連携の設定

フォームの送信データを Bigin にプッシュするには、次の手順を実行します。

1. フォームビルダーで、[連携]タブに移動します。
2. 左側メニューの[CRM]の下にある [Bigin] をクリックし、[連携する] をクリックします。
3. Bigin で複数の組織に所属している場合は、組織の選択を求められます。
4. フォームデータをプッシュする Bigin のタブを選択します。
5. Bigin の必須項目をすべて、対応する Zoho Forms の項目にマッピングします。その他の項目をマッピングするには、[+ 項目を追加] をクリックします。
6. すべての項目をマッピングしたら、フォームデータが Bigin にプッシュされたときに実行する必要のある処理 を選択できます。
7. [連携する] をクリックして設定を保存します。
   
   

ルックアップフィルター

1. 項目マッピングセクションで、[項目を追加]をクリックし、Bigin 項目から[連絡先名]を選択します。Zoho Forms 項目の[ルックアップフィルターを設定]をクリックします。
2. ポップアップで条件を設定します。条件の設定には、一意項目または必須の Bigin 項目のみを含めることができます。条件の設定には、次の項目を使用できます。

3. 条件を複数追加するには、アイコンをクリックします。

4. 条件を複数定義した場合、OR/ANDを選択して、いずれかの条件を満たしたとき、またはすべての条件を満たしたときに、目的の処理を実行するように設定できます。
   
   
   
   
5. 条件を定義したあと、［処理を実行］の下で結果に基づいて実行する処理を選択できます。
• 一致するデータが1件のみの場合：Bigin 内で検索条件に一致するデータが1件のみの場合、そのデータがルックアップ項目に関連付けられます。
• 複数のデータが一致する場合：Bigin 内で複数のデータが検索条件に一致する場合、次のいずれかを選択できます。
  
  • データIDに基づいて、最初に一致したデータをルックアップ項目に関連付ける。
  • Bigin に新しいデータを追加せずに、エラーを記録する。
  • ルックアップ項目を空のままにする。
• いずれのデータも一致しない場合：Bigin 内で検索条件に一致するデータがない場合、次のいずれかを選択できます。
  
  • Bigin に新しいデータを追加せずに、エラーを記録する。
  • ルックアップ項目を空のままにする。
  • 新しいデータを作成：この処理を選択すると、
    
    1. Bigin の項目を対応する Zoho Forms の項目にマッピングするためのポップアップが表示されます。
    2. 項目をマッピングしたら、Bigin で実行する処理を選択できます。
    3. 完了をクリックします。作成された新しいデータは、ルックアップ項目に関連付けられます。

6. 完了をクリックします。
   
7. ルックアップフィルターの設定を変更するには、表示/Edit Lookup Configuration をクリックします。
   

Bigin で処理をトリガーする

フォームデータを Bigin に連携する際に、特定の処理をトリガーすることもできます。

ワークフロー: このオプションを有効にすると、Zoho Forms からデータを連携する際に、Bigin で設定されているワークフフロー ルールがトリガーされます。

添付ファイル: このオプションを有効にすると、各フォーム送信に関連付けられている添付ファイルが Bigin に連携されます。Zoho Forms から Bigin に連携できる添付ファイルは次のとおりです。

• 署名
• ファイルアップロード／画像アップロード項目の添付ファイル
  
• フォーム送信のPDF
  

• Bigin への添付ファイルとして、標準テンプレート、カスタムテンプレート、フォーム送信ワークフローで送信されるPDF、承認プロセスで送信されるPDF を連携するよう選択できます。

• フォーム送信ワークフローのPDFを選択した場合、フォーム送信後に回答者へ送信されるPDFテンプレート（例：サンキューページからダウンロードされるPDFや、メール通知で送信されるPDF）が、Bigin に添付ファイルとして連携されます。
  

• 承認プロセスのPDFを選択した場合、最終承認メールとともに回答者へ送信されるPDFテンプレートが、Bigin に添付ファイルとして連携されます。

データのアップサート: 「データのアップサート」オプションを使用すると、Bigin の既存データを新しい値で更新できます。このオプションを選択すると、Bigin に同一の値を持つデータが存在する場合は、そのデータが新しい値で更新されます。存在しない場合は、新しいデータが Bigin に作成されます。アップサートを行う際に参照する項目の優先順位を並べ替えることができます。

アップサートの動作は次のとおりです。

たとえば、メール項目を会社名項目の前に配置したとします。フォームが、会社名Zylker 、メール rebecca@zylker.comで送信された場合、

1. まず、メールアドレス rebecca@zylker.com が Bigin に存在するか確認されます。存在する場合は、そのメールアドレスに関連付けられているデータのマッピング済み項目が更新されます。
   
2. メールアドレス rebecca@zylker.com が Bigin に存在しない場合は、会社名 Zylker が存在するか確認されます。存在する場合は、その組織名に関連付けられているデータのマッピング済み項目が更新されます。
   
3. いずれの項目値も存在しない場合は、マッピングされたすべての詳細を含む新しいデータが Bigin に作成されます。
   
4. また、Zoho Forms からの空の項目値で Bigin の既存値を上書きするか、アップサート時に空の値を除外するかを選択できます。
   
5. ［完了］をクリックして設定を保存します。
   

メモ: Bigin の各タブで「重複値を許可しない」に設定されている項目のみが、Zoho Forms の「データのアップサート」オプションに表示されます。

データにタグを追加: このオプションを使用すると、Bigin に連携されるデータにタグを追加できます。新しいタグを作成することも、フォーム送信の値を使用してデータにタグ付けすることもできます。また、Bigin で作成済みの既存タグ名を入力すると、そのタグがデータに関連付けられます。

メモ: データが更新された場合、新しいタグもそのデータに適用されます。

承認: このオプションを有効にすると、フォーム送信はタブに直接追加されるのではなく、Bigin の承認リストに送信されます。Bigin でこれらのデータを手動で承認してタブに追加したり、スパムの送信を破棄したりできます。

連携エラー時のアラートを設定する

1. 右上隅の[Set 注意]をクリックします。
2. メールアラートテンプレートを設定し、[保存]をクリックします。