Zoho Deskポータル間でのデータ移行
顧客サポート業務に複数のZoho Deskポータルを利用している場合、データが分散したり、業務プロセスにばらつきが生じたりして、管理作業が増えてしまうことがあります。たとえば、各ポータルが独立していることにより、顧客とのやりとりを一元管理することが難しくなります。また、複数のポータルで共通の処理を自動化したり、データをまとめてレポートにしたりすることも困難です。ポータル間でデータを手動で移行すると時間がかかり、操作ミスも起きやすくなります。また、移行時に問い合わせ履歴、問い合わせと顧客との関連付け、ワークフローの設定などの重要な情報が失われるリスクもあります。
Zoho Deskのポータル間でのデータ移行機能を利用すると、安全かつ体系的にポータル間でデータを移行できるため、問題の発生を防止できます。データの整合性を維持しながら、問い合わせデータ、顧客との関連付け、タブの設定、履歴データを保持できます。サポート業務に支障をきたすことなく、ポータルの統合、組織名やブランドの変更、新しいポータルへの移行を行うことが可能です。
Zoho Deskのポータル間のデータ移行機能は、次のような場合に役立ちます。
- ポータルの切り替え：あるZoho Deskポータルから別のZoho Deskポータルにデータを移行します。
- ポータルの統合：複数のポータルのデータを1つのポータルにまとめます。
- ブランド変更や組織再編：組織の新しいブランドや構成に合わせて作成したポータルに、既存のデータを移行します。
- 旧ポータルからの移行：機能が拡充された新しいポータルにデータを移行します。
利用条件
使用例
複数のキャンパスにおける学生サポートの一元化
キャンパスごとに個別のZoho Deskポータルを運用している教育機関では、学生情報が分散し、サポート業務にもばらつきが生じることがあります。すべてのキャンパスのポータルを1つのポータルへと統合することで、学修や成績に関する問い合わせ、在籍情報や履修情報、問い合わせ履歴などをまとめて管理できます。これにより、サポート担当者はより迅速に対応でき、すべてのキャンパスで一貫したサポートを提供できます。
組織再編に伴う旧ポータルからの移行
組織再編を行うメーカー企業では、部門ごとの旧ポータルを廃止し、すべての部門の情報を一元管理できる新しいポータルに移行する必要が生じています。ポータル間の移行機能を利用すると、重要な履歴データを失うことなく、仕入先とのやりとり、課題の進捗管理データ、ワークフローの設定を移行できます。これにより、調達や生産に関するサポート業務を継続できます。
各地域の宿泊施設における顧客サポートの一元化
宿泊施設の地域ごとに顧客サポート用のポータルを利用しているホテルチェーンでは、顧客対応の品質を統一しにくく、全体をまとめたレポートも作成しにくいことが課題となっています。各地域のポータルにある顧客サポートのデータを1つのポータルに統合すると、対応業務を効率化できます。複数の宿泊施設をまたいで顧客のサポートを継続することが可能です。レポートの一元化や業務プロセスの標準化によって対応時間を短縮することもできます。
データ元のポータルのバックアップ
移行を開始する前に、データ元のポータルで対象タブの完全なバックアップを取得する必要があります。
データ元のポータルのバックアップを取得するには：
- ［設定］→［データ管理］→［データのバックアップ］の順に移動します。
- 必要に応じて、［すべてのデータのバックアップ］または［特定のデータのバックアップ］を選択します。
- ［今すぐダウンロードする］をクリックします。
バックアップの取得方法については、Zoho Deskでのデータのバックアップのヘルプページをご参照ください。
メモ：次の手順に進む前に、必要なデータがすべてバックアップファイルに含まれていることをご確認ください。
Zoho Deskの別のポータルからのデータ移行
データ元のポータルのバックアップファイルを用意したら、移行用にアップロードできます。移行が完了すると、選択したタブのすべてのデータを移行先ポータルで利用できます。
メモ：
- ユーザーが管理者であるポータルだけが、［データ元のポータル］の選択リストに表示されます。
- バックアップファイルをアップロードする前に、ファイルが破損していないことをご確認ください。
移行先ポータルにデータを移行するには：
- 移行先ポータルで、［設定］→［Zwitch（データ移行）］→［新しく移行］の順に移動します。
- 移行の種類として［内部ポータル］を選択します。
- ［ポータル名］の選択リストからデータ元のポータルの名前を選択します。
- 移行するタブを選択します。
- ［データのインポート］で、データ元のポータルから取得したバックアップファイルをアップロードします。
- 必要に応じて、［追加情報］の欄で、移行の担当チームに共有したい情報を入力します。
- ［送信して認証する］をクリックして、移行申請を作成します。