承認設定の構成
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承認設定では、ボタンラベルのカスタマイズ、フォームと連携している連携処理を承認済みのエントリーに対してのみ実行する設定、承認者に代わって承認管理者がエントリーを承認または却下する権限の再割り当て、保留中の承認に対する通知のスケジュール設定が行えます。
承認設定は、次のセクションで行えます。
承認プロセスの一般設定
一般設定では、デフォルトのボタンラベルを変更し、フォーム送信データのうち承認済みのデータのみを連携サービスに送信するように設定できます。操作手順は次のとおりです。
[承認] > [設定] に移動します。
ボタンラベル
一般設定では、デフォルトの[承認]ボタンと[却下]ボタンのラベルを任意の文言にカスタマイズできます。
ワークフロー
ワークフロー
1. ワークフロー設定では、[承認が成功した場合のみ連携処理を実行]オプションを選択することで、承認済みデータのみを連携サービスに送信するように設定できます。
2. また、フォーム添付ファイルの管理で設定したクラウドストレージサービスに、承認が成功した場合にのみフォーム添付ファイルを保存するように設定することもできます。
検証
[検証]では、[承認理由を必須にする]を選択することで、承認者に対して承認・却下の理由入力を必須にすることができます。
メモ
1. このオプションは、[フォーム添付ファイルの管理] でストレージサービスを設定している場合にのみ利用できます。
2. [フォーム添付ファイルの管理] でZoho WorkDrive で 20 MB を超えるファイルを許可するように設定している場合、このオプションは無効になります。
承認管理者の変更
デフォルトでは、フォーム管理者が承認管理者として設定されています。承認管理者は、他の承認者に代わってフォームエントリーを承認または却下したり、承認レベルをスキップしたり、承認プロセス全体を監視したりできます。ただし、承認管理者が項目を編集できるのは、編集権限が付与されている場合のみです。項目が読み取り専用に設定されている場合は、フォーム承認管理者であってもそのエントリーを変更することはできません。
フォームのデフォルトの承認管理者を変更するには、
- [承認] > [設定] > [承認管理者] に移動します。
- [現在の担当者] に表示されているメールアドレスが現在の管理者です。[再割り当て先] に新しい管理者のメールアドレスを入力します。
- [割り当て] をクリックします。
保留中通知のスケジュール
[保留中通知のスケジュール] では、保留中の承認に関するメール通知をフォーム承認管理者と承認者の両方に送信するようスケジュール設定できます。
フォーム承認管理者宛て
このメール通知は、指定したフォーム内のすべての承認依頼について、それぞれの承認者とレベルを含む集計サマリーをフォーム承認管理者に送信するものです。
メール通知設定では、
1. 承認が保留中のエントリーについて、すべてのレベルまたは特定のレベルを選択してメール通知を送信するように設定できます。
2. 通知の頻度を、毎日、2日ごと、3日ごと、または毎週から選択して設定でき、運用に合わせてリマインダーのスケジュールを調整できます。
3. メールを送信する時刻も指定でき、受信者に適切なタイミングで届くように設定できます。
メールエディターでは、
4. 次の項目をカスタマイズできます。
差出人:デフォルトのメールアドレスはフォーム所有者に設定されています。ただし、ドロップダウンの[送信元メールアドレスを追加]オプションをクリックして、組織ユーザーのメールアドレスを差出人アドレスとして選択することもできます。
To:To アドレスには追加先（フォーム承認管理者）のみを設定できます。
Reply To:Reply-To 項目には、最大 5 名までの組織ユーザーのみを設定できます。
件名:件名には自動的にフォーム名と「承認保留中の通知」という文言がマッピングされますが、必要に応じて任意の内容にカスタマイズできます。
本文:メール本文にはデフォルトの内容が設定されていますが、さらに自由に編集してパーソナライズできます。また、[マージタグ]を使用して、メールメッセージ内に保留中サマリー、フォーム管理者、フォーム名などのタグを挿入することもできます。
6. [保存]をクリックします。
承認者宛て
このメール通知は、フォーム内のすべてのレベル、または特定のレベルに対する承認依頼が保留中で、その処理を続行するために承認者の操作が必要な場合に承認者へ送信されます。
メール通知設定では、
1. 承認が保留中のエントリーについて、すべてのレベルまたは特定のレベルを選択してメール通知を送信するように設定できます。
2. 通知の頻度を、毎日、2日ごと、3日ごと、または毎週から選択して設定でき、運用に合わせてリマインダーのスケジュールを調整できます。
3. メールを送信する時刻も指定でき、受信者に適切なタイミングで届くように設定できます。
メールエディターでは、
4. 次の項目をカスタマイズできます。
差出人:デフォルトのメールアドレスはフォーム所有者に設定されています。ただし、ドロップダウンの[送信元メールアドレスを追加]オプションをクリックして、組織ユーザーのメールアドレスを差出人アドレスとして選択することもできます。
To:To アドレスには追加先（レベル承認者）のみを設定できます。
Reply To:Reply-To 項目には、最大 5 名までの組織ユーザーのみを設定できます。
件名:件名には自動的にフォーム名と「承認保留中の通知」という文言がマッピングされますが、必要に応じて任意の内容にカスタマイズできます。
本文:メール本文にはデフォルトの内容が設定されていますが、さらに自由に編集してパーソナライズできます。また、[マージタグ]を使用して、メールメッセージ内に保留中サマリー、フォーム管理者、フォーム名、承認者名などのタグを挿入することもできます。
6. [保存]をクリックします。
スケジュール済み通知の管理
1. [スケジュールステータス] トグルを使用して、保留中通知のスケジュールを有効または無効にできます。
2. また、
メニューから通知設定を編集または削除できます。
メモ:
1. 保留中通知のスケジュール機能は、スタンダードプラン以上でのみ利用できます。
2. 1 つの組織で作成できるスケジューラーの最大数は200です。
3. 保留中通知をスケジュールしているフォームをゴミ箱に移動した場合、フォームを復元しても通知は自動では有効にならないため、ユーザーが手動で再度有効化する必要があります。
4. フォームの承認プロセスが無効化されている場合、次回以降の通知タイミングでスケジュール処理は自動的に無効になります。
5. データが 1 件もないフォームについては、保留中メール通知は送信されませんが、フォームの監査ログには記録されます。
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