記事のテンプレートの活用
複数のチームや部門が共同してナレッジベースの記事を作成する場合、記事のスタイルや形式の一貫性を保つことは簡単ではありません。
組織によっては、ナレッジベースの記事の内容は多岐にわたります。研修資料、商品／サービスの説明、よくある質問、トラブルシューティング、お知らせ、アンケート、セキュリティ／コンプライアンスなど、さまざまな情報がナレッジベースの記事として管理されます。
ナレッジベースの記事を作成するにあたって、それぞれのチームや部門の共同編集者が独自のスタイルや形式を使用すると、それぞれ異なるスタイルや形式の記事が作成されます。その結果、記事によって記載されている情報の種類が異なり、記事の一貫性が失われてしまいます。
ナレッジベースの記事の種類によって、記事のスタイルや形式は異なります。主な例は、以下のとおりです。
- 技術系のドキュメントでは、すべての部門において形式を統一することが求められます。記事の作成者が異なる場合に、形式やスタイルが統一されていないと、詳細や必要な情報が不足する可能性があります。テンプレートを作成することで、導入、メリット、使用条件、使用手順、画像などをすべての記事に一貫して盛り込むことが可能です。
- APIドキュメントでは、説明、手順、パラメーター、リクエスト、レスポンスなどの各種内容を明確にわかりやすく記載することが求められます。
- 研修資料では、研修の目的、対象者、要件、権限、手順、事例、よくある質問、概要、クイズなどの内容が求められます。
- よくある質問やトラブルシューティングの記事では、問題と解決方法を正確にわかりやすく記載する必要があります。
Zoho Deskでは、記事のテンプレートを作成して記事の一貫性を保つことができます。このページでは、記事のテンプレートの作成方法や各種操作方法について説明します。
利用条件
必要な権限記事のテンプレートを作成、編集、削除、復元するには、［ナレッジベース］タブのアクセス権限が必要です。
各プランの機能と制限を確認する
記事のテンプレートの作成
ナレッジベースの記事の編集画面で記事のテンプレートを使用するには、はじめに記事のテンプレートを作成する必要があります。テンプレートには、見出し、段落のスタイル、表、画像、動画、開閉メニュー、タブなどの要素を追加できます。記事のスタイルを統一することが可能です。
記事のテンプレートを作成するには
- ［ナレッジベース］タブ→［テンプレート］の順に移動します。
- 対象のカテゴリーを選択し、［+ テンプレートを追加する］をクリックします。
- テンプレートのスタイルや形式を入力します。
- ［公開する］をクリックします。
記事のテンプレートのチェック
カテゴリーにチェック担当者が追加されている場合、記事のテンプレートのチェックを申請できます。
記事のチェックを申請すると、チェック担当者に通知メールが送信されます。
カテゴリーへのチェック担当者の追加方法に関する詳細については、こちらをご参照ください。
チェックが完了すると、テンプレートを使用して記事を作成できるようになります。
記事のテンプレートをチェック／公開するには
- ［ナレッジベース］タブ→［テンプレート］の順に移動します。
- ［チェック］タブを開きます。
- 必要に応じてテンプレートを編集し、［公開する］をクリックします。
編集画面での記事のテンプレートの挿入
記事を作成するにあたって、特定のカテゴリーで作成されたテンプレートを使用できます。
たとえば、入社手続きや品質チェックに関する記事を作成する際に、該当のカテゴリーで作成されたテンプレートを使用することが可能です。
記事のテンプレートを使用するには
- ［ナレッジベース］タブに移動します。
- 記事の一覧画面で、画面右上にある［+］（記事の追加）アイコンをクリックします。
- ［テンプレートを挿入する］をクリックします。
- 対象の記事のテンプレートを選択し、［テンプレートを使用する］をクリックします。
- 記事の文章を入力します。
- ［公開する］をクリックします。
記事のテンプレートの削除／復元
必要に応じて記事のテンプレートを削除したり、復元したりできます。
記事のテンプレートを削除するには
- ［ナレッジベース］タブ→［テンプレート］の順に移動します。
- 対象の記事のテンプレートにカーソルを合わせて、削除アイコンをクリックします。
- 確認画面で［削除する］をクリックします。
削除した記事のテンプレートは、60日間保持されます。60日間が経過すると、記事のテンプレートはごみ箱から完全に削除されます。
記事のテンプレートを復元するには
- ［ナレッジベース］タブ→［ごみ箱］の順に移動します。
- ［テンプレート］タブを選択します。
- 復元アイコンをクリックして、対象の記事のテンプレートを復元します。