Zoho Oneの利用開始 第2部：ユーザーとグループの追加と管理
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組織を設定し、最初に使用するアプリを選択したら、次にユーザーを追加してアクセスを管理します。
このガイドでは、ユーザーの利用開始、チームや役割別のグループ化、アプリの割り当て、必要に応じた管理者権限の委任について説明します。
Zoho Oneへのユーザーの追加
最初に使用するアプリを決定したら、そのアプリへのアクセスが必要なユーザーを追加します。
組織での従業員情報の管理方法に応じて、ユーザーを手動で追加する、ファイルからインポートする、既存のディレクトリーから直接同期する方法を選択できます。
ユーザーの利用開始方法の選択
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状況
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使用する方法
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少数のユーザーを追加する場合
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ユーザーを手動で追加する
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スプレッドシートから多数のユーザーを追加する場合
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ユーザーをインポートする
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既存のディレクトリーで従業員を管理している場合
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ディレクトリー同期（例：Okta、JumpCloud、Active Directory、または同様のIDプロバイダーから同期）
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ヒント
ユーザーをインポートする場合は、アップロードする前にスプレッドシートの形式を統一してください。部署名の表記を統一し、各ユーザーに一意のメールアドレスが設定されていることを確認してください。
詳細：ユーザーの追加と管理
チームまたは役割別のユーザーのグループ化
グループを使用すると、多数のユーザーのアプリアクセスを効率的に管理できます。ユーザーごとにアプリを割り当てる代わりに、部署、役割、事業所、職務別にユーザーをグループ化できます。
たとえば、次のようなグループを作成できます。
- 営業グループ
- 財務グループ
- 人事グループ
- サポートグループ
- マーケティンググループ
- 管理者グループ
グループを作成した後、そのグループにアプリを割り当てることで、チーム内のすべてのユーザーに一貫したアクセス権を設定できます。
グループ化が重要な理由
グループを使用すると、後から設定を簡単に拡張できます。新しい従業員が参加したら、適切なグループに追加することで、必要なアプリへのアクセス権を付与できます。
詳細：グループの作成と管理
ユーザーまたはグループへのアプリの割り当て
アプリを選択してユーザーを追加したら、適切なユーザーに適切なアプリを割り当てます。
アプリの割り当て方法の選択
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状況
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使用する方法
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少数のユーザーにアプリを割り当てる場合
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ユーザーにアプリを直接割り当てる
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チームや部署のアクセスを管理する場合
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グループにアプリを割り当てる
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組織の成長に合わせてアクセスを拡張する場合
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グループを使用して一貫したアプリアクセスを設定する
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ユーザーにアプリを直接割り当てることもできますが、組織の成長に合わせて管理するには、グループにアプリを割り当てる方が簡単です。
例
営業グループでZoho CRM、Zoho SalesIQ、Zoho Campaignsが必要な場合は、それらのアプリを営業グループに割り当てます。そのグループに追加されたユーザーには、設定に応じてアクセス権が付与されます。
ヒント
すべてのユーザーにすべてのアプリへのアクセス権を付与しないようにしてください。まずは、各チームが現在の業務で必要とするアプリから始めます。後からアプリをさらに追加できます。
管理者アクセスの管理
設定の範囲が広がるにつれて、一部の管理業務を他のユーザーに委任することを検討できます。
たとえば、営業責任者がCRMの設定を管理し、財務責任者が財務アプリを管理できます。これにより、すべての管理者がZoho One全体の設定を担当することなく、管理責任を分担できます。
対応内容
組織の各領域を管理する担当者を決定し、管理者アクセスを慎重に割り当ててください。
ヒント
管理者には、役割に必要なアクセス権のみを付与してください。組織全体の管理者アクセス権を付与するのは、信頼できる少数のユーザーに限定してください。
詳細：管理者と役割の管理
次のステップ
Zoho Oneの利用開始シリーズを着実に進めています。
- 組織を設定し、適切なアプリを選択する
- ユーザーを追加してグループにまとめ、アクセスを管理する
- セキュリティ設定を行い、ワークフローを自動化し、Zoho Oneの設定を拡張する
ユーザーの追加、グループの作成、アクセス権の割り当てが完了したので、最後のパートに進む準備が整いました。
パート3では、セキュリティを強化し、主要なワークフローを自動化して、組織の成長に合わせてZoho Oneの設定を管理する方法を説明します。
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