承認プロセスにおけるメール通知の送信

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承認プロセス中にユーザーや回答者に通知するためにメール通知テンプレートを設定できます。Microsoft 365のユーザーが承認者として追加された場合、別のメールテンプレートを彼らがフォームエントリーを確認するために受け取ったときに通知するために作成できます。

新規レコードが承認のために送信されたときに承認者に通知する

あるレベルでレコードが承認のために送信されると、そのレベルの承認者に確認する必要があるレコードへのリンク付きのメールを送信して通知することができます。これを行うには、

承認レベルを設定する際に、レコード確認通知を選択します。これは通知下にあります。
設定をクリックし、必要に応じてメールテンプレートを修正します。

メモ: 特定のアドレスにリプライメールを送信することができます。選択ベースの項目（チェックボックス、ドロップダウン、ラジオ、複数選択、画像選択など）に対して値を割り当てることができます。これはレコード確認通知のポップアップで行うことができます。

このレベルが完了とマークされたときに回答者/承認者に通知する

データがあるレベルで承認済みになり、次のレベルに移行した場合、回答者や承認者にメールを送って承認ステータスを更新することを選択できます。
これを行うには、

承認のレベルを設定する際に、「レベル完了通知」を 「通知」の下で選択します。
「設定する」をクリックし、必要に応じてメールテンプレートを変更します。

メモ: レベル承認のメール通知を、選択に基づく項目の値を割り当てる特定のアドレスに送信することができます。

Microsoft 365承認者向けのメールテンプレートの設定

Microsoft 365 のユーザーを承認者として追加すると、新たなフォームエントリが確認のために届いたときに通知するための別途メールテンプレートを設定できます。通知を受け取ったら、フォームエントリを表示し、データを直接Outlookメールから承認するか拒否することができます。

これを設定するには、

承認のレベルを設定し、通知の下でメール通知テンプレートを設定する際、 メッセージのセクション近くをクリックしてテンプレートを作成します。
テンプレートのメールヘッダーとメールフッターメッセージをカスタマイズします。
データ概要ヘッダー項目を選択するの下で名前、電話番号、メール、住所という項目を選択します。これらは、メール通知のデータ概要ヘッダーとして表示するフォームの項目です。
フォーム項目を選択するの下で、概要のインラインとして表示するフォーム項目を選択し、各選択済み項目に対して表示名を入力します。
If 承認者がZoho FormsアプリをMicrosoft Teamsで使用している場合、選択して承認の通知をMicrosoft Teamsチャネルに送信し、リクエストを承認するか拒否するためのアクション可能なカードが表示されますフォームのエントリが受け取られるたびに次のように表示されます。

メモ:Microsoft Teamsチャネルで通知を受け取り始めるには、承認者は自身の個人的なZoho Formsアプリのチャットで設定コマンドを実行する必要があります。
テンプレートの右上隅でプレビューするをクリックし、メールがどのようにレンダリングされるかをリアルタイムで確認します。
このテンプレートを保存するためには、クリックします。

承認者がリクエストを承認または拒否すると、カードが更新され、リクエストのステータスがOutlookおよびMicrosoft Teamsのチャネル（Microsoft Teamsでの通知を選択した場合）の両方で更新されます。.

メモ:

同じレベルに対してOffice 365 ユーザーとあなたの組織のユーザーの両方が承認者として追加された場合、Office 365 ユーザーのみがこのメールテンプレートによる通知を受け取ります。
このテンプレートを削除した場合、Office 365 ユーザーは、組織ユーザーに対して設定されたメールを受け取ります。