ZIPファイル内の画像から複数のデータを作成：最大50枚の画像をまとめたZIPファイルを一括でインポートし、画像1枚につき1件のデータを作成します。別々の書類（50人分の名刺など）から、それぞれ1件ずつデータを作成したい場合に使用します。

ICRでは、テンプレート基準(事前に情報のひな形を学習させる方法)とゼロショットプロンプト(事前の学習なしで必要な情報を抽出する方法）の2種類の抽出方法を使用できます。1枚の画像から1件のデータを作成する場合は、どちらの方法も使用できます。複数の画像から1件のデータを作成する場合や、ZIPファイルから複数のデータを作成する場合は、ゼロショットプロンプトのみ使用できます。

活用例

複数件のデータ：営業担当者が展示会から戻り、40枚の名刺をスキャンしたとします。名刺ごとに見込み客を手入力する代わりに、画像をZIPファイルにまとめて複数データの作成機能を使用します。Ziaが各名刺から情報を抽出し、画像1枚につき1件の見込み客データを作成します。1回のインポートで、集めた名刺を営業活動に活用できるデータに変換できます。

この機能のメリット

• 作業時間の短縮：画像ごとに個別の操作をすることなく、複数の画像から情報をまとめた1件のデータや、何十件もの個別データをすばやく作成できます。

• 入力精度の向上：ZiaのICR機能がデータを自動で抽出して項目に関連付けるため、手入力によるミスを減らすことができます。

• 情報の充実（1件のデータを作成する場合）：複数の書類（身分証明書、パスポート、名刺、請求書など）に分かれた情報をまとめ、必要な情報がそろった1件のZoho CRMデータを作成できます。

• 大量のデータの一括登録（複数件のデータを作成する場合）：大量のスキャン済み書類を一括インポートし、書類ごとに個別のデータを作成できます。1枚ずつ手動で操作する必要はありません。

• 自動化処理の安定した実行：データの登録時に、必須項目の入力漏れや入力形式の誤りをチェックします。これにより、不備のあるデータが原因でワークフローが正しく実行されなかったり、分析結果が不正確になったりするのを防ぐことができます。 

はじめに

• データを正しく抽出するため、文字が鮮明で読みやすい画像を用意してください。

• 入力画像を保存するための画像アップロード項目は、少なくとも3枚の画像を登録できるように設定します。
  

• ICRルールの作成時に抽出方法を選択します。Ziaによる事前の学習を必要とせず、画像から指定した項目の情報を抽出するには、［ゼロショットプロンプト］を選択します。［テンプレート基準］による抽出は、1枚の画像から1件のデータを作成する場合にのみ使用します。

• 1件のデータを作成する場合： 

  • 対象のタブとレイアウトにICRルールを設定します。こちらの設定は必須です。ICRルールについての詳細は、こちらをご参照ください。 
    
    

  • ICRルールがない場合も、項目を手動で関連付けることはできます。ただし、その変更内容はICRルールとして保存されず、次回の作成時には引き継がれません。

  • 1件のデータを作成する場合は、画像のファイル形式がJPEG、PNG、SVGのいずれかであることを確認します。

• 複数件のデータを作成する場合（一括インポート）： 

  • 対象のタブとレイアウトにICRルールを設定する必要はありません。ただし、ICRルールには項目の関連付けに関する設定が保存されます。ルールを利用すると、インポートするたびに項目を手動で選択する必要がなくなります。一括インポートを定期的に行う場合は、ICRルールの設定をおすすめします。時間を短縮でき、毎回同じ条件でインポートできます。

  • 複数件のデータを作成する場合は、インポートを始める前に、すべての画像をZIPファイルにまとめて圧縮しておきます。使用できるのは、画像をまとめたZIPファイルまたはZIP形式で圧縮したフォルダーのみです。画像を1枚ずつ直接アップロードすることはできません。

画像からのデータ作成

1. 対象のタブ（［見込み客］など）に移動します。

2. ［見込み客を作成する］の横にある［▼］（ドロップダウン）アイコンをクリックします。

3. ［画像から作成する］をクリックします。
   

4. レイアウトの選択欄から、データを作成するレイアウトを選択します（例：「Webサイトからの見込み客」）。

5. ［画像からデータを作成する］の画面で、次の操作を行います：

   • 最大3枚の画像から1件のデータを作成する場合は、［単一データ］を選択します。

   • ZIPファイル内の画像から複数件のデータを作成する場合は、［複数データ］を選択します。画像1枚につき1件のデータが作成されます。

   • 必要に応じて、画面のサンプル画像のダウンロード欄にあるZIPファイルをクリックし、サンプル画像をダウンロードします。推奨される画像形式やファイルのまとめ方を確認できます。
     
     

1枚または複数の画像から1件のデータを作成する方法

1. 文字を抽出する画像を最大3枚アップロードします。

2. ［続ける］をクリックします。Ziaがデータの抽出を開始します。抽出が完了すると、画像から抽出した値がZoho CRMの項目に関連付けられます。

3. 抽出された値を確認します。左側の操作ボタンを使って、アップロードした画像を順に表示し（例：「アップロードした画像 1/3」）、次の点を確認します：

   • 氏名、住所、商品情報などの文字が正しく認識されていること。

   • 単価などの重要な数値が正しく抽出されていること。
     

4. ［一般項目］で、抽出された値（例：川根太郎さんの名「太郎」）が適切なZoho CRMの項目（例：［名］）に関連付けられていることを確認します。1つのZoho CRM項目に複数の値が抽出された場合は、一覧から適切な値を選択します。必要に応じて、一覧から別のZoho CRM項目を選択し、関連付け先を変更します。
   
   

5. ［サブフォーム］では、商品や繰り返し入力される値の関連付けを確認します。抽出された行数（例：4行）も確認します。画像内の表の各列（例：「商品名／説明」「数量」「単価」「金額」）が、Zoho CRMのサブフォームの対応する項目（例：［1行テキスト1］、［1行テキスト2］）に正しく関連付けられていることを確認します。チェックボックスで関連付けを有効または無効にします。

6. 画像のアップロード枚数が3枚未満で、さらに画像を追加する場合は、左側の［追加する］ボタンをクリックします。
   

   

7. 抽出結果を確認します。必須項目の値が不足している場合は、次のデータ入力画面で入力します。
   

8. 項目の関連付けを確認し、必要に応じて調整したら、次のいずれかの操作を行います：

   • データの作成を続ける場合は、［続ける］をクリックします。なお、操作を途中で中止することもできます。

   • ［キャンセルする］をクリックすると、今回の抽出結果と項目の関連付けが破棄されます。

9. データの入力画面が表示され、入力規則が適用されます。必要に応じて、項目の値を確認し、追加や変更を行います。
   
   

ZIPファイル内の画像から複数件のデータを作成する方法

メモ：画像を一括インポートする場合、画像1枚につき1件のデータが作成されます。複数の画像の情報を1件のデータにまとめることはできません。たとえば、50枚の画像をアップロードすると、最大50件のデータを作成できます。ただし、重複や必須項目の不足などにより、一部のデータが作成されない場合があります。複数の画像（名刺、会議の参加者証、イベントの申込書など）を1件のデータにまとめる場合は、代わりに複数の画像から1件のデータを作成する機能を使用します。

［複数データ］を選択した場合：

1. 一覧からレイアウトを選択します。
   

2. ［参照する］をクリックしてZIPファイルをアップロードするか、ファイルをドラッグして枠内にドロップします。ZIPファイルが解凍され、ファイル形式が確認されます。
   

3. ［続ける］をクリックします。
   
   

画像のインポート画面に移動します。

処理

4. ［レイアウトを選択］で、一覧からレイアウトを選択します。すでにレイアウトを選択した場合も、こちらで変更できます。

5. ［ファイル内のデータの処理方法を選択してください。］で、インポートするデータの処理方法を設定できます。
   次のいずれかの方法を選択します。

• 新しい見込み客として追加：画像1枚につき、新しい見込み客データを1件作成する場合は、この方法を選択します。重複の確認に使用する項目（［メール］、［電話番号］、固有の識別番号など）を選択できます。選択した項目の値が既存の見込み客データと一致する場合、重複を防ぐため、該当の画像から新しいデータは作成されません。
  
  

• 既存の見込み客のみを更新：すでに登録されている見込み客データだけを更新する場合は、この方法を選択します。選択した重複判定用の項目（［メール］など）をもとに、既存データとの一致が確認されます。一致する見込み客データが見つかった場合は、画像から抽出した新しい情報で更新されます。一致するデータがない場合、該当の画像は処理されず、新しいデータも作成されません。

• 両方： 1回のインポートで新しい見込み客データを作成し、既存のデータも補完する場合は、この方法を選択します。選択した項目の値が既存の見込み客データと一致する場合、そのデータが新しい情報で更新、補完されます。一致する見込み客データがない場合、該当の画像から新しい見込み客データが作成されます。

メモ：タブとレイアウトを選択すると、その組み合わせに対応するICRルールがあるかどうかZiaによって確認されます。

タブと項目の選択

6. 一般項目の抽出対象を選択する欄で、画像から情報を抽出する項目を選択します。
   
   

7. サブフォーム項目の抽出対象を選択する欄でサブフォームを追加します。続いて、サブフォームごとに抽出する項目を選択します。

8. 書類の形式が統一されていない場合や、組織独自の用語が使われている場合は、［Ziaによる詳細抽出の指示文］を有効にします。項目の内容を区別しにくい場合にも役立ちます。項目を選択し、［指示文］に抽出方法を入力します。たとえば、［支払金額］の項目に対して「小計ではなく、請求合計額を抽出する」と指示します。

9. ［次へ］をクリックします。［処理］に戻る場合は、［前へ］をクリックします。
   

メモ：選択したタブとレイアウトに対応するICRルールがアカウントに登録されている場合は、ルールで指定した項目と必須項目が自動で選択されます。

抽出

［抽出］画面では、一括インポートを実行する前に、Ziaによるデータ抽出の精度を確認できます。まず一部の画像からデータを試しに抽出し、結果を確認します。必要に応じて項目の関連付けを調整します。確認した設定は、残りの画像の抽出にも適用されます。

10. ［抽出する］をクリックします。
    
    

11. 右側に表示された抽出結果を確認し、必要に応じて項目の関連付けを調整します。
    
    

12. ［次へ］をクリックします。［タブと項目の選択］に戻る場合は、［項目の選択に戻る］をクリックします。
    

割り当て

13. 割り当てルールに従ってデータの担当者を自動的に割り当てるには、［割り当てルール］を有効にします。
    

14. 抽出結果を個別に確認してからデータを登録したい場合は、［データの手動承認］
    
    を有効にします。サンプル画像の抽出結果だけで判断せず、各データをタブに追加する前に個別に確認できます。承認権限を持つユーザーが確認して承認するまで、データは［承認待ち］の状態で保持されます。
    
    

15. インポートしたデータに対してワークフロールールや承認プロセスなどを実行するには、［自動化とプロセス管理の処理の実行］を有効にします。この設定は、レビュープロセス、ブループリント、コマンドセンターの処理にも適用されます。

16. ［タスクの割り当て］では、新しく作成したデータの担当者に割り当てるタスクを選択できます。

17. ［送信する］をクリックして、インポートを実行します。［抽出］に戻る場合は、［前へ］をクリックします。 

インポートが完了すると、実行結果が［インポート履歴］に表示されます。CSVファイルのインポート履歴と同様に、インポートの状況や、処理対象外となったデータとその理由を確認できます。

インポート履歴と処理対象外のデータの確認

既存データの補完／更新

画像からデータを新しく作成するだけでなく、既存のデータにアップロードした画像を使って情報を補完できます。

既存データの補完／更新を行うには

1. 情報を補完するデータを開きます。入力画像の保存先に指定した項目、または別の画像項目に画像をアップロードして保存します。

2. 画像をクリックします。
   

3. プレビュー画面の右上にある［画像からのデータ補完］をクリックします。

4. Ziaが画像内の文字を認識します。画像から抽出した値と既存の値を確認し、［続ける］をクリックします。

5. 項目の関連付けが完了すると、データの編集画面に移動します。補完した項目は、確認しやすいように強調表示されます。

6. ［保存する］をクリックして、変更内容を保存します。
   

メモ：データの補完に使用する項目が、ICRルールで選択されていることをご確認ください。

主な内容

• 複数の画像から1件のデータを作成：最大3枚の画像をアップロードして、1件のZoho CRMデータを作成できます。

• データの自動抽出：ZiaのICR機能は、アップロードした画像から文字を抽出します。登録済みのICRルールとレイアウトに従って、項目の関連付けを提案します。

• 項目の関連付け設定の自動反映：選択したタブとレイアウトにICRルールがある場合は、ルール内の設定（項目や指示文）が関連付け画面に自動で反映されます。

• 抽出結果の確認と編集：データを作成する前に、抽出した値をすべて確認できます。必要に応じて、項目の関連付けを変更したり、抽出対象の項目を追加したり、対象から外したりすることも可能です。

• 必須項目と入力内容の検証：データの作成時には、必須項目や入力規則が適用されます。これにより、入力漏れや形式の不備を防ぐことができます。

• ICRルールへの変更内容の反映なし：作成時に行った調整は、元のICRルールには反映されません。調整内容は、現在の抽出処理にのみ適用されます。

制限事項

1件のデータの作成

• 画像の上限枚数：1件のデータを作成する際にアップロードできる画像は、最大3枚です。

• 対応するファイル形式：JPEG、PNG、SVG。

• 抽出精度に影響する要素：

  • 画像の品質（鮮明さ、解像度）。

  • 書類の向きや画像の切り抜き方。

  • 複雑なレイアウトや要素の重なり。

複数件のデータのインポート（ZIP形式）

• 画面例のように、複数データの一括インポートを行う場合：

  • ZIPファイルのサイズの上限：1GB

  • ZIPファイル内の画像1枚あたりのサイズの上限：画像1枚につき20MB

  • ZIPファイルに含められる画像の上限枚数：50枚

• 最大50枚の画像を含むZIPファイルをアップロードすると、ZiaのICR機能では次の操作ができます：

• 一括インポートの前に、サンプル画像を最大5枚表示する。

• 表示されたサンプルのうち、最大2枚からデータを試しに抽出し、結果を確認する。

• インポートで作成したデータには、元の画像を保存する専用項目はありません。代わりに、データの［履歴］から画像へのリンクを開き、ダウンロードできます。

• ICRルールの対象項目に関する制限：既存のICRルールが一部の項目（請求書に記載された単価など）に対応していない場合は、値を抽出できないことがあります。抽出するには、ICRルールの設定で指示文や項目の関連付けを見直す必要があります。

共通の制限事項