既存レコードの更新

既存レコードの更新

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概要  

Zoho Verticalの既存データを更新する方法は2つあります。
  1. 新規レコードの追加時に［Upsertレコード］操作を使用する：Zoho Verticalに同一の値を持つレコードが存在する場合は新しい値で更新され、存在しない場合はZoho Verticalに新規レコードが作成されます。
  2. ［レコードを更新］連携設定を使用する：［Upsertレコード］操作でもZoho Verticalの既存データを新しい値で更新できますが、フォームを使ってZoho Verticalの特定のデータを回答者に表示し、編集してもらいたい場合は、Zoho Formsの［レコードを更新］オプションを使用します。 ［レコードを更新］オプションを使用するには、Zoho Verticalタブのレコードを参照してフォームに取得済みデータを事前入力するZoho Vertical項目をフォームに追加する必要があります。回答者はフォーム上で事前入力されたデータを編集して送信できます。［レコードを更新］オプションは、Zoho Verticalの既存データを更新後の値で置き換えます。また、事前入力済みフォームを送信して、Zoho Verticalの連絡先リストに配布し、回答内容をZoho Verticalに反映することもできます。

レコード更新の設定


［Upsertレコード］操作の使用

Zoho VerticalでレコードをUpsertするには、フォームをZoho Verticalと連携して新規レコードを追加する必要があります。
  1. フォームビルダーで、［Integrations］タブに移動し、左メニューの［CRM］の下にある［Zoho Vertical］をクリックします。［連携する］をクリックします。
  2. フォームデータを送信する必須のZoho VerticalタブとLayoutを選択し、必須のZoho Vertical項目をすべて対応するZoho Forms項目にマッピングします。
  3. Zoho Verticalにサブフォームがある場合は、Zoho Verticalのサブフォーム項目をZoho Formsの対応するサブフォーム項目にマッピングします。
  4. すべての項目をマッピングしたら、［処理］の下で［Upsertレコード］オプションを選択し、連携を保存します。［Upsertレコード］操作の詳細はこちらをご参照ください。
Upsertの設定
Zoho Verticalにサブフォームがある場合、レコードのUpsert時にサブフォーム項目の値をZoho Verticalに追加するか上書きするかを選択できます。
Append：Appendを選択すると、Zoho Verticalの既存行に新しいサブフォーム行を追加できます。
Overwrite：Overwriteを選択すると、Zoho Verticalの既存サブフォーム行が、Zoho Formsのサブフォームから送信されたデータで置き換えられます。

［レコードを更新］オプションの使用

Zoho Formsを使用してZoho Verticalのデータを更新するには、

  1. フォームにZoho Vertical項目 を追加して設定します。

  2. ［Integrations］タブに移動し、左メニューの［CRM］の下にあるZoho Verticalをクリックします。

  3. ［データを更新］をクリックします。

    フォームにZoho Vertical項目を追加した後にのみ、［データを更新］が表示されます。
    フォームでZoho Vertical項目を設定する際に選択したタブ、レイアウト、ルックアップの選択内容は自動入力されます。

  4. 更新したいZoho Vertical項目を、対応するZoho Forms項目にマッピングします。
    Map fields

  5. Zoho Verticalにサブフォームがある場合は、更新したいサブフォーム項目をZoho Formsの対応するサブフォーム項目にマッピングします。
    Subform field mapping

  6. タブとフォームを連携する際、［Lookup Mapping］でフォーム項目の回答と一致するZoho Verticalの既存項目を検索できるように、ルックアップフィルターを設定できます。

    Notesメモ： Lookup Mappingセクションは、Zoho Verticalにルックアップ項目を追加している場合にのみ利用できます。

  7. ［処理 ］で、［データを更新］オプションを使用してZoho Verticalのエントリーが更新されるたびにZoho Verticalで実行する処理を選択できます。

  8. ［連携する］をクリックして設定を保存します。

更新設定

Zoho Verticalにサブフォームがある場合、［Append］または［Overwrite］オプションを使用して更新できます。Zoho Vertical項目を使用してサブフォームを事前入力した場合、次の動作になります。

Zoho VerticalからZoho Formsへの事前入力済みサブフォームデータ
Prefilled Subform data from Zoho Vertical to Zoho Forms
Overwrite
［Overwrite］を使用して事前入力済みサブフォームデータを更新すると、Zoho Verticalでは次のようになります。

既存行の更新
Zoho Formsで事前入力済みの行を編集すると、Zoho Verticalの対応する行が更新されます。

新規行の追加
Zoho Formsのサブフォームで新規行を追加すると、Zoho Verticalのサブフォームに新規行が作成され、追加されます。

行の削除
Zoho Formsで事前入力済みの行を削除すると、Zoho Verticalの対応する行も削除されます。
overwrite

Append
［Append］を使用して事前入力済みサブフォームデータを更新すると、Zoho Verticalでは次のようになります。

既存行の更新
Zoho Formsで事前入力済みの行を編集すると、Zoho Verticalの対応する行が更新されます。

新規行の追加
Zoho Formsのサブフォームで新規行を追加すると、Zoho Verticalのサブフォームに新規行が作成され、追加されます。

行の削除
Zoho Formsで事前入力済みの行を削除しても、Zoho Verticalの対応する行は削除されません。
Append

事前入力なしでCRMのサブフォームデータを更新
フォームに事前入力せずにCRMのサブフォームデータを更新する場合（例：フォームビルダーでサブフォームのマッピングを設定しない場合）、更新設定として［Append］または［Overwrite］のいずれかを選択できます。

Append：［Append］を選択すると、Zoho Verticalの既存行に新規サブフォーム行が追加されます。
Overwrite：［Overwrite］を選択すると、Zoho Verticalの既存サブフォーム行が、Zoho Formsのサブフォームから送信されたデータで置き換えられます。

Zoho Verticalから事前入力済みフォームを配布     

Zoho Verticalの連絡先リストに事前入力済みフォームを送信し、回答内容をZoho Verticalで更新するには、

  1. Zoho Formsで、［レコードを更新］オプションを使用してZoho Verticalのデータを更新する設定を行います。

  2. Zoho Verticalで、［データの事前入力］を［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］→［Zoho Forms］で有効にします。
    Enable Pre-population of data

  3. Zoho Verticalで選択した連絡先にメールを作成する際に、事前設定済みフォームのリンクを直接含めることができます。また、Zoho Verticalのタブのメールテンプレートを設定する際にフォームのリンクを挿入することもできます。

  4. Zoho Verticalのタブで連絡先を選択し、事前入力済みフォームへのリンクを含む設定済みメールを送信します。

データ更新時のZoho Verticalでのアクションのトリガー 
Zoho Formsの［レコードを更新］オプションを使用してZoho Verticalのデータが更新されるたびに、Zoho Verticalで特定のアクションをトリガーするように選択できます。
Trigger Actions

自動化＆プロセス管理
このオプションを使用すると、Zoho Forms経由で既存のデータを更新する際に、Zoho Verticalのワークフロールール、Blueprint、CommandCenter、承認プロセスがトリガーされます。

メモ：データ更新時はレビュー処理はサポートされません。


添付ファイル＆署名
このオプションを使用すると、Zoho Verticalの既存データを更新する際に、Zoho FormsからZoho Verticalアカウントへ添付ファイルと署名が送信されます。Zoho FormsからZoho Verticalへ連携できる添付ファイルは次のとおりです：

  1. 署名
  2. ファイルアップロード／画像アップロード項目の添付ファイル
  3. 差し込みドキュメント（メール通知で送信されたドキュメントのみZoho Verticalに連携できます）
  4. フォーム送信内容のPDF
    デフォルトテンプレート、カスタムテンプレート、フォーム送信ワークフローで送信されたPDFおよび承認プロセスで送信されたPDF を、Zoho Verticalに添付ファイルとして連携するよう選択できます。

    • ［フォーム送信ワークフローのPDF］を選択した場合、フォーム送信後に回答者へ送信されるPDFテンプレート（例：［ありがとうございました］ページからダウンロードしたPDF、またはメール通知で送信されたPDF）が、Zoho Verticalに添付ファイルとして連携されます。

    • ［承認プロセスのPDF］を選択した場合、最終承認メールとともに回答者へ送信されるPDFテンプレートが、Zoho Verticalに添付ファイルとして連携されます。

メモ：フォーム添付ファイルの管理を使用してファイル添付をZoho WorkDriveに保存するよう設定している場合、Zoho WorkDriveの添付ファイルリンクのみがZoho Verticalのタブに連携されます。

データへのタグ付け
このオプションを使用すると、Zoho FormsでZoho Verticalのデータを更新する際に、そのデータへタグを追加します。任意のタグ名を入力するか、フォーム項目の値をタグとして使用できます。また、Zoho Verticalで作成済みの既存タグ名を入力して、更新したデータにそのタグを関連付けることもできます。
データ更新時に、新しいタグで既存タグを上書きするか、既存タグに追加するかを選択できます。
Tag Records

上書きしない：空の値
このオプションを使用すると、データ更新時にZoho Formsの空の項目値でZoho Verticalの既存項目値が上書きされるのを防ぎます。