フォームを使ってチーム内でタスクを割り当て負荷を軽減する方法
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Zoho Forms では、フォームルールを使用して、各レコードをタスクとして作成し、チームや組織内のメンバーに割り当てることができます。これにより、フォームの入力内容を特定のユーザーに振り分け、そのユーザーがレコードの項目を確認、編集、更新できるようになります。フォームを手動で転送する手間を省けるスマートで時間の節約になる方法であり、管理者はレコードに対して行われた変更の通知を受け取ることができます。
フォームで作成されたタスクをルールで自動割り当てする方法
入力が送信されたタイミングでタスクを自動的に割り当てるルールは、Zoho Forms で設定できます。設定した条件が満たされると、そのレコードは指定したユーザーにタスクとして割り当てられます。
- [Rules]タブで[Form Rules]に移動し、[Set up Now]をクリックします。
- [Rule Name] ボックスで、識別しやすいようにルール名を変更できます。
- ドロップダウンで、指定した条件のAny/All（いずれか/すべて）のどちらを満たす必要があるかを指定し、満たすべき条件を追加します。
- [Then]セクションで、[Assign Task]アクションを選択し、タスクを割り当てたいユーザーを選択します。
さらに条件や担当者を追加するには、クリックして を追加します。 必要な設定を行ったら、[Add]をクリックします。
たとえば、フォーム内のTime/Email Address/Name/Ratingフィールドの値が次の値である、次の値と等しくない、空である、または次を含む場合に、チーム内のユーザーにその入力内容を転送することができます。
たとえば、午後 6:00 以降に受信した入力を特定のユーザーに割り当てたい場合は、Form Rulesを使用してタスクの割り当て作業を自動化できます。
別の例として、XYZ@ABC.comから受信した入力を組織内の特定のユーザーに割り当てたい場合は、「追加された Email Id が XYZ@ABC.comである場合、該当ユーザーにタスクを割り当てる」という条件を設定できます。
Zoho Forms を使用すると、チームでデータ入力を簡単に処理できます。手間のかからないデータ管理を実現するために、ぜひ今日から Zoho Forms をお試しください。