承認設定の構成

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承認設定では、ボタンのラベルのカスタマイズ、入力内容が承認された後にのみフォームに設定された連携を処理する設定、承認者に代わって入力内容を承認または却下する承認管理者の再割り当て、保留中の承認に関する通知の予約設定を行えます。

承認設定は、次のセクションで設定できます。

承認プロセスの一般設定

一般設定では、初期設定のボタンラベルを変更したり、フォームで承認されたレコードのみを連携サービスに送信したりできます。設定するには、

［承認］→［設定］に移動します。

ボタンのラベル

一般設定では、初期設定の［承認］ボタンと［却下］ボタンのラベルを必要に応じてカスタマイズできます。

承認操作

承認操作では、承認者が承認プロセスにおける送信内容の流れを管理できるよう、追加の操作を有効にできます。

差し戻し

［差し戻し］を使用すると、承認者は再確認のために送信内容を前の承認レベルに戻すことができます。一般設定で［差し戻し］の切り替えボタンを有効にすると、承認レベルごとに個別に設定できます。

承認レベルでの差し戻しの設定

［承認］に移動し、設定するレベルを選択します。
編集アイコンをクリックして、［レベルを編集］を開きます。
［レベル設定］→［承認操作］に移動し、［差し戻し］の切り替えボタンを有効にします。
［保存］をクリックします。

ワークフロー

1. ワークフロー設定で［承認が完了した場合にのみ連携を処理する］を選択すると、承認されたレコードのみを連携サービスに送信できます。選択すると、フォームの送信内容が承認された際に実行される連携サービスの一覧が表示されます。

2. フォームの添付ファイルを管理で設定したクラウドストレージサービスに、フォームの添付ファイルを承認が完了した場合にのみ保存することもできます。

ワークフローの実行

［ワークフローの実行］セクションには、各実行条件に設定されている自動化サービスが表示されます。これにより、承認ワークフローの各段階で有効なサービスをすばやく確認できます。

承認時

フォームの送信内容が承認された際に実行される自動化サービスが一覧表示されます。これらのサービスは、送信内容の承認が完了すると実行されます。

却下時

フォームの送信内容が却下された際に実行される自動化サービスが一覧表示されます。これらのサービスは、送信内容が却下済みになると実行されます。

検証

検証で［確認理由を必須にする］を選択すると、承認者に確認理由の入力を必須とすることができます。

メモ

1. この設定は、［フォームの添付ファイルを管理］でストレージサービスを設定している場合にのみ利用できます。

2. ［フォームの添付ファイルを管理］でZoho WorkDriveへの20MBを超えるファイルのアップロードを許可するよう設定している場合、この設定は無効になります。

承認管理者の変更

初期設定では、フォーム管理者が承認管理者になります。承認管理者は、他の承認者に代わってフォームの入力内容を承認または却下したり、承認レベルをスキップしたり、承認プロセス全体を監視したりできます。ただし、承認管理者が項目を編集できるのは、必要な編集権限がある場合のみです。項目が読み取り専用モードに設定されている場合、フォーム承認管理者でも入力内容を変更できません。

フォームの初期設定の承認管理者を変更するには、

［承認］→［設定］→［承認管理者］に移動します。
［現在の割り当て先］に表示されているメールアドレスが現在の管理者です。［再割り当て先］に、割り当てる管理者のメールアドレスを入力します。
［割り当て］をクリックします。

保留中の承認通知の予約設定

［保留中の承認通知の予約設定］では、保留中の承認に関するメール通知をフォーム承認管理者と承認者の両方に送信するよう予約設定できます。

フォーム承認管理者宛て

このメール通知はフォーム承認管理者に送信され、指定したフォーム内のすべての承認要求と、それぞれの承認者および承認レベルをまとめた概要を確認できます。

メール通知の設定では、

1. ［すべてのレベル］または［特定のレベルを選択］を選び、保留中の承認に関するメール通知を送信できます。

2. 通知の［頻度］は、毎日、2日ごと、3日ごと、毎週から選択でき、必要に応じてリマインダーのスケジュールを調整できます。

3. メールを送信する特定の［時刻］も指定でき、適切な時刻に受信者へ届くよう設定できます。

メールエディターでは、

4. 次のセクションをカスタマイズできます。

送信元：初期設定のメールアドレスはフォームの所有者に設定されています。また、ドロップダウンの［送信者のメールアドレスを追加］をクリックすると、組織ユーザーのメールアドレスを送信元アドレスとして選択できます。

宛先：宛先に設定できるのは、［追加項目］（フォーム承認管理者）のみです。

返信先：返信先の項目には組織ユーザーのみを最大5人まで設定できます。

件名：件名には、フォーム名と承認保留通知のテキストが自動的に関連付けられます。必要に応じてカスタマイズすることもできます。

本文：メール本文には初期設定の内容が入力されており、必要に応じて編集できます。［差し込みタグ］を使用して、メール本文に差し込みタグ（保留中の概要、フォーム管理者、フォーム名）を挿入することもできます。

6. ［保存］をクリックします。

承認者宛て

このメール通知は、フォーム内のすべてのレベルまたは特定のレベルの承認要求が保留中で、処理を進めるために承認者の操作が必要な場合に送信されます。

メール通知の設定では、

1. ［すべてのレベル］または［特定のレベルを選択］を選び、保留中の承認に関するメール通知を送信できます。

2. 通知の［頻度］は、毎日、2日ごと、3日ごと、毎週から選択でき、必要に応じてリマインダーのスケジュールを調整できます。

3. メールを送信する特定の［時刻］も指定でき、適切な時刻に受信者へ届くよう設定できます。

メールエディターでは、

4. 次のセクションをカスタマイズできます。

宛先：宛先に設定できるのは、［追加項目］（レベルの承認者）のみです。

返信先：返信先の項目には組織ユーザーのみを最大5人まで設定できます。

件名：件名には、フォーム名と承認保留通知のテキストが自動的に関連付けられます。必要に応じてカスタマイズすることもできます。

本文：メール本文には初期設定の内容が入力されており、必要に応じて編集できます。［差し込みタグ］を使用して、メール本文に差し込みタグ（保留中の概要、フォーム管理者、フォーム名、承認者名）を挿入することもできます。

6. ［保存］をクリックします。

予約通知の管理

1. ［予約ステータス］の切り替えボタンを使用して、保留中の承認通知の予約設定を無効または有効にできます。

メニューから通知設定を編集または削除することもできます。

メモ。

1. 保留中の承認通知の予約設定機能は、Standardプラン以上でのみ利用できます。

2. 1つの組織で作成できるスケジュールは最大200件です。

3. 保留中の承認通知が予約設定されたフォームをゴミ箱に移動した場合、フォームを復元した後に通知を手動で再度有効にする必要があります。

4. フォームの承認プロセスを無効にすると、次回の通知サイクルでスケジュールが自動的に無効になります。

5. レコードがないフォームには、保留中の承認に関するメール通知は送信されません。ただし、フォームの監査ログには記録されます。