関連リストの追加方法

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関連リストとは、親レコードに関連付けられているデータのことです。たとえば、商談にはメモ、タスク、処理、通話などが関連付けられています。これらの関連付けられたデータが関連リストです。

Zoho Forms から Bigin にフォーム送信データを連携する際、各送信データに関連するデータを Bigin の関連リストとして追加することもできます。たとえば、タスクを商談の関連リストとして追加できます。

連携の設定

Zoho Forms から関連リストを追加する前に、まずフォームを Bigin のタブにリンクして、新規レコードを追加できるようにする必要があります。関連リストの設定は、フォームをメインタブにリンクした後にのみ表示されます。

Bigin に関連リストを追加するには、

[Integrations] タブに移動し、左側メニューの [CRM] の下にある [Bigin] をクリックします。
フォームを Bigin のタブに連携し、新規レコードを追加できるようにして、設定を保存します。
[関連リスト] タブをクリックします。前の手順で選択したタブに関連付けられている関連リストを選択します。
必須の Bigin 項目を、対応する Zoho Forms の項目にマッピングします。
その他の項目をマッピングするには、[+ 項目を追加] をクリックします。
[連携] をクリックします。

アクションのトリガー

Bigin に関連リストを追加する際、特定のアクションをトリガーすることもできます。
ワークフロー: このオプションを有効にすると、Zoho Forms からデータを連携する際に、Bigin で設定されているワークフフロールールがトリガーされます。

添付ファイル: このオプションを有効にすると、各フォーム送信に関連付けられている添付ファイルが Bigin に連携されます。Zoho Forms から Bigin に連携できる添付ファイルは次のとおりです。
- 署名
- ファイルアップロード／画像アップロード項目の添付ファイル
- フォーム送信の PDF
  フォーム送信の PDF として、標準テンプレート、カスタムテンプレート、フォーム送信ワークフローで送信される PDF、承認プロセスで送信される PDF を Bigin への添付ファイルとして連携することができます。
レコードのアップサート: [レコードのアップサート] オプションを使用すると、Bigin の既存レコードを新しい値で更新できます。このオプションを選択すると、Bigin に同一の値を持つレコードが存在する場合は、そのレコードが新しい値で更新されます。存在しない場合は、新規レコードが Bigin に作成されます。アップサートを実行する際に参照する項目の優先順位も並べ替えることができます。

アップサートの動作は次のとおりです。

たとえば、[メール] 項目の後に [会社名] 項目があるとします。フォームが、会社名 Zylker、メール rebecca@zylker.com で送信された場合、

まず、メール rebecca@zylker.com が Bigin に存在するかどうかが確認されます。存在する場合は、そのメールアドレスに関連付けられているレコードのマッピング済み項目が更新されます。
メールアドレス rebecca@zylker.com が Bigin に存在しない場合は、会社名 Zylker が存在するかどうかが確認されます。存在する場合は、その組織名に関連付けられているレコードのマッピング済み項目が更新されます。
いずれの項目値も存在しない場合は、マッピングされたすべての詳細を含む新規レコードが Bigin に作成されます。
また、Zoho Forms からの空の項目値で Bigin の既存値を上書きするか、アップサート時に空の値を除外するかを選択することもできます。
[完了] をクリックし、設定を保存します。

レコードへのタグ付け: このオプションを使用すると、Bigin に連携されるレコードにタグを追加できます。新しいタグを作成することも、フォーム送信の値を使用してレコードにタグ付けすることもできます。また、Bigin で作成済みの既存タグ名を入力して、そのタグにレコードを関連付けることもできます。