組織の辞書
Zoho Writerで文書を作成する際やZoho Deskで問い合わせへの返信を作成する際に、組織名や個人名などの固有名詞を入力すると、スペルミスとして下線表示される場合があります。
これは少々面倒です。該当の単語を辞書に追加してスペルミスとして識別されないようにするか、そのまま文章内で下線表示されるのを無視し続ける必要があります。このような面倒を避けるため、Zoho Oneには「組織の辞書」という機能があります。
組織の辞書では、自分の組織の部門名や役職、従業員の姓と名が、単語の一覧に自動的に追加されます。さらに、組織に関連する単語をユーザーが手動で追加することも可能です。Zoho Writerなどのアプリケーションで、Ziaによるスペルチェック機能を使用した際にミスとして識別された単語を都度追加しておくことができます。
なお、Zoho Oneでの認証済みドメインのメールアドレスを持つ組織の従業員の姓名は、自動的に同期され、組織の辞書に追加されます。これを設定するには、あらかじめZoho Oneに組織のドメインを関連付ける必要があります。Zoho Oneにドメインをまだ関連付けていない場合やドメインを所有していない場合は、従業員の姓名は組織の辞書に自動同期されません。
対応しているアプリケーション
組織の辞書に追加した単語は、次のZohoサービスでの操作時にスペルミスとして識別されなくなります。
- Zoho Notebook：メモの作成時
- Zoho Desk：問い合わせへの返信の作成時、問い合わせへの回答用メールテンプレートの作成時
- Zoho WorkDrive：Zoho Writerでの文書の作成時、Zoho Sheetでの表計算シートの作成時、Zoho Showでのプレゼンテーションの作成時
組織の辞書に単語を追加すると、Zoho Oneの組織で利用するアプリケーションで単語が識別されます。
たとえば、「Vahmond Blanche」という名前の従業員が、Zoho Oneの組織に登録された場合の例を見てみましょう。この従業員の姓名、部署、役職は、自動的に同期され、Zoho Oneの組織の辞書に追加されます。組織内のユーザーがアプリケーション（Zoho Writer、Zoho Notebook、Zoho Deskなど）でこの従業員の姓名を入力した際に、該当の姓名はスペルミスとしては識別されません。
組織の辞書への単語の自動追加
- Zoho One
にサインインして、画面左側のメニューから［Directory］をクリックします。
- 画面左側のメニューから、［組織］をクリックします。
- ［組織の辞書］タブをクリックします。
- 単語を1件ずつ入力するか、複数の単語を一括でインポートして、辞書に追加できます。
- 単語を1件ずつ追加するには：
- 画面右上にある［+ 新しい辞書］をクリックします。
- 辞書名を入力します。たとえば、従業員の住所の詳細（市区町村、町名・番地など）を辞書に追加する場合、辞書名を「住所」などに設定します。
- 辞書の言語を選択します。
- 単語を入力します。複数の単語を追加する場合は、コンマ区切りで入力します。辞書を作成した後に、さらに単語を追加することも可能です。その場合は、同様の手順で単語を入力して追加します。
- ［作成する］をクリックします。
- 複数の単語を一括でインポートするには：
- 組織の辞書に追加する複数の単語をあらかじめテキストファイルにまとめている場合、該当のファイルを使用してインポートできます。それ以外の場合は、テキストファイルを作成して、辞書に追加する単語を入力し、保存します。ファイルの形式は、.txtにする必要があります。また、ファイル内の単語は、コンマ区切りで入力する必要があります。
- ［インポートする（.txt）］をクリックします。
- ［辞書ファイルをアップロードする（.txt）］をクリックします。
- インポートするファイルを参照して選択し、［インポートする］をクリックします。
- 辞書の言語を選択します。
- ［インポートする］をクリックします。
必要に応じて、辞書の横にある切り替えスイッチをクリックすることで、組織の辞書の機能を無効にしたり、再度有効にしたりできます。