タスクの一覧
Zoho Deskの［活動］タブの［タスク］ページでは、タスクを登録し、管理できます。タスクのデータ一覧では、タスクを進捗状況や対応状況ごとに一覧表示することが可能です。 たとえば、初期設定の一覧（あらかじめ用意されている一覧）としては、［すべてのタスク］、［自分の未完了のタスク］、［今日のタスク］などの一覧があります。これらに加えて、独自の一覧を作成し、特定の条件に合致するタスクのみを一覧表示することも可能です。
一覧では、タスクに関する以下の操作を実行できます。
- 担当者の割り当て
- 複数のタスクの一括処理（更新、削除、担当者の割り当てや変更など）
- タスクのエクスポート（CSV形式）
必要な権限 作成した一覧を組織内のすべての担当者に対して共有するには、管理者権限が必要です。
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タスクの一覧へのアクセス
タスクの一覧ページには、［活動］タブからアクセスできます。Zoho Deskに用意されている初期設定の一覧は、以下のとおりです。
- すべてのタスク
- キャンセル済みのタスク
- 完了したタスク
- 自分の未完了のタスク
- 自分の遅延中のタスク
- 自分のタスク
- 自分のチームのタスク
- 今後7日間＋遅延（期限が今後7日間のタスクと、期限をすでに過ぎているタスク）
- 未完了のタスク
- 遅延中のタスク
- スパムのタスク
- 今日＋遅延（期限が今日のタスクと、期限をすでに過ぎているタスク）
- 今日のタスク
- 明日のタスク
タスクの一覧にアクセスするには：
- 画面上部のメニューで［活動］タブをクリックします。
- 画面左側のメニューの下部に表示されている［タスク］をクリックします。
- 左側のメニューで［すべての一覧］をクリックして、一覧を選択します。
- なお、［タスク］ページに最初にアクセスすると、［すべてのタスク］の一覧が表示されます。その後のアクセス時には、前回最後に表示していた一覧が表示されます。
タスクのデータ一覧の種類
クラシック表示
クラシック表示では、タスクが一覧形式で表示されます。タスクの件名、ステータス、対象の連絡先、優先度、担当者、期限などの詳細を一覧形式で確認できます。タスクのデータを標準的な一覧として表示したい場合に最適です。
コンパクト表示
コンパクト表示は、タスクに関する主要な情報をコンパクトに一覧表示できる表示方法です（例：タスクの件名、開始日時、担当者名、ステータスなど）。1行の高さが狭く設定されているため、スペース効率に優れています。画面内により多くのタスクを表示したい場合に適しています。
テーブル表示
テーブル表示では、タスクが表計算シートのような形式で表示されます。1行に1件のタスクの情報が記載され、列ごとにタスクの件名、担当者、期限、ステータスなどの詳細を確認できます。各データを開かなくても、タスクの情報を効率的に確認し、管理することが可能です。
メモ：タスクの件名は必須であるため、削除できません。
テーブル表示の列をカスタマイズするには
- ［活動］タブに移動し、［タスク］を選択します。
- 見出し列の左端にある列の選択アイコンをクリックします。
- 列の選択画面で、表示する項目にチェックを入れ、表示しない項目のチェックを外します。また、列をドラッグ＆ドロップして並べ替えることもできます。
- ［保存する］をクリックすると、変更内容が反映されます。
留意事項
- テーブル表示のカスタマイズは、テーブル表示にアクセスできるすべてのユーザーの画面に適用されます。
- テーブル表示では、値が空／nullの項目にダッシュ記号（-）が表示されます。
- 複数行テキストの項目はテーブル表示に追加できません。
独自の一覧の作成
初期設定の一覧に加えて、独自の一覧を作成することもできます。独自の一覧では、条件に該当するタスクのみを表示できます。作成した独自の一覧は、画面左側のメニューで初期設定の一覧の下部に表示されます。
独自の一覧を作成するには：
- ［活動］タブをクリックします。
- 画面左側のメニューの下部に表示されている［タスク］をクリックします。
- 画面左側のメニューで、［タスク］の隣に表示されている
（追加）アイコンをクリックします。
- データ一覧の作成ページで、独自の一覧の名前を入力します。
- ［フィルター条件］の項目で、タスクの抽出条件を指定します。
- ［表示対象］（誰に対して一覧の表示を許可するか）を指定します。
［自分のみ］、［すべての担当者］、［特定の担当者］のいずれかを選択します。 - ［作成する］をクリックします。
フィルター条件として指定できる条件
フィルター条件では、どのような条件に基づいてタスクを抽出するかを指定できます。条件として指定できる項目は、以下のとおりです（テキスト項目：［担当者］、［件名］、［カテゴリー］、［問い合わせ］、［ステータス］、［優先度］、［説明］。数値項目：［経過日数］。日時項目：［期限］、［作成日時］、［更新日時］、［完了日時］、［リマインダー日時］。その他：［作成者］、［更新者］、［連絡先の名前］、［チーム］、［レイアウト］など）。
独自の一覧の作成に関するヒント：
- ［経過日数］に関する条件を設定すると、タスクを作成してからどれくらい経過しているかに基づいて、タスクを抽出できます。たとえば、この条件を適用することで、過去7日間に作成したタスクや、過去30日間に作成したタスクの中で遅延中のものなどを抽出することができます。
- Zoho Deskの初期設定の一覧（あらかじめ用意されているデータ一覧）を編集することはできません。初期設定の一覧に特定の条件を追加してタスクを抽出したい場合は、同様の条件を使用して独自の一覧を新しく作成する必要があります。
- 独自の一覧はブラウザーの新しいタスクを開いて表示することも可能です。新しいタブで開くには、画面左側のメニューで独自の一覧名の上にカーソルを重ねて、［…］（その他）アイコンをクリックし、［新しいタブで開く］をクリックします。
一覧の編集
独自の一覧は、必要に応じて編集できます。
独自の一覧を編集するには：
- 画面左側のメニューで編集したい独自の一覧の上にカーソルを重ねます。
- 表示された［…］（その他）アイコンをクリックして、［編集する］をクリックします。
- 必要な変更を行い、［保存する］をクリックします。
独自の一覧の削除
不要になった独自の一覧は削除できます。
独自の一覧を削除するには：
- 画面左側のメニューで削除したい独自の一覧の上にカーソルを重ねます。
- 表示された［…］（その他）アイコンをクリックして、［削除する］をクリックします。
- 表示された確認画面で、［削除する］をクリックします。
一覧の並べ替え、フィルターの適用、表示設定
1） 一覧におけるタスクの並び順は、必要に応じて変更できます。
- 件名
- カテゴリー
- 期限
- ステータス
- 優先度
- 登録日時
- 更新日時
- 並べ替え基準の選択に加えて、並び順を［昇順］とするか、［降順］とするかも選択可能です（日時の昇順は古い順、降順は新しい順です）。
一覧内のタスクを並べ替えるには：
- タスクの一覧ページで右上に表示されている［…］（その他）アイコンをクリックします。
- 並べ替えの条件を指定します。
条件を選択すると、指定した条件に基づいて、一覧ページ内のタスクの並び順が更新されます。
2） 一覧でフィルター条件を指定すると、条件に合致するタスクのみを抽出して表示できます。
- 担当者
- 期限
一覧にフィルター条件を適用するには：
- タスクの一覧ページで画面上部に表示されている
（フィルター）アイコンをクリックします。
- 抽出したいタスクの［担当者］、［期限］を指定します。
条件を指定すると、指定した条件に基づいて一覧の表示内容が更新されます。
フィルター機能は、［すべてのタスク］、［未完了のタスク］、［遅延中のタスク］といった一般的な一覧で、さらに条件を絞り込んでタスクを表示したい場合に便利です。
メモ：1ページあたりのタスクの表示件数を変更できます。初期設定では、データ一覧においては1ページあたり10件のタスクが表示されます。1ページあたりのタスクの表示件数は、必要に応じて変更可能です（最大50件）。1ページあたりのタスクの表示件数を変更した場合、設定内容は保存され、次回のアクセス時にも適用されます。
タスクの一覧における一括処理
タスクの一覧では、複数のタスクを選択して、以下の一括処理を実行できます。
- 更新
- 削除
- 担当者の割り当てや変更
1） 複数のタスクを一括で更新するには：
- タスクの一覧で、対象のタスクにカーソルを重ね、表示されたチェックボックスを選択します。
- 画面上部に表示された一括処理用のメニューで、［更新する］をクリックします。
- 更新する項目を選択し、その項目の新しい値を指定します。
- ［保存する］をクリックします。
2） 複数のタスクを一括で削除するには：
- タスクの一覧で、対象のタスクにカーソルを重ね、表示されたチェックボックスを選択します。
- 画面上部に表示された一括処理用のメニューで、［削除する］をクリックします。
- 表示された確認画面で、［削除する］をクリックします。
タスクを［ごみ箱］から完全に削除するには：
- 画面右上にある設定アイコンをクリックします。
- ［データ管理］の欄にある［ごみ箱］を選択します。
- ページ上部の［ごみ箱］の記載の隣にある選択リスト（フィルター）をクリックし、［タスク］を選択します。
- 完全に削除したいタスクを選択し、右上に表示されている［削除する］をクリックします。
- 表示された確認画面で［OK］をクリックします。
操作を確定すると、タスクは完全に削除され、復元できなくなります。
複数のタスクを一括で復元するには：
- 画面右上にある設定アイコンをクリックします。
- ［データ管理］の欄にある［ごみ箱］を選択します。
- ページ上部の［ごみ箱］の記載の隣にある選択リスト（フィルター）をクリックし、［タスク］を選択します。
- 復元したいタスクを選択し、右上に表示されている［元に戻す］をクリックします。
- 確認画面が表示されるので、タスクを復元する場合は［続ける］をクリックします。
［続ける］をクリックすると、タスクが元の場所に復元されます。
メモ：
1.［ごみ箱］内のタスクを復元すると、復元したタスクに関連付けられていたデータ（問い合わせや連絡先）も復元されます。
2.［ごみ箱］から完全に削除したタスクは、復元できません。
［ごみ箱］に関する詳細については、こちらの記事をご参照ください。
3） タスクの担当者を一括で割り当てる／変更するには：
- タスクの一覧で、対象のタスクにカーソルを重ね、表示されたチェックボックスを選択します。
- 画面上部に表示された一括処理用のメニューで、［担当者］をクリックします。
- 表示された画面で、割り当て対象の担当者またはチームを選択します。
検索欄に担当者／チームの名前の一部を入力すると、対象をすばやく選択できます。