基本設定 2

基本設定 2

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基盤の準備が整ったら、Zoho Directoryの主要な要素を設定します。
この段階では、ユーザーをZoho Directoryに追加して整理し、アプリケーションを追加して、従業員が必要なアプリケーションにアクセスできるようにします。

Zoho Directoryへのユーザー追加方法の決定

ユーザーを追加する前に、ユーザー情報をZoho Directoryに取り込んで管理する方法を決めます。
最適な方法は、従業員数と、組織のユーザー情報が現在保存されている場所によって異なります。
状況
推奨される方法
ユーザー数が少ない
ユーザーを手動で追加する
ユーザー情報が表計算シートに保存されている
ユーザーを一括インポートする
ユーザーがActive Directoryで管理されている
ディレクトリ同期を設定する
ユーザーがLDAPで管理されている
適切なディレクトリ連携を設定する
ユーザーが別のID管理システムで管理されている
利用可能な連携方法と同期方法を確認する
検討事項
次の点を確認してください。
  1. 従業員情報の正式な情報源は現在どこにありますか？
  2. ユーザーはどのくらいの頻度で追加または削除されますか？
  3. 現在、従業員情報を管理しているのは誰ですか？
  4. ユーザーをZoho Directoryで直接管理しますか？それとも別の情報源から同期しますか？
  5. 従業員情報への変更をどのようにZoho Directoryへ反映しますか？
重要である理由
これは、設定における最も重要な決定事項の1つです。
従業員のID情報がすでに別のシステムで管理されている場合、Zoho Directoryで手動で作成し直すと、データの重複や管理作業の増加につながる可能性があります。
適切なユーザー管理方法を選択することで、その後のオンボーディング、更新、オフボーディングが容易になります。
詳細：ユーザーの追加、インポート、同期

ユーザーの追加またはインポート

ユーザー管理方法を選択したら、従業員をZoho Directoryに追加します。
利用可能な方法
利用環境に応じて、次の方法を使用できます。
  1. ユーザーを個別に追加する
  2. ファイルを使用して複数のユーザーをインポートする
  3. 既存のディレクトリからユーザーを同期する
  4. 対応している連携機能を使用して、ユーザーをZoho Directoryに追加する
確認事項
ユーザーを追加する前に、重要な従業員情報が正確であることを確認してください。
次の項目を確認してください。
  1. 姓と名
  2. メインのメールアドレス
  3. 従業員情報
  4. 勤務地
  5. 役職
  6. 部署またはチームの詳細
  7. 組織で使用するその他の属性
重要である理由
ユーザー情報は、その後の多くのZoho Directory操作の基盤になります。
ユーザー情報が正確であれば、次の操作が容易になります。
  1. ユーザーの整理
  2. アプリケーションの割り当て
  3. グループの作成
  4. アクセス条件の適用
  5. 管理権限の委任
  6. 従業員のライフサイクルに伴う変更の管理

グループによるユーザーの整理

ユーザーを追加したら、組織の運用方法に合わせてグループに分類します。
グループは、チーム、職務、プロジェクト、拠点、その他の論理的なユーザー区分を表すために使用できます。
検討事項
グループは、必ずしも正式な組織図に合わせる必要はありません。
ユーザーの管理方法やアクセス権の付与方法に基づいてグループを作成します。
たとえば、同じアプリケーションを使用する異なる部署の従業員を、1つの共通グループにまとめることができます。
重要である理由
グループを使用すると、管理が容易になります。
個々のユーザーにアプリケーションや設定を繰り返し割り当てる代わりに、複数のユーザーのアクセス権をまとめて管理できます。
推奨事項
用途が限定されたグループを多数作成するのではなく、アクセス管理に繰り返し利用できる、わかりやすいグループを作成してください。
詳細：グループの作成と管理
​
アプリケーションの追加と設定
次に、従業員がアクセスする必要のあるアプリケーションを追加します。
Zoho Directoryを使用すると、管理者はアプリケーションへのアクセスとサインイン設定を一元管理できます。
追加できるアプリケーション
利用環境に応じて、次のアプリケーションを追加できます。
  1. Zohoアプリケーション
  2. アプリカタログで提供されているアプリケーション
  3. 事前連携済みのSSOアプリケーション
  4. 組織で使用しているカスタムアプリケーション
設定内容
最も広く使用されているアプリケーションや、業務上重要なアプリケーションから始めます。
アプリケーションごとに、次の点を確認します。
  1. アクセスが必要なユーザー
  2. SSOの設定が必要かどうか
  3. 自動プロビジョニングに対応しているか、または必要かどうか
  4. 組織内でアプリケーションを管理する担当者
重要である理由
Zoho Directoryにアプリケーションを追加すると、組織に接続されているアプリケーションと、それらへのアクセスが必要なユーザーを管理者が把握しやすくなります。
また、アプリケーションのアクセス権とSSO設定を一元管理するための準備も整います。
小規模から開始
初日から、組織で使用するすべてのアプリケーションを追加する必要はありません。
まずは重要なアプリケーションをいくつか追加して設定を検証し、徐々に追加していきます。
詳細：アプリケーションの追加と設定
​
ユーザーまたはグループへのアプリケーションの割り当て
アプリケーションを追加したら、各アプリケーションへのアクセスを許可するユーザーを決めます。
組織の要件に基づいて、適切なユーザーまたはグループにアプリケーションを割り当てることができます。
設定内容
各アプリケーションについて、次の点を確認します。
  1. アクセスが必要なチーム
  2. 個人とグループのどちらにアクセス権を付与するか
  3. アクセス権をユーザー属性やその他の条件に基づいて付与するかどうか
  4. 機密性の高いアプリケーションへのアクセスを承認する担当者
推奨事項 
可能な場合は、個々のユーザーにアプリケーションを繰り返し割り当てるのではなく、グループを使用してアクセス権を管理してください。
重要である理由
アプリケーションの割り当てを体系的に行うことで、次の利点があります。
  1. 反復的な管理作業を削減できる
  2. 一貫したアクセス権を維持しやすくなる
  3. オンボーディングが容易になる
  4. 従業員の役割変更時にアクセス権を変更しやすくなる
  5. オフボーディングを管理しやすくなる
最小権限の原則
通常、ユーザーには担当業務に必要なアプリケーションのみへのアクセスを許可します。
後で役立つ可能性があるという理由だけで、アプリケーションを割り当てないでください。

詳細：アプリケーションの割り当て

高度な設定に進む前の確認

パート2の完了時には、次の状態になっていることが理想的です。
  1. 組織の基本情報が設定されている
  2. ドメインが認証されている
  3. Zoho Directoryでユーザーを利用できる
  4. ユーザーが適切に整理されている
  5. 重要なアプリケーションが追加されている
  6. アプリケーションへのアクセス権が割り当てられている
これで、IDとアプリケーションを管理するための基本的な仕組みが整いました。
次に、認証、セキュリティ制御、権限の委任、自動化、監視を通じてアクセス管理を強化します。