プロセス完了メールの設定
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承認 > プロセス完了メール では、エントリーの最終承認ステータスが承認または却下になったときに通知を送信するメールテンプレートを設定できます。
プロセス完了メールは、次のセクションで設定できます:
最終承認メールテンプレートの設定
最終承認ステータスは、承認プロセス内のすべての承認レベルを通過した後のフォームエントリーのステータスです。データの最終承認ステータスが承認の場合、メール通知を送信できます。
最終承認時に送信されるメールのテンプレートを設定するには、
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承認 > プロセス完了メール に移動し、最終承認メールの下にある設定をクリックします。
- メールの差出人アドレス、宛先アドレス、件名、およびメッセージを指定します。
ドロップダウンの差出人メールを追加オプションをクリックして、組織ユーザーのメールアドレスを差出人アドレスとして選択できます。
マージタグを使用して、フォーム回答の値を件名やメッセージに差し込むことができます。 - 項目のアップロードファイルや添付ファイルを含めたり、フォームエントリーのPDFコピーを送信したり、マージドキュメントをメールの添付ファイルとして追加したりするかどうかを選択できます。
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保存をクリックします。
メール通知をさらにカスタマイズし、視覚的に魅力的なメールを作成するには、[詳細エディターを使用]をクリックします。フォームの承認ステータスを表示するために、フォーム承認履歴項目を含めることができます。この項目は、送信済みエントリーのステータスを、1つまたは複数の承認レベルにわたってユーザーや承認者に通知するのに最適です。各レベル、承認者、承認処理の内容、理由、タイムスタンプを示す構造化された表が自動的に生成されます。追加のカスタマイズ設定については、この項目の項目プロパティセクションを参照してください。
最終却下メールテンプレートの設定
最終承認ステータスは、承認プロセス内のすべての承認レベルを通過した後のフォームエントリーのステータスです。データの最終承認ステータスが却下の場合、メール通知を送信できます。
最終却下時に送信されるメールのテンプレートを設定するには、
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承認 > プロセス完了メール に移動し、最終却下メールの下にある設定をクリックします。
- メールの差出人アドレス、宛先アドレス、件名、およびメッセージを指定します。マージタグを使用して、フォーム回答の値を件名やメッセージに差し込むことができます。
- 項目のアップロードファイルや添付ファイルを含めたり、フォームエントリーのPDFコピーを送信したり、マージドキュメントをメールの添付ファイルとして追加したりするかどうかを選択できます。
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保存をクリックします。
メール通知をさらにカスタマイズし、視覚的に魅力的なメールを作成するには、[詳細エディターを使用]をクリックします。最終承認メールと同じ方法で設定できます。
メモ: チェックボックス、ドロップダウン、ラジオボタン、複数選択、画像選択などの選択式項目に割り当て値としてマッピングされた特定のアドレスに、最終承認メールおよび最終却下メールを送信できます。