Zylker Dentistry 無料歯科検診イベント
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ある歯科クリニックチェーンが、新規患者さま限定で無料歯科検診イベントを開催する予定です。この取り組みをスタッフと来場者の双方にとってスムーズでストレスのないものにするため、予約をきちんと整理し、どの支店も予約過多にならないようにしたいと考えています。各支店（ダウンタウン、アップタウン、郊外）にはあらかじめ決められた予約枠数があり、ある支店の枠がすべて埋まったら、その支店は予約フォーム上で選択できないようにする必要があります。これにより、混乱や混雑、直前のトラブルを防ぐことができます。
設定手順は次のとおりです。
1. 選択式フィールドを追加する
まず、必要な基本フィールドと選択式フィールドをオンライン予約フォームに追加します。ここではラジオボタンまたはドロップダウンが適しています。フィールドラベルは「歯科検診を受ける支店を選択してください」のように分かりやすく設定します。このフィールドの選択肢として、参加するすべての支店、Downtown Clinic、Uptown Clinic、Suburb Clinic を一覧表示します。これにより、患者さまは予約時にどの支店を選ぶかを明確な選択肢から選択できるようになります。
2. 選択肢の在庫管理（Choice Availability）を有効にする
次に、選択式フィールドのプロパティ／設定を開きます。Choice Availability 機能をオンにします。ここで、各支店の収容人数に応じて上限数（枠数）を設定します。例:
- Downtown Clinic: 50 枠
- Uptown Clinic: 40 枠
- Suburb Clinic: 30 枠
この手順により、各支店の受け入れ可能人数があらかじめ定義され、フォームロジックから参照できるようになります。枠が埋まった支店を自動的に非表示または無効化したり、公開フォーム上でユーザーに残り枠数を表示したりすることもできます。
3. 枠数を自動更新する
Choice Availability を有効にすると、フォームがリアルタイムで枠数を自動管理します。患者さまがある支店の枠を予約するたびに、その支店の残り枠数が 1 つずつ減っていきます。特定の支店の枠がすべて埋まると、その支店の選択肢はフォームから即座に非表示になります。これにより、ダブルブッキングの心配がなくなり、スタッフが手作業で空き枠を確認する必要もなくなります。
4. 予約を確定し、通知を送信する
体験を完結させるために、自動確認メールを設定します（この機能は有料プランでのみご利用いただけます）。患者さまが枠の予約を完了すると、予約確定のメールがすぐに送信されます。メールには、支店名、日付などの予約詳細や、来院時に従っていただきたい注意事項を含めてください。これにより、関係者全員が最新情報を把握でき、無断キャンセルも減らせます。
この仕組みが有効な理由:
✔ 先着順:枠数が限られているため、患者さまは早めの登録を心がけるようになります。
✔ 予約の取り過ぎを防止:空きのない支店はシステムが自動的に非表示にします。
✔ 完全自動化:スタッフが手作業で枠数を管理したり、確認メールを送信したりする必要がありません。
✔ スムーズな連携:各支店は来院予定の患者数を正確に把握でき、それに合わせて準備できます。
✔ 患者体験の向上: 新規患者さまは、予約した瞬間からイベント内容が明確に伝えられ、来院時に想定外のトラブルがないことで、丁寧に対応されていると感じられます。
予約フォームで Choice Availability を活用することで、手作業での管理や直前の混乱を招くことなく、イベントを計画どおりスムーズに運営できます。枠が各拠点に適切に配分されるため、スタッフの負担が軽減されると同時に、新規患者さまにもクリニックの高い専門性と効率性を印象づけることができます。