フォームとエントリーのインポート

フォームとエントリーのインポート

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概要

フォームとエントリーのインポート機能を使用すると、最初から作成し直すことなく、既存のデータをZoho Formsに取り込むことができます。

Zoho Formsでは、次の2種類のインポート方法を利用できます。

フォームとエントリーのインポート：CSVファイルをアップロードして、新しいフォームを作成します。ファイルの列がフォームの項目になり、行がエントリーとしてインポートされます。
エントリーのインポート：CSVファイルをアップロードして、Zoho Formsですでに作成済みのフォームにエントリーを追加します。

フォームとエントリーのインポート

CSVファイルからフォームを作成し、エントリーをインポートするには、この方法を使用します。
手順は次のとおりです。
  1. Zoho Formsのフォーム一覧ページで、右上にある［新しいフォーム］をクリックします。
  2. 選択する項目は
    ［フォームとエントリーのインポート］です。

    Import Form and Entries

手順1：ファイルのアップロード

  1. CSVファイルをアップロード領域にドラッグ＆ドロップするか、［参照］をクリックしてファイルをアップロードします。
  2. アップロードが完了すると、ファイルの詳細（ファイルサイズ、行数、列数）と、アップロードしたファイル内の数行のプレビューが表示されます。

    File Upload
  3. ［次へ］をクリックして続行します。
Notes
メモ：
  1. 行数が許容上限を超えている場合、フォームのみが作成されます。ファイルサイズを小さくしてから、［すべてのエントリー］→［エントリーのインポート］を使用して、後からエントリーをインポートできます。
  2. インポートする件数がプランの送信件数上限を超えている場合、フォームのみが作成されます。エントリーをインポートするには、プランをアップグレードしてください。

手順2：項目の関連付け

［ファイルの列］には、ファイル内のすべての列見出しが表示されます。各列を、そのデータに最適なZoho Formsの項目（フォームの項目）に関連付けます。

Field Mapping
  1. 列をフォームに含めるにはチェックを入れ、除外するにはチェックを外します。チェックを外した列はインポートされず、フォームの項目としても表示されません。
  2. 選択した各列について、ドロップダウンからフォームの項目の種類を選択します。

手順3：インポート設定

こちらでは、フォームの詳細を設定し、インポートするCSVデータの形式を指定できます。

フォームの設定

Form Setup
  1. ［フォーム名］：フォームのタイトルを入力します。
  2. ［フォームの種類］：作成するフォームの種類を選択します。
インポートデータの形式

Import Data Format

このセクションは、関連付けたファイルに選択式、名前、日時、小数／通貨の項目が含まれている場合にのみ表示されます。選択した項目の種類に応じて、必要な設定が表示されます。アップロードしたファイルに合った形式を選択してください。
  1. ［日付形式］：アップロードしたファイルで使用されている適切な日付表記（例：DD-MM-YYYYまたはMM/DD/YYYY)）を選択します。
  2. ［時刻形式］：ファイルで使用されている時刻形式（例：12時間形式または24時間形式）を選択します。
  3. ［タイムゾーン］：ファイル内の時刻値に適用するタイムゾーンを選択します。
  4. ［カレンダーの言語］：ファイル内のカレンダーまたは日付の値に使用されている言語を選択します。
  5. ［選択式項目の区切り文字］：CSV内で複数の選択値を区切るために使用されている文字を選択します。
  6. ［名前のパターン］：ファイル内で名前の各要素が並ぶ順序（例：名、姓、または姓、名）を選択します。
  7. ［名前の区切り文字］：名前の各要素（例：敬称、名、姓）を区切るために使用されている文字を選択します。
  8. ［小数／通貨の区切り文字］：ファイル内の数値に使用されている形式を選択します。
Info
関連付けた項目のいずれにもこれらの設定が必要ない場合、このセクションは表示されません。
［インポート］をクリックしてフォームを作成します。
Info
［インポート］をクリックした後の処理
フォームが作成され、エントリーのインポートがバックグラウンドで実行されるようにスケジュールされます。インポートが完了すると、概要を記載した通知メールが届きます。

Form Created and Entries Import Scheduled

エントリーのインポート

作成済みのフォームにエントリーを追加するには、この方法を使用します。
手順は次のとおりです。
  1. フォームの［すべてのエントリー］画面を開き、［その他のオプション］アイコン（···）をクリックして、［エントリーのインポート］を選択します。

    Import Entries
Notes
メモ：暗号化されたフォームでは、エントリーのインポートはサポートされていません。

手順1：ファイルのアップロード

  1. CSVファイルをアップロード領域にドラッグ＆ドロップするか、［参照］をクリックしてファイルをアップロードします。
  2. アップロードが完了すると、ファイルの詳細（ファイルサイズ、行数、列数）と、アップロードしたファイル内の数行のプレビューが表示されます。

    File Upload
  3. ［次へ］をクリックして続行します。
Notes
メモ：
  1. 行数が許容上限を超えている場合、アップロードに失敗します。ファイルサイズを小さくして、もう一度お試しください。
  2. インポートする件数がプランの送信件数上限を超えている場合、アップロードに失敗します。より多くのエントリーをインポートするには、プランをアップグレードしてください。

手順2：項目の関連付け

ファイル内の各列を、フォーム内の既存の項目に関連付けます。

Field Mapping

  1. ［データの種類］列では、類似する項目の種類がグループ化されます。選択したデータの種類に基づいて、［項目名］列から対応するフォームの項目を選択できます。
  2. 特定の列の値を含めるにはチェックを入れ、除外するにはチェックを外します。
［インポートデータの形式］セクションは、選択した項目に応じて表示されます。こちらの設定の多くでは、フォームで使用されている形式を選択してください。選択式の項目については、CSVファイルで使用されている区切り文字を選択します。

［エントリーのインポート］をクリックします。

Notes
メモ：
  1. フォームに改行区切り文字が設定された名前項目が含まれている場合、その項目は関連付けできません。続行する前に、［フォーム設定］→［一般］→［その他］で区切り文字を変更してください。
  2. 正常にインポートできるよう、アップロードするファイルの値がフォームの項目形式と一致していることを確認してください。
  3. サブフォーム項目はインポートに対応していないため、項目の関連付けリストには表示されません。

予約インポート

エントリーのインポートは、データ件数にかかわらず予約処理されます。Zoho Formsはバックグラウンドでインポートを処理し、完了すると通知メールを送信します。

通知メールには次の情報が記載されます。
フォームの詳細：フォーム名、インポート日時。
インポートの詳細：ファイル内の合計行数、正常にインポートされたエントリー数。

インポート概要レポートへのアクセス

インポートがエラーを伴って完了した場合は、インポート概要レポートをダウンロードして、エラーを確認し修正できます。アクセスするには、Zoho Formsのホームページでフォームにカーソルを合わせて［監査］をクリックするか、フォーム作成画面を開き、右側の欄から［監査］を選択します。監査ログで該当するインポートの履歴を探し、［インポート概要をダウンロード］をクリックします。

Import Summary

インポート概要レポート
インポート概要レポートには、次の2つのファイルが含まれます。
  1. import_errors：エラーが発生した行と列の値、およびその理由など、セル単位のエラー詳細が記載されています。
Notes
メモ：行の最初の列にある値でエラーが発生した場合、その行の残りの列ではエラーの検出は行われません。
  1. failed_rows：インポートできなかったすべてのデータについて、行全体のデータが記載されています。修正後、［すべてのエントリー］→［エントリーをインポート］から直接再アップロードできます。
Info
インポートが途中で停止する条件
すべての行が処理される前に、インポートが停止する場合があります。この場合、その時点までにインポートされたエントリーは保存され、フォームの［すべてのエントリー］セクションで確認できます。
  1. 無効な行数の上限に到達
    無効なデータを含む行が1,000行に達すると、ファイルに残っている行数にかかわらず、インポートが停止します。無効な行を確認して修正するには、フォームの［監査］セクションにあるインポート概要レポートからfailed_rowsファイルをダウンロードし、［すべてのエントリー］→［エントリーをインポート］から再度インポートしてください。

  2. 送信数の上限に到達
    複数のインポートを予約すると、同時に処理されます。すべてのインポートを合わせたエントリー数がプランの送信数の上限を超えた場合、一部のインポートが途中で停止することがあります。上限に達した行でインポートが停止し、それより前にインポートされたエントリーは保存されます。通知メールには、インポートが停止した行が記載されます。プランをアップグレードした後、残りの行を再度インポートできます。

  3. エントリーがインポートされない場合 — 送信数の上限に到達済み
    インポートの開始前にフォームがすでに送信数の上限に達している場合、エントリーはインポートされません。エントリーをインポートするには、プランをアップグレードする必要があります。