ポータル管理
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Zoho Marketing 自動化には、初期設定で4つの役割（管理者、マネージャー、編集者、閲覧者）があります。各役割のアクセス権限は若干異なります。各役割の違いについて詳しく知りたい場合は、役割と権限ヘルプ記事をご覧ください。
このユーザーガイドでは、同僚の招待、役割の作成と割り当て、ユーザーの組織からの削除など、さまざまな操作方法についてご案内します。また、管理者は独自の役割を作成し、要件に応じてそれぞれに権限を割り当てることができます。
ユーザーステータス
ユーザータブでは、自分のユーザーのステータスを確認できます。ステータスは全部で7種類あります。
- 有効 – ユーザーは組織の有効なメンバーであり、アクセス権があります。
- 保留中 – ユーザーに組織への招待が送信されています。
- ブロック – ユーザーが招待メールを2回無視したため、組織へのアクセスがブロックされています。
- 無視 – ユーザーは招待を無視し、招待メール内の「無視」ボタンをクリックしました。
- 再招待 – ユーザーに2通目の招待メールが送信されました。
- 却下済み – ユーザーは最初の招待メールを無視しました。
- 無効 – ユーザーは無効としてマークされており、Zoho Marketing 自動化にアクセスできません。
ポータルレベルの役割
先述の通り、ポータル内で複数のワークスペースを管理できます。新しいユーザー管理設定へ移行すると、役割はワークスペースごとに割り当てられますが、ポータルレベルにもいくつかの役割があります。ポータルとワークスペースで役割が完全に同じとは限りませんが、それぞれの権限はポータル管理者によって与えられた役割に依存します。
ポータルレベルの役割は以下の通りです。
管理者
管理者はワークスペースの作成、ユーザーの追加、異なる権限レベルの付与が可能です。すべてのワークスペースにアクセスでき、ポータル内の任意のワークスペースであらゆる操作を実行できます。管理者はアカウント内で以下の処理が行えます。
アカウントの初期設定：
- ドメイン（Webサイト）の管理
- サインアップページとメール
- ダブルオプトイン
- ブランド設定
- ポータル設定の管理
- メールトラッキング
- コンプライアンス設定（GDPRおよびHIPAA）
- メール送信制限
- ドメイン認証
- SMS設定
- 設定 >> チャンネル >> WhatsApp
- 組織レベルのWebhook
- ワークスペースの管理
- 監査ログ
- 通知
連携:
- インテグレーションの接続・再接続
- インテグレーションの拒否
- 同期の有効化（作成、編集、削除）
- 設定の編集
ポータルユーザー:
- ユーザー管理（追加、編集、削除）
役割と権限:
- 役割の作成、編集、表示、削除
ワークスペースの管理:
- ワークスペースの作成
- ワークスペースの無効化・削除
- ワークスペースカスタム役割の追加
- ワークスペース独自の役割の編集
- ワークスペース独自の役割の削除
サブスクリプション
- サブスクリプション管理（アップグレード・ダウングレード）
- ポータルおよび組織の閉鎖
トピック管理:
- トピックの表示・アクセス
- トピックの作成
- トピックの編集
- トピックの削除
リード評価:
- リードスコアリング
- リードステージ
設定 – Web（CookiePolicyBannerおよびSmartUrlを含む）:
- 作成、表示、編集
設定 – SMS:
- SMSの登録解除処理の設定
- 初期設定の電話番号項目を選択
メンバー
管理者を除くすべてのユーザーはポータル内でメンバーと呼ばれます。ワークスペースまたはポータルに新しいユーザーを追加すると、その役割がポータル管理者以外であれば、Workspacesの下でメンバーとして表示されます。
管理者が実行できる操作
ユーザーの追加
管理者のみがユーザーを招待できます。招待を承認すると、ユーザーはすぐに組織に追加されます。ユーザーは複数のワークスペースに関連付けることができ、追加時に設定が可能です。ユーザーを招待するには、以下の手順に従ってください。
- 画面右上の設定をクリックします。
- ユーザーとコントロールの中のポータル ユーザーをクリックします。
- ユーザーを招待するをクリックします。
- ユーザーのメールアドレス、名前、役割を入力してください。
- Inviteをクリックします。
役割を変更する
ユーザーの役割を変更する場合は、次の手順に従ってください。
- 画面右上の設定をクリックします。
- ユーザーとコントロールの中のポータル ユーザーをクリックします。
-
対象ユーザーの横にあるその他をクリックし、役割を変更をクリックします。
-
ユーザーの役割を変更し、保存をクリックします。
ユーザーを削除する
組織からユーザーを削除するには、次の手順に従ってください。
- 画面右上の設定をクリックします。
- ユーザー管理の「ユーザーとコントロール」内の ポータル ユーザー をクリックします。
- 該当ユーザーの横にある その他 をクリックし、ユーザーを削除する をクリックします。
- 表示されるポップアップで 削除する をクリックします。
メンバー（管理者以外）が実行できる活動
ポータル ユーザーの一覧を表示する
ユーザーは、以下の手順でポータル内の他のユーザー一覧を表示できます。
画面右上の設定をクリックします。 ユーザーとコントロール 内の ポータル ユーザーをクリックします。 ポータル内のユーザー一覧が表示されます。 
ポータル間の切り替え
Zoho Marketing 自動化では、1つのアカウントで複数の組織へポータルを通じて接続できます。ポータルを利用することで、複数の取引先を作成する必要がなくなり、1つのアカウントで異なる組織を効率的に管理・整理できます。組織のポータルにアクセスするには、その管理者から招待を受ける必要があります。ポータルを使用すると、1つのアカウントで複数の組織のメンバーとなり、ポータルを切り替えて各取引先にアクセスしたり、初期設定のポータルを割り当てたりできます。複数のポータルに参加し、アクセスすることが可能です。
メモ
- ユーザーは1つのポータルのみ所有できますが、複数のポータルに参加することが可能です。
- 同じメールアドレスを送信者アドレスとしてすべてのポータルでメールを送信する際に使用することはできません。これは、異なるポータルから同一送信者アドレスで複数のメールを送信することで、組織の到達率や単価に影響を与える可能性があるためです。また、メールサービスによってスパムと見なされる可能性もあります。異なるポータルでアカウントを利用してメールキャンペーンを送信する場合は、各ポータルごとに異なるメールアドレスを使用してください。
ポータル間を切り替えるには、以下の手順に従ってください。
- 右上の権限アイコンをクリックします。
- My portalsをクリックします。
-
アクセスしたいポータル名をクリックすると、選択したポータルにリダイレクトされます。