ユーザーデータの収集と管理は複雑な作業です。アカウント作成時に、各情報を必須、任意、不要のいずれにするかなど、さまざまな点を検討する必要があります。また、各情報に必要な保護レベルや、ユーザー自身による情報の編集を許可するかどうかも決める必要があります。しかし、最も難しいのは、実際にデータを収集することです。

 

例を見てみましょう。

 

全従業員の名前、メールアドレス、勤務シフトの詳細、緊急連絡先を収集することにしたとします。この場合、いくつかの要件に対応する必要があります。まず、ユーザーデータの保存先に、勤務シフトの詳細と緊急連絡先情報を保存する項目が必要です。これらの項目を追加したら、必須項目に設定する方法も必要です。さらに、ユーザーの緊急連絡先などの機密情報を暗号化できるようにする必要もあります。

項目の管理は、これらの問題を解決するための機能です。独自の項目を作成、カスタマイズしたり、システム項目の編集権限を変更したりできます。カスタム項目を使用すると、管理パネルの既定の項目には保存できない情報も含め、ユーザーの追加時に関連するすべての情報を保存できます。

カスタム項目を使用すると、ユーザーのインポートやLDAP同期の際に、関連するすべてのデータをインポートすることもできます。既存のユーザーデータの保存先やLDAPサーバーには、Zoho管理パネルにない項目が含まれている場合があります。インポートまたは同期する前に、これらの項目を項目の管理でカスタム項目として追加できます。

［名前］と［メールアドレス］は、初期設定で必須となっている項目で、システム項目と呼ばれます。これらの項目はカスタマイズや削除ができません。ただし、ユーザーがZohoアカウントからこれらの項目を編集できないように制限できます。

たとえば、ユーザーが［メールアドレス］項目で個人用メールアドレスを更新できないように設定できます。

項目の種類	入力例	暗号化の可否	追加可能な項目の上限
1行テキスト	ジェーン・ドウ	可	20
電話番号	(123) 456-7890	可
メール	sample@example.com	可
URL	https://www.example.com/	可
複数行テキスト	アリス・スミス-エンジニアリング、 ボブ・ジョーンズ-マーケティング、 チャーリー・ブラウン-物流。	可	5
数値	123	可	10
長整数	1,234,567,890,123,456,789,012,345,678,901,234,567,890	可
小数	123.5	不可	5
パーセント	14.5	不可
日付	-	可	5
日時	-	可
チェックボックス	-	不可	5
選択リスト	-	不可	5
複数選択	-	不可	5

 

米国では、電子的保護対象医療情報の管理は、1996年制定の医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）のセキュリティ規則の対象です。HIPAAセキュリティ規則は、患者の同意なしに機密性の高い健康情報が開示されるのを防ぐために制定された連邦法です。電子的保護対象医療情報を取り扱う組織は、HIPAAの規則に準拠する必要があります。Zoho Oneでは、電子的保護対象医療情報を含むものとして設定されたカスタム項目が暗号化されます。

HIPAAによると、電子的保護対象医療情報に該当する健康情報には、次のようなものがあります。