レコード承認

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フォームの回答を受信したら、レポートを作成して、承認が必要な回答をフィルターで並べ替え・集約できます。承認者を設定してデータを確認し、承認または却下させることができます。これにより、各フォーム回答ごとではなく、1 つの画面で複数のデータをまとめて確認できるため、承認プロセスを効率化できます。

承認者の追加

承認者は、レポート内の回答を確認し、承認または却下できます。各回答についてディスカッションを行い、承認または却下の理由を記録することもできます。

レポートに承認者を追加するには、

承認者を設定したいレポートに移動します。
承認タブ > Approvers に移動し、承認を有効にします。
Approvers を追加で、組織内のユーザーのメールアドレスを入力し、そのレポートの承認者として追加します。
レポートの承認者に設定されたことを知らせるメールを追加したユーザーに送信するには、通知 approvers を選択します。メールの初期設定メッセージを変更し、追加 & 通知をクリックします。

レポートに追加されたすべての承認者を表示するには、Approvers を追加の下にある Approvers をクリックします。

承認者をレポートに追加したら、 承認設定 と 却下設定.を構成できます。

［承認設定］では、承認者に表示される承認オプションの初期設定ラベルを変更し、データが承認されたときにユーザーへメールで通知するかどうかを選択できます。

設定するには、

承認タブで、承認設定をクリックし、必要に応じて初期設定ラベル（承認）を変更します。
データが承認されたときに、組織内のユーザーと回答者にメールを送信するには、承認時のメール通知を有効にする を選択します。
通知したいユーザーのメールアドレスを入力します。メールの初期設定の件名とメッセージを変更し、マージアイコンを使用してフォーム回答の値を差し込むことで、内容をパーソナライズできます。
保存をクリックします。

［却下設定］では、却下オプションの初期設定ラベルを変更し、データが却下されたときにユーザーへメールで通知するかどうかを選択できます。

設定するには、

承認タブで、却下設定をクリックし、必要に応じて初期設定ラベル（Deny）を変更します。
データが却下されたときに、組織内のユーザーと回答者にメールを送信するには、却下時のメール通知 を選択します。
通知したいユーザーのメールアドレスを入力します。メールの初期設定の件名とメッセージを変更し、マージタグを使用してフォーム回答の値を差し込むことで、内容をパーソナライズできます。
保存をクリックします。

メモ: チェックボックス、ドロップダウン、ラジオボタン、複数選択、画像選択などの選択式項目で、選択肢に割り当てた値に対応する特定のメールアドレス宛てに、承認関連のメールを送信することができます。

承認者はどのようにデータを承認／却下できますか？

レポートの回答を承認／却下するには、

各エントリーの［コメント］セクションにコメントを追加し、他の承認者とディスカッションを行う。

［理由を入力］セクションで、レポートを承認／却下した理由を記録する。