承認プロセスでのメール通知の送信方法

承認プロセスでのメール通知の送信方法

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承認プロセス中に、ユーザーや回答者に通知するためのメール通知テンプレートを設定できます。Microsoft 365 ユーザーを承認者として追加する場合は、 専用のメールテンプレートを作成して、 フォームの入力が確認用に届いた際に通知することができます。

新しいデータが承認用に送信されたときに承認者へ通知する   

あるレベルでデータが承認用に送信されると、そのレベルの承認者に、承認すべきデータへのリンク付きメールを送信して通知できます。
 設定手順は次のとおりです。

  1. 承認レベルを設定する際に、データ確認通知 を 通知の下で選択します。

  2. ［設定］をクリックし、必要に応じてメールテンプレートをカスタマイズします。

    Record Review Notification


    Notes
    メモ: データ確認通知ポップアップで、チェックボックス、ドロップダウン、ラジオボタン、複数選択、画像選択などの選択式項目に割り当てられた値に基づき、特定のアドレス宛てに reply-to メールを送信することができます。

このレベルが完了としてマークされたときに回答者／承認者へ通知する

あるレベルでデータが承認され、次のレベルへ進んだときに、メールを送信して、回答者および承認者に承認ステータスの更新を通知することができます。
 設定手順は次のとおりです。

  1. 承認レベルを設定する際に、レベル完了通知を 通知の下で選択します。

  2. ［設定］をクリックし、必要に応じてメールテンプレートをカスタマイズします。
    Level Complete Notification メール通知をさらにカスタマイズし、視覚的に魅力的なメールを作成するには、［詳細エディターを使用］をクリックします。また、現在のレベルの承認ステータスを承認者名、判断、理由、タイムスタンプとともに表示するために、 レベル確認履歴項目を含めることもできます。追加のカスタマイズ設定については、この項目の項目プロパティセクションを参照してください。
    Level Complete Notification using Advanced Editor
              
    Notes
    メモ: レベル承認メール通知を、選択式項目に割り当てられた値に基づいて特定のアドレス宛てに送信することができます。

Microsoft 365 承認者向けメールテンプレートの設定

Microsoft 365 ユーザーを承認者として追加した場合、確認用の新しいフォーム入力を受信した際に通知するための専用メールテンプレートを設定できます。通知を受け取った承認者は、Outlook メールから直接フォーム入力を表示し、データを承認または却下できます。
設定手順は次のとおりです。
  1. 承認レベルを設定し、［ 通知］の下でメール通知テンプレートを設定しているときに、テンプレートを作成するため、 を［メッセージ］セクションの近くでクリックします。
    mail template for Microsoft 365 approvers

  2. テンプレートのメールヘッダーおよびメールフッターのメッセージをカスタマイズします。
  3. ［データ概要ヘッダー項目を選択］の下で、フォーム内の名前、電話番号、メール、住所項目を選択し、メール通知内にデータ概要ヘッダーとして表示する項目を指定します。
  4. ［フォーム項目を選択］の下で、概要としてインライン表示するフォーム項目を選択し、各選択済み項目に対して表示名を入力します。

    Outlook Template

  5. 承認者が Microsoft Teams 上の Zoho Forms アプリを使用している場合、フォーム入力を受信するたびに、リクエストを承認または却下できるアクションカード付きの承認通知を Microsoft Teams チャンネルに送信するよう選択できます。 次の例のように表示されます。
    Approval notifications to Microsoft Teams channel with cards to approve or deny the request

    Notes メモ: Microsoft Teams チャンネルで通知の受信を開始するには、承認者は個人の Zoho Forms アプリのチャットで 設定 コマンドを送信する必要があります。
  6. テンプレート右上の［プレビュー］をクリックして、メールがリアルタイムでどのように表示されるかを確認します。
  7. ［完了］をクリックして、このテンプレートを保存します。

承認者が申請を承認または却下すると、カードが更新され、申請のステータスが Outlook とMicrosoft Teams チャンネル（Microsoft Teams で通知するように設定している場合）の両方で更新されます。

Notes
メモ:
  1. Office 365 ユーザーと組織ユーザーの両方が同じレベルの承認者として追加されている場合、このメールテンプレートで通知されるのは Office 365 ユーザーのみです。
  2. このテンプレートを削除した場合、Office 365 ユーザーには、組織ユーザー向けに設定されているメールが送信されます。