チームの追加と管理

チームの追加と管理

Zoho Deskのチームとは

Zoho Deskでは、部署やプロジェクトごとにチームを作成し、チームに対して問い合わせや活動（タスク、予定、通話）を割り当てることができます。チームには、ユーザーだけでなく、役職、役職とその部下、別のチームを指定することも可能です。

 

チームを作成し、問い合わせや活動をチームに対して割り当てると、チーム内での情報共有や作業分担をスムーズに行えるようになります。
たとえば、「エンタープライズサポート」というチームを作成し、大企業や公的機関などからの問い合わせをこのチームに割り当てることができます。これ以外にも、中小企業を担当するチーム、個人顧客を担当するチーム、導入支援を担当するチームなど、サポートの対象や目的に応じてさまざまなチームを作成することが可能です。 
利用条件 
Info必要な権限
チームの作成や管理には、担当者やチームの管理に関する権限が必要です。
各プランの機能と制限を確認する

チームの作成

チームは、部門ごとに作成できます。チームには、該当の部門に所属するユーザー、役職、役職とその部下、別のチームを追加できます。各部門には、最大60件のチームを作成できます。  各チームには、最大でユーザー100人、チーム50件、役職20件、役職と部下20件を追加できます。チームの作成においては、以下の設定が必要です。
  1. 部門の選択：どの部門にチームを作成するかを指定します。組織内に複数の部門がある場合、チームには1つの部門のみを関連付けることができます。複数の部門を関連付けることはできません。
  2. 名前の入力：チーム名を入力します。簡潔で分かりやすい名前を設定するとよいでしょう。
  3. ロゴの追加：必要に応じて、チームのロゴを選択／アップロードします。あらかじめ用意されているアイコンを選択することも、独自の画像をアップロードすることもできます。たとえば、セキュリティ担当チームのロゴには、セキュリティ保護に関連するアイコンを利用すると分かりやすいでしょう。ロゴを設定しておくと、以下の場面でチームを識別しやすくなります。

    1. 問い合わせの担当者を選択する

    2. 問い合わせを割り当てる

    3. 分類表示で問い合わせを表示する

    4. 活動を割り当てる

    5. ［顧客］タブで連絡先や取引先に関連付けられている問い合わせを一覧表示する（問い合わせを担当しているチームがアイコンで表示されます） 

    6. 問い合わせの非公開コメントでチームにメンションする（チームにメンションした場合、チーム名のみが表示され、チームメンバーの名前は表示されません）

    7. 問い合わせの独自のデータ一覧を作成するとき（データ一覧の表示対象を選択するとき） 

    8. ［活動］タブで活動データを一覧表示するとき（活動を担当しているチームがアイコンで表示されます）

      1. クラッシック表示とコンパクト表示の両方に表示されます。

  4. 説明の入力：チームの説明を簡潔に入力します。
  5. メンバーの選択：チームメンバーには、部門内のユーザー、役職、役職とその部下、別のチームを指定できます。役職や別のチームを指定すると、該当の役職やチームとの間でユーザーを同期できます。
    たとえば、「営業チーム」というチームの中に直販営業チームとパートナー営業チームの2つのチームを追加した場合、直販営業チームに新しいユーザーが追加されると、該当のユーザーが営業チームにも自動で追加されます。 
Info
留意事項
  1. チームは、部門ごとに作成できます。チームには、該当の部門に所属するユーザーのみを追加できます。
  2. チームメンバーには、最大で100人のユーザー、50件のチーム、20件の役職を指定できます。
  3. 各部門には、最大60件のチームを作成できます。
  4. チームには、ユーザーだけでなく、役職、役職とその部下、別のチームも追加できます。
  5. すべてのユーザーをいずれかのチームに所属させる必要はありません。
  6. 1人のユーザーは、複数のチームに所属できます。
  7. プロフェッショナルプランやエンタープライズプランからダウングレードする場合：
    1. 新しい問い合わせと活動をチームに割り当てることはできなくなります。
    2. 割り当てルールの割り当て対象としてチームを選択することはできなくなります。
    3. チームに割り当てられている既存の問い合わせでは、担当者の項目に該当のチーム名が引き続き表示されます。 
チームを作成するには：
  1. 画面右上の（設定）アイコンをクリックし、［ユーザー管理］→［チーム］の順に移動します。
  2. ［新しいチーム］をクリックします。
  3. ［チームの情報］画面で以下の操作を実施します。
    1. チーム名を入力します。必要に応じて、ロゴを選択するかアップロードします。また、チームの説明を入力します。
    2. チームメンバーを選択します。
      チームメンバーとしては、担当者、役職、役職と部下、チームを選択できます。
  4. 設定が完了したら、［保存する］をクリックします。

チームへの割り当ての有効化 

チームへの割り当ての設定を有効にすると、割り当てルールを通じて問い合わせや活動（予定やタスクなど）をチームに対して自動で割り当てることができるようになります。 
チームへの割り当てを有効にするには：
  1. 画面右上の（設定）アイコンをクリックし、［ユーザー管理］→［チーム］の順に移動します。
  2. ［チーム］の設定ページの上部にある選択リストで［部門］を選択します。
  3. ページ右上の［チームへの割り当て］の切り替えボタンをクリックすると、設定を有効／無効にできます。

Notes
メモ
  1. チームへの割り当ての設定が有効になっていない場合、チームへの自動割り当てを実行することはできません。割り当てルールの割り当て対象にはユーザーのみを指定できます。
  2. チームへの割り当ては、該当の部門内でのみ有効です。チームへの割り当てを有効にすると、該当の部門内のすべてのチームに対する割り当てが可能になります。
  3. 初期設定では、チームへの割り当てはすべての部門で有効になっています。管理者権限を持つユーザーは、必要に応じてこの設定を無効にすることができます。

チームの編集と削除

作成したチームの名前やロゴ、説明、メンバーなどは必要に応じていつでも変更できます。また、不要なチームがある場合には、チームを削除することも可能です。チームを削除する場合は、削除する前に、チームに割り当てられている未完了の問い合わせと活動を、別のユーザーまたはチームに割り当て直す必要があります。
チームを編集、削除するには：
  1. 画面右上の設定アイコンをクリックし、［ユーザー管理］→［チーム］の順に移動します。  
  2. ［チーム］の上にカーソルを重ね、編集／削除アイコンをクリックします。
  3. 編集の場合は、設定を編集し、［保存する］をクリックします。
  4. 削除の場合、［チームの再割り当てと削除］の画面で未完了の問い合わせと未完了の活動の担当者（割り当て先）を指定します。

  5. ［再割り当てと削除］をクリックします。

チームへの通知の送信   

問い合わせや活動がチームに対して割り当てられた際に、チームメンバーに対してメール通知、SMS通知、フィード通知を送信できます。
フィード通知（画面右上の通知アイコンから確認可能）

メール通知、SMS通知
チームへの通知を有効にするには：
  1. 画面右上の［設定］アイコンをクリックし、［カスタマイズ］→［通知］の順に移動します。
  2. 画面左側のメニューで［通知］の欄にある［通知ルール］をクリックします。
  3. ［チームへの通知］の欄で各処理に対応する切り替えボタンをクリックすると、該当の処理に関するメール通知やSMS通知を有効／無効にできます。 
  4. 画面左側のメニューで［フィード設定］をクリックすると、問い合わせとタスクのそれぞれに関するフィード通知を有効／無効にできます。
関連情報：
チームの概要