Zoho One の利用開始 第2部：ユーザーとグループの追加と管理
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組織を設定し、最初に使用するアプリを選択したら、次の手順はユーザーの追加とアクセスの管理です。
このガイドでは、ユーザーのオンボーディング、チームや役割ごとのグループ化、アプリの割り当て、必要に応じた管理者アクセスの委任について説明します。
Zoho Oneへのユーザーの追加
最初に使用するアプリを決めたら、それらのアプリにアクセスする必要があるユーザーを追加します。
組織で従業員情報をどのように管理しているかに応じて、ユーザーを手動で追加したり、ファイルからユーザーをインポートしたり、既存のディレクトリからユーザーを直接同期したりできます。
ユーザーのオンボーディング方法の選択
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次の場合
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使用する方法
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少数のユーザーを追加する
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ユーザーを手動で追加
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スプレッドシートから多数のユーザーを追加する
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ユーザーをインポート
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既存のディレクトリで従業員を管理している
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ディレクトリ同期（例：Okta、JumpCloud、Active Directory、または類似のIDプロバイダーから）
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ヒント
ユーザーをインポートする場合は、アップロード前にスプレッドシートを標準化してください。部署名を統一し、各ユーザーに一意のメールアドレスがあることを確認してください。
詳細：ユーザーの追加と管理
チームまたは役割別のユーザーのグループ化
グループを使用すると、アプリへのアクセスを大規模に管理できます。ユーザーごとにアプリを割り当てる代わりに、部署、役割、拠点、業務内容ごとにユーザーをグループ化できます。
例：
- 営業グループ
- 経理グループ
- 人事グループ
- サポートグループ
- マーケティンググループ
- 管理者グループ
グループを作成したら、そのグループにアプリを割り当てることで、チーム内の全員に一貫したアクセス権を付与できます。
なぜ重要か
グループを使用すると、後から設定を拡張しやすくなります。新しい従業員が加わったら、適切なグループに追加し、必要なアプリへのアクセス権を付与できます。
詳細：グループの作成と管理
ユーザーまたはグループへのアプリの割り当て
アプリを選択してユーザーを追加したら、適切なユーザーに適切なアプリを割り当てます。
アプリの割り当て方法の選択
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次の場合
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使用する方法
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少数のユーザーにアプリを割り当てる
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ユーザーにアプリを直接割り当てる
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チームや部署のアクセスを管理する
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グループにアプリを割り当てる
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組織の成長に合わせてアクセスを拡張する
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グループを使用してアプリへのアクセスを一貫させる
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ユーザーにアプリを直接割り当てることもできますが、組織が成長するにつれて、グループにアプリを割り当てる方が管理しやすくなります。
例
営業グループに Zoho CRM、Zoho SalesIQ、Zoho Campaigns が必要な場合は、それらのアプリを営業グループに割り当てます。そのグループに追加されたユーザーには、設定に基づいてアクセス権が付与されます。
ヒント
すべてのユーザーにすべてのアプリへのアクセス権を付与することは避けてください。各チームの現在の業務に必要なアプリから始めてください。後からさらにアプリを追加できます。
管理者アクセスの管理
設定の規模が大きくなるにつれて、一部の管理業務を委任したい場合があります。
たとえば、営業責任者がCRM設定を管理し、経理責任者が経理アプリを管理する場合があります。これにより、すべての管理者にZoho Oneの設定全体の責任を負わせることなく、担当範囲を分散できます。
実施すること
各業務領域を誰が管理するかを決め、管理者アクセスを慎重に割り当てます。
ヒント
管理者には、その役割に必要なアクセス権のみを付与してください。組織全体の管理者アクセスは、信頼できる少数のユーザーに限定します。
詳細：管理者と役割の管理
次のステップ
Zoho Oneのオンボーディングシリーズを順調に進めています。
- 組織を設定し、適切なアプリを選択する
- ユーザーを追加し、グループ化して、アクセスを管理する
- セキュリティ設定を構成し、ワークフローを自動化して、Zoho Oneの設定を拡張する
ユーザーを追加し、グループを作成し、アクセスを割り当てたので、最後のパートに進む準備ができました。
パート3では、セキュリティの強化、主要なワークフローの自動化、組織の成長に合わせたZoho Oneの設定の管理について学びます。
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