データのバックアップ
データ管理を適切に行っていても、重要なデータが誤って削除されてしまったり、更新されてしまったりすることは珍しくありません。このような事態に備えて、管理者はいつでもデータを復元できるようにする必要があります。Zoho Deskには、データをダウンロードする機能が用意されています。また、指定した日時にデータのバックアップを定期的にダウンロードするように予約することも可能です。これにより、Zoho Deskアカウント内の最新データを保持し、データの損失を防ぐことができます。
重要：
- バックアップ機能を利用してエクスポートできるデータ数の上限は1,000万件です。この上限に達した場合、サポートチームより連絡します。
- 完全バックアップを一度開始すると、その後30日間はデータをバックアップできません。
- カスタムバックアップは、30日間に複数作成できます。
必要な権限 メインの連絡先のみがZoho Deskでバックアップを作成し、ダウンロードできます。
各プランの機能と制限を確認する
バックアップ対象
バックアップを作成すると、問い合わせ、ナレッジベース、連絡先、取引先などのすべてのタブのデータが、ダウンロードファイルに保存されます。
バックアップ対象となるタブは、次のとおりです：
- 問い合わせ
- スレッド
- コメント
- 工数
- 添付ファイル（ダウンロード用リンク経由）
- 連絡先
- 取引先
- 活動
- タスク
- 通話
- 予定
- 商品
- ナレッジベース記事
- 担当者
- チーム
- 部門
メモ：
- フォーラムのトピックは、バックアップできません。
バックアップの取得方法
Zoho Deskのバックアップの取得方法には、 ［今すぐバックアップする］ と ［バックアップを予約する］ の2種類が用意されています。［今すぐバックアップする］メニューでは、すぐにバックアップを取得できます。［バックアップを予約する］メニューでは、次のいずれかの頻度でバックアップを取得することができます：
- 毎週 - 毎週指定した曜日にバックアップを取得します。
- 隔週 - 2週間に一度、指定した曜日にバックアップを取得します。
- 毎月 - 毎月指定した曜日または日付にバックアップを取得します。
- 毎四半期 - 3か月に一度、指定した曜日または日付にバックアップを取得します。
バックアップファイルは、1件の圧縮ファイルとしてダウンロードできます。圧縮ファイル内には複数のCSV形式のファイルが含まれています。これらのCSV形式のファイルには、Zoho Deskの各タブのデータが含まれています。
今すぐバックアップする
［今すぐバックアップする］メニューでは、バックアップの処理がすぐに開始します。バックアップの準備が完了すると、データをダウンロードできるようになります。 一度にすべてのデータをダウンロードしたり、指定した期間のデータのみをダウンロードしたりすることが可能です。
今すぐバックアップするには：
- メインの連絡先権限を持つユーザーアカウントで、Zoho Deskにログインします。
- 上部バーの 設定 アイコン（
）をクリックします。
- ［データ管理］ から ［データのバックアップ］ をクリックします。
- ［今すぐバックアップする］ の欄で、次のいずれかを選択します：
- 完全バックアップ ：Zoho Desk内のすべてのデータをすぐにダウンロードします。
- カスタムバックアップ ：こちらで指定した日時の範囲のデータ分のみのバックアップを取得します。日時の範囲は、31日以内で指定できます。たとえば、15日間や21日間といった期間のデータのバックアップを取得することが可能です。指定されたバックアップ期間が31日を超える場合（例：6月1日から7月3日までの場合）、エラーメッセージが表示されます。31日以上の期間にわたってデータをバックアップする必要がある場合は、複数の期間に分割してバックアップできます。たとえば、2024年1月1日から2024年3月15日までの75日間のデータをバックアップするには、25日ずつ3つの期間に分割してバックアップを取得することが可能です。
- ［ダウンロードする］ をクリックします。
準備が完了すると、 ［バックアップの履歴］ セクションで圧縮ファイルをダウンロードできるようになります。
メモ：
- バックアップデータに関する操作履歴 を確認するには、 ［設定］→［データ管理］→［データのバックアップ］ の順に移動し、［バックアップの履歴］の欄で ［履歴を確認する］ をクリックするか、 ［履歴］ タブに移動します。
- ダウンロードの準備完了後、すぐにバックアップファイルをダウンロードしたり、指定した期間ごとにファイルをダウンロードしたりできます。
- バックアップファイルのダウンロード用リンクの有効期限は、バックアップの作成後 7 日間です。
バックアップを予約する
Zoho Deskでは、バックアップの取得処理を予約することができます。定期的にバックアップのデータを自動で取得することが可能です。［バックアップを予約する］では、初回のバックアップ時にすべてのデータのバックアップを取得します。以降のバックアップでは、新規データと更新データのバックアップのみを取得します。1か月間に予約か可能なバックアップは、 1件 までです。
バックアップを予約するには：
- メインの連絡先権限を持つユーザーアカウントで、Zoho Deskにログインします。
- 上部バーの 設定 アイコン（
- ［データ管理］ から ［データのバックアップ］ をクリックします。
- ［バックアップを予約する］ をクリックして、バックアップの取得頻度と終了日を指定します。
頻度には、［毎週］、［隔週］、［毎月］、［毎四半期］のいずれかを選択できます。
- ［繰り返しの頻度］ のドロップダウンから、いずれかの頻度を選択します。
- ［毎週］ または ［隔週］ の場合 - バックアップ処理を行う曜日を指定します。また、バックアップの終了日も指定します。
-
［毎月］ または ［毎四半期］ の場合 - バックアップ処理を行う週と曜日、または特定の日付を指定します。例：毎月または毎四半期の第1水曜日、または10日また、バックアップの終了日も指定します。
- ［バックアップを予約する］ ボタンをクリックします。
メモ：
- バックアップ処理を開始すると、［履歴］タブの ［説明］ 欄にバックアップが開始された旨とその開始日時が表示されます。
- バックアップ処理が完了すると、［バックアップ］タブの ［バックアップの履歴］ の欄にバックアップファイルのダウンロード用リンクが表示されます。こちらでは、ファイルのサイズや有効期限を確認することも可能です。
バックアップファイルのダウンロード
バックアップの準備が完了すると、メインの連絡先として設定されているユーザーはバックアップファイルをダウンロードすることができます。バックアップファイルは、1件のZIP形式のファイルとしてダウンロードできます。圧縮ファイル内には複数のCSV形式のファイルが含まれています。これらのCSV形式のファイルには、Zoho Deskの各タブのデータが含まれています。バックアップファイルの有効期限は、バックアップの作成後7日間です。7日間経過すると、 ［バックアップの履歴］ セクションから削除されます。
バックアップファイルをダウンロードするには：
- 上部バーの 設定 アイコン（
- ［データ管理］ から ［データのバックアップ］ をクリックします。
- ［データのバックアップ］ の画面の ［バックアップの履歴］ の欄で対象のバックアップファイルにマウスのカーソルを合わせて、 ダウンロード アイコン（
）をクリックします。
Zip形式のバックアップのダウンロードがすぐに開始されます。また、こちらではバックアップファイルを削除することもできます。削除するには、［バックアップの履歴］の欄で対象のバックアップファイルにマウスのカーソルを合わせて、 削除 アイコンを（ 
）をクリックします。
バックアップの予約の停止
バックアップを予約している場合、必要に応じて予約を停止することができます。ただし、進行中のバックアップを停止することはできませんのでご注意ください。
バックアップの予約を停止するには：
- 上部バーの 設定 アイコン（
- ［データ管理］ から ［データのバックアップ］ をクリックします。
- ［次回のバックアップの予定］ の欄で、 ［バックアップを停止する］ をクリックします。
- 表示されるポップアップ画面で、 ［バックアップを停止する］ をクリックします。
履歴
行われたデータのバックアップ処理に関する情報は、こちらに時系列順に表示されます。［履歴］タブの［説明］欄で確認できる内容は、以下のとおりです：
- バックアップの開始：バックアップを開始すると、履歴が更新されます。バックアップを開始したユーザー名を確認できます。たとえば、「川根 太郎」さんがバックアップを開始した場合、［ユーザー名］には「川根 太郎」と表示され、［説明］にはバックアップが開始された旨が表示されます。
- バックアップの予約：バックアップ処理が予約されると、その旨が説明欄に表示されます。
- バックアップデータの準備完了：バックアップデータをダウンロードできるようになると、その旨が説明欄に表示されます。
- ダウンロードの開始：ユーザーがバックアップファイルのダウンロードを開始すると、その旨が説明欄に表示されます。
-
バックアップの予約の停止
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