連携の設定

フォーム回答をBiginへ送信するには、

1. フォームビルダーの［連携］タブに移動します。
2. ［Bigin］を左メニューの［CRM］から選択し、［連携］をクリックします。
3. Biginで複数の組織に所属している場合は、組織を選択するよう求められます。
4. フォームデータの送信先となるBiginのタブを選択します。
5. Biginのすべての必須項目を、対応するZoho Formsの項目に関連付けます。その他の項目を関連付けるには、［+項目を追加］をクリックします。
6. すべての項目を関連付けた後、フォームデータをBiginへ送信する際に実行する処理を選択できます。
7. ［連携］をクリックして、設定を保存します。
   
   

検索フィルター

1. ［項目の関連付け］セクションで、［項目を追加］をクリックし、Biginの項目から［連絡先名］を選択します。Zoho Formsの項目で、［検索フィルターを設定］をクリックします。
2. ポップアップで［条件］を指定します。条件には、一意または必須のBigin項目のみを使用できます。条件の指定に使用できる項目は、以下のとおりです。

3. 複数の条件を追加するには、アイコンをクリックします。

4. 複数の条件を設定した場合、OR/ANDを選択すると、いずれかの条件またはすべての条件が満たされたときに、指定した処理を実行できます。
   
   
   
   
5. 条件を設定したら、［処理を実行］で結果に応じた処理を選択できます。
• 1件のデータのみが一致する場合：Bigin内で検索条件に一致するデータが1件のみの場合、ルックアップ項目にそのデータが関連付けられます。
• 複数のデータが一致する場合：Bigin内で検索条件に一致するデータが複数ある場合、次の処理を選択できます。
  
  • データIDに基づき、最初に一致したデータをルックアップ項目に関連付ける。
  • Biginに新しいデータを追加せず、エラーを記録する。
  • ルックアップ項目に値を入力しない。
• 一致するデータがない場合：Bigin内で検索条件に一致するデータがない場合、次の処理を選択できます。
  
  • Biginに新しいデータを追加せず、エラーを記録する。
  • ルックアップ項目に値を入力しない。
  • 新しいデータを作成する：この処理を選択すると、
    
    1. Biginの項目を対応するZoho Formsの項目に関連付けるためのポップアップが表示されます。
    2. 項目を関連付けたら、Biginで実行する処理を選択できます。
    3. ［完了］をクリックします。作成された新しいデータがルックアップ項目に関連付けられます。

6. ［完了］をクリックします。
   
7. ルックアップフィルターの設定を変更するには、［ルックアップ設定を表示/Edit］をクリックします。
   

Biginでの処理の実行

フォームのデータをBiginに送信する際に、特定の処理を実行するよう設定することもできます。

ワークフロー：Zoho Formsからデータを送信する際に、Biginで設定されているワークフロールールを実行します。

添付ファイル：各フォーム回答に関連付けられた添付ファイルをBiginに送信します。Zoho FormsからBiginに送信できる添付ファイルは次のとおりです。

• 署名
• ファイルアップロード／画像アップロード項目の添付ファイル
  
• フォーム送信内容のPDF
  

• 標準テンプレート、カスタムテンプレート、フォーム送信ワークフローで送信されるPDF、承認プロセスで送信されるPDF を添付ファイルとしてBiginに送信できます。

• フォーム送信ワークフローのPDFを選択すると、フォーム送信後に回答者へ送信されるPDFテンプレート（たとえば、サンクスページからダウンロードされるPDFや、メール通知で送信されるPDF）が添付ファイルとしてBiginに送信されます。
  

• 承認プロセスのPDFを選択すると、最終承認メールとともに回答者へ送信されるPDFテンプレートが、添付ファイルとしてBiginに送信されます。

データのアップサート：［データのアップサート］では、Bigin内の既存データを新しい値で更新できます。この設定を選択した場合、同じ値を持つデータがBigin内に存在すると、そのデータが新しい値で更新されます。存在しない場合は、Biginに新しいデータが作成されます。アップサートを実行する項目の順序を設定できます。

アップサートの仕組みは次のとおりです。

たとえば、メール項目を会社名項目より前に配置します。会社名をジルカー、メールを rebecca@zylker.comとしてフォームが送信された場合、

1. 最初に、メールrebecca@zylker.com がBigin内に存在するか確認されます。存在する場合、そのメールアドレスに関連付けられたデータの対応する項目が更新されます。
   
2. メールアドレスrebecca@zylker.com がBigin内に存在しない場合、会社名「ジルカー」が存在するか確認されます。存在する場合、その会社名に関連付けられたデータの対応する項目が更新されます。
   
3. いずれの項目の値も存在しない場合、関連付けられたすべての情報を含む新しいデータがBiginに作成されます。
   
4. Zoho Formsの空の項目値でBigin内の既存値を上書きするか、データのアップサート時に空の値を除外するかを選択することもできます。
   
5. 設定を保存するには、［完了］をクリックします。
   

メモ：Biginの各タブで「値の重複を許可しない」ように設定されている項目のみが、Zoho Formsの［データのアップサート］設定に表示されます。

データへのタグ付け：Biginに送信されるデータにタグを追加できます。新しいタグを作成するか、フォーム送信内容の値を使用してデータにタグを付けることができます。Biginで作成済みのタグ名を入力して、そのタグをデータに関連付けることもできます。

メモ：データが更新された場合、新しいタグもそのデータに適用されます。

承認：フォームの回答をタブに追加せず、Biginの承認リストに送信します。Biginでこれらのデータを手動で承認してタブに追加したり、スパムの回答を破棄したりできます。

連携失敗時の通知設定

1. 右上の［通知を設定］をクリックします。
2. メール通知テンプレートを設定し、［保存］をクリックします。