無料のエッセンシャルプランが自動で割り当てられます。このプランでは、組織で5GB、ユーザーライセンスにつき1GBのデータ容量を利用できます。Zoho CRMのいずれかのプランを利用している場合、このエッセンシャルプランを無料で利用できます。Zoho CRMに連携しているZoho WorkDriveアカウントが有料プランの場合、該当の有料プランのデータ容量に関する各種上限が適用されます。

画像のアップロード、ファイルのアップロード用の項目、メモの添付ファイル、テンプレートなどのファイルは、次の段階でZoho WorkDriveに移行されます。その間、Zoho CRMのファイルのデータ容量が消費されます。これらのファイルに関して追加のデータ容量が必要な場合、Zoho CRMのファイルのデータ容量のセクションからアドオンを購入できます。

7.未認証のユーザーまたは無効なユーザーのファイル
担当者が未認証または無効の状態になると、該当の担当者のデータに関連付けられている添付ファイルはZoho WorkDriveの専用フォルダーに移動されます。このフォルダーにアクセスできるのは、Zoho CRMとZoho WorkDriveの連携を設定した管理者のみです。

8.ドキュメントライブラリーフォルダーの名前の変更
これまで、［ドキュメント］タブのファイルやフォルダーを管理するにあたって、ドキュメントライブラリーと呼ばれる標準のフォルダーが使用されていました。今後、このフォルダー名は「Zoho CRM」に変更されます。

9.削除されたファイルの管理
Zoho CRMの［ドキュメント］タブ内で削除されたファイルやワークスペースにZoho WorkDriveからアクセスするには、［管理画面］→［チームフォルダー］→［削除済み］の順に移動します。
削除されたデータは、Zoho WorkDriveに90日間保持されます。その後、データは完全に削除されます。

各種権限

権限

移行前のZoho CRMの［ドキュメント］タブの権限
  1. ドキュメントフォルダー：フォルダーの管理の権限
  2. ［ドキュメント］タブ：表示、作成、編集、削除の権限
移行後の［ドキュメント］タブの新しい権限
  1. 表示：ユーザーに対して［ドキュメント］タブの表示を許可します（標準で有効です）。
  2. チームフォルダーの作成：ユーザーに対してチームフォルダーの作成を許可します。
  3. チームフォルダーの関連付け：ユーザーに対して、Zoho WorkDriveのチームフォルダーとZoho CRMの［ドキュメント］タブとの関連付けを許可します。
  4. チームフォルダーの編集：チームフォルダーの編集や、既存のチームフォルダーの権限の設定を許可します。
Zoho CRMの［ドキュメント］タブの権限とZoho WorkDriveの権限は、個別に設定する必要があります。たとえば、Zoho CRMでチームフォルダーを作成する権限を持つユーザーがZoho WorkDriveでもチームフォルダーを作成できるようにするには、該当のユーザーに対してZoho WorkDriveのチームフォルダーの作成権限を設定する必要があります。

チームフォルダーの権限

チームフォルダーにおいてユーザーが行える操作は、該当のユーザーに対して割り当てられている役職によって異なります。なお、各チームフォルダーにおいて、ユーザーの役職を個別に設定できます。役職の種類として、管理者、副管理者、編集者、コメント者、閲覧者が用意されています。
移行処理を通じて、Zoho CRMの［ドキュメント］タブの既存の権限に基づいてユーザーに対して以下の役職が割り当てらます。
  1. 表示、作成：編集者
  2. 表示、編集：編集者
  3. 表示、作成、編集：編集者
  4. 表示、削除：副管理者
  5. 表示、作成、削除：副管理者
  6. 表示、編集、削除：副管理者
  7. 表示、作成、編集、削除：管理者
  8. 表示：閲覧者
これらの役職は、Zoho CRMの［ドキュメント］タブで編集できます。ただし、Zoho WorkDriveで直接編集することはできません。
役職と権限に関する詳細については、こちらをご参照ください。

役職とグループ

Zoho CRMとZoho WorkDriveでは、権限の設定が異なります。そのため、Zoho CRMの役職に基づいた権限の設定をZoho WorkDriveに直接移行することはできません。役職とグループの権限の内容は、各ユーザーに対して個別に割り当てられます。

役職やグループの標準権限

チームフォルダーに追加された役職やグループの権限の内容は、各ユーザーに対して個別に割り当てられます。また、これらの役職やグループの権限が適用されていたユーザーには、コメント者の権限が追加で割り当てられます。今後これらの役職やグループが適用されるユーザーに対して表示権限を許可することで、どの権限も許可されていない状態を防ぐことができます。

他のZohoサービスとZoho WorkDriveの連携

  1. Zoho One、Zoho CRM Plusを利用中のユーザーは、バンドルサービス内の既存のZoho WorkDriveを利用するように自動で設定されます。
  2. Zoho CRM Plusを利用中のユーザーに関して、バンドルサービス内ですでに利用中のZoho WorkDriveアカウントがある場合や、他のZohoサービスと連携中のZoho WorkDriveアカウントがある場合、これらのアカウントは標準のアカウントとして設定されます。 
Zoho CRMの管理者とZoho CRM Plusの特権管理者が同じユーザーの場合、移行処理を開始するにあたって既存の連携中のZoho WorkDriveのチームを選択できます。ただし、Zoho CRMの管理者とZoho CRM Plusの特権管理者が異なるユーザーの場合、表示されるポップアップ画面からZoho CRM Plusの管理者を選択し、Zoho WorkDriveへの移行処理について連絡する必要があります。 

Zoho CRM PlusのバンドルサービスでZoho WorkDriveが利用されていない場合や、他のZohoサービスとの連携が行われていない場合、Zoho CRM Plusの特権管理者は、移行時に新しいZoho WorkDriveアカウントを作成するかどうか選択できます。

移行日の予約

移行処理の主な流れは、以下のとおりです。
管理者がZoho CRMにログインすると、移行の予約を促すポップアップ画面が表示されます。 

既存のZoho WorkDriveのチームがある場合、該当のチームをZoho CRMに連携できます。Zoho WorkDriveの新しいチーム（エッセンシャルプラン）を作成することも可能です。
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移行日の予約は設定画面から変更できます。変更するには、⚙️（設定）→［データ管理］→［ストレージ］→［ファイル容量］の順に移動します。 

移行日を予約するには

必要な権限
この操作を実行するには、Zoho CRMの管理者である必要があります。

手順
  1. ⚙️（設定）→［データ管理］→［ストレージ］→［ファイル容量］の順に移動します。
  2. 移行処理を行う日時を選択します。選択できない日時には予約できません。
  3. 移行ガイドのリンクをクリックし、内容を確認します。確認後、移行ガイドの内容への同意を表すチェックボックスにチェックを入れます。
  4. ［移行を予約する］をクリックします。
  5. Zoho CRMアカウントに連携するZoho WorkDriveアカウントを選択します。
移行の予約が完了した旨の通知メールが送信されます。この通知メールは、すべての管理者に対して送信されます。

移行の予約状況は設定画面から確認できます。確認するには、⚙️（設定）→［データ管理］→［ストレージ］→［ファイル容量］の順に移動します。 


移行日の予約の変更

必要な権限
  1. この操作を実行するには、Zoho CRMの管理者である必要があります。
  2. 移行日時の予約の変更は、予約日時の5分以上前に行う必要があります。
手順
  1. ⚙️（設定）→［データ管理］→［ストレージ］→［ファイル容量］の順に移動します。
  2. 移行の予約の変更ボタンをクリックします。
  3. 移行処理を行う日時を選択します。
  4. 移行ガイドのリンクをクリックし、内容を確認します。確認後、移行ガイドの内容への同意を表すチェックボックスにチェックを入れます。
  5. ［移行を予約する］をクリックします。
移行の予約の変更が完了した旨の通知メールが送信されます。この通知メールは、すべての管理者に対して送信されます。

移行のキャンセル

必要な権限
  1. この操作を実行するには、Zoho CRMの管理者である必要があります。
  2. 移行のキャンセルは、予約日時の5分以上前に行う必要があります。
手順
  1. ⚙️（設定）→［データ管理］→［ストレージ］→［ファイル容量］の順に移動します。
  2. 移行のキャンセルボタンをクリックします。
  3. 表示された確認画面で、操作を確定します。

移行ステータスの確認 

移行処理が開始すると、管理者に対してアプリ内通知と通知メールが送信されます。

移行処理中は［ドキュメント］タブに一時的にアクセスできなくなります。移行処理が完了すると、管理者に対して通知が送信されます。

その後、データの［添付ファイル］の関連リストに保存されているファイルの移行処理が開始します。管理者は、設定画面から移行処理のステータスを確認できます。確認するには、⚙️（設定）→［データ管理］→［ストレージ］→［ファイル容量］の順に移動して、［ステータスを表示する］をクリックします。


移行処理の完了後、管理者に対して通知が送信されます。

［ドキュメント］タブに移動して、変更内容を確認できます。

メモ
［ドキュメント］タブに関する詳細については、こちらをご参照ください。

よくある質問

Zoho CRMのファイルの保存先をZoho DocsからZoho WorkDriveに切り替えるはなぜですか？
Zoho Docsは2023年3月15日にサービスの提供を停止し、Zoho WorkDriveに移行されました。これに伴い、Zoho CRMで最新のファイル管理機能を利用できるようにするために、Zoho CRMのファイルの保存先をZoho DocsからZoho WorkDriveに移行する必要があります。 
Zoho CRMに保存されている既存のファイルはどうなりますか？
  1. Zoho CRMの［ドキュメント］タブに保存されているファイルや［添付ファイル］の関連リストに追加されたファイルは、連携したZoho WorkDriveアカウントに安全に移行、保存されます。
  2. 画像のアップロード、ファイルのアップロード用の項目、メモの添付ファイル、テンプレートなどのファイルは、次の段階でZoho WorkDriveに移行されます。その間、Zoho CRMのファイルのデータ容量が消費されます。これらのファイルに関して追加のデータ容量が必要な場合、Zoho CRMのファイルのデータ容量のセクションからアドオンを購入できます。



移行するにあたってZoho WorkDriveアカウントは必要ですか？
  1. 既存のZoho WorkDriveアカウントと連携できます。
  2. 既存のZoho WorkDriveアカウントがない場合、無料のZoho WorkDriveアカウント（エッセンシャルプラン）と連携できます。このプランでは、組織で5GB、ユーザーライセンスにつき1GBのデータ容量を利用することが可能です。



Zoho CRMアカウントに連携するZoho WorkDriveアカウントを選択するにはどうすればいいですか？
移行日を予約する際に、ポップアップ画面が表示されます。こちらの画面から、Zoho CRMに連携するZoho WorkDriveアカウントを選択できます。 
Zoho WorkDriveのエッセンシャルプランとは？
Zoho WorkDriveには、無料で利用できるエッセンシャルプランが用意されています。Zoho WorkDriveの有料プランに登録せずにZoho WorkDriveのデータ管理機能を利用できます。このプランでは、組織で5GB、ユーザーライセンスにつき1GBのデータ容量を利用することが可能です。
移行後に使用できるデータ容量は？
Zoho CRMに連携するZoho WorkDriveアカウントによって異なります。
  1. Zoho WorkDriveアカウントを新しく作成した場合、無料のエッセンシャルプランが自動で割り当てられます。このプランでは、組織で5GB、ユーザーライセンスにつき1GBのデータ容量を利用できます。Zoho CRMのいずれかのプランを利用している場合、このエッセンシャルプランを無料で利用できます。
  2. Zoho CRMに連携しているZoho WorkDriveアカウントが有料プランの場合、該当の有料プランのデータ容量に関する各種上限が適用されます。


購入したデータ容量のアドオンは引き続き利用できますか？
現在、この移行処理の対象は、データ容量のアドオンを購入していない組織のみです。データ容量のアドオンを購入した組織については、移行処理の準備中です。準備が完了次第、別途お知らせします。
移行処理の完了後、既存のアクセス権限は引き継がれますか？
  1. Zoho CRMの管理者権限を持つユーザーには、Zoho WorkDriveのチーム管理者の役割が割り当てられます。Zoho CRMの独自の権限を持つユーザーや通常のユーザーには、Zoho WorkDriveのチームメンバーの役割が割り当てられます。
  2. 各チームフォルダーについては、Zoho CRMで設定されている［ドキュメント］タブの権限に基づいて、ユーザーに対してチームフォルダーの役割が個別に割り当てられます。たとえば、表示、編集、削除の権限を持つユーザーに対しては、「副管理者」のチームフォルダーの権限が割り当てられます。



移行日を予約するにあたって、日時を指定できますか？
はい、設定画面から日時を指定できます。指定するには、⚙️（設定）→［データ管理］→［ストレージ］→［ファイル容量］の順に移動します。
移行処理にはどれくらい時間がかかりますか？
移行処理にかかる時間は、移行するデータの量によって異なります。 
移行中にZoho CRMにはアクセスできますか？
はい、Zoho CRMに引き続きアクセスできます。［ドキュメント］タブの移行中、［ドキュメント］タブにはアクセスできなくなります。
完了後、［添付ファイル］の関連リストを通じてアップロードされたファイルの移行処理が開始します。この移行処理の間、［添付ファイル］の関連リストには引き続きアクセス可能です。［ドキュメント］タブの移行処理の開始、終了時には、すべての管理者に対して通知が送信されます。
移行中にデータの詳細ページでファイルや添付ファイルをアップロードできますか？
はい。［ドキュメント］タブのファイルの移行中は、［ドキュメント］タブに一時的にアクセスできなくなります。［添付ファイル］の関連リストについては、移行中もアクセス可能です。
移行処理の進捗状況を確認するには？
⚙️（設定）→［データ管理］→［ストレージ］→［ファイル容量］の順に移動して、［ステータスを表示する］をクリックします。 



Zoho WorkDriveアカウントに十分なデータ容量がない場合、移行処理はどうなりますか？
Zoho WorkDriveアカウントのデータ容量に関わらず、ファイルの移行処理は行われます。ただし、ファイルをさらに追加するには、Zoho WorkDriveアカウントのデータ容量のアドオンを購入する必要があります。Zoho WorkDriveのデータ容量のアドオンの購入に関する詳細については、こちらをご参照ください。
ファイルへのアクセス方法は変更されますか？
いいえ、変更されません。ただし、［ドキュメント］タブの操作画面は更新されます。その他の内容については、システム側でのみ変更されます。
移行処理は必須ですか？
はい。Zoho Docsのサービスの提供は終了しているため、Zoho WorkDriveへの移行は必須です。
Zoho CRMの既存のZoho WorkDrive連携機能を利用しています。どうしたらよいですか？
今回のZoho CRMとZoho WorkDriveとの新しい連携に伴い、既存のZoho WorkDrive連携機能はマーケットプレイスから削除されました。既存のZoho WorkDrive連携機能を利用して、連携機能の設定が詳細に行われている場合については、support@zohocrm.comにお問い合わせください。 
移行処理が完了したかを確認するには？
移行処理が完了すると、アプリ内通知と通知メールが送信されます。
移行処理に関する問い合わせ先は？
移行処理に関するご質問やご不明な点については、support@zohocrm.comにお問い合わせください。 

トラブルシューティング

移行日の予約のポップアップ画面が表示されません。なぜですか？
  1. 移行日の予約のポップアップ画面は、すべての管理者に対して表示されます。他の管理者によって移行日の予約がすでに行われていないか確認してください。確認するには、⚙️（設定）→［データ管理］→［ストレージ］→［ファイル容量］の順に移動します。
  2. この移行日の予約のポップアップ画面は、現在、一部のユーザーのみに限定して表示されています。一部のアカウントでは、まだ表示されていない場合があります。表示されるまでしばらくお待ちください。



移行中にエラーが発生しました。どうすればいいですか？
問題やエラーが発生した場合、support@zohocrm.comにお問い合わせください。

一覧に対象のZoho WorkDriveアカウントが表示されません。なぜですか？
Zoho WorkDriveアカウントの一覧には、自身が特権管理者またはチーム管理者として設定されているアカウントのみが表示されます。アカウントが表示されない場合、該当のアカウントで自身が特権管理者またはチーム管理者として設定されていないことを表します。

移行日の予約を変更／キャンセルしたいのですが、操作ボタンが表示されません。どうすればいいですか？
移行日の予約日時まで5分を切ると、これらの操作ボタンは表示されなくなります。予約日時の5分以上前であれば、これらのボタンをクリックして予約を変更／キャンセルできます。

移行処理のセキュリティやプライバシーに関する質問があります。どうすればいいですか？
移行処理のセキュリティやプライバシーに関するご質問やご不明な点については、support@zohocrm.comにお問い合わせください。