Zoho CRMからZoho WorkDriveへのファイル同期を自動化する方法
目的
以下を実現します。
-
新しいCRMデータごとにWorkDriveフォルダーを自動作成します。
-
CRM内のファイルアップロード項目から対応するWorkDriveフォルダーへ、チェックボックスによるトリガーでファイルを同期します。
シナリオ:
ある不動産会社がZoho CRMを使って受信した物件見込み客を管理しています。各見込み客（データ）ごとに、以下のような重要書類を収集します。
-
本人確認書類（例：パスポート、運転免許証）
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物件設定書類や法的書類
-
署名済みの契約書
自動化によるソリューション:
-
リード作成時のフォルダー自動作成:
Zoho CRMで新規リードが追加されると、リード名（例：John_Doe_Lead_#1294）を使って、あらかじめ指定したWorkDriveの場所にフォルダーが自動作成されます。フォルダーIDは今後参照できるよう、CRM内の非表示カスタム項目に保存されます。 -
アップロード時のファイル同期:
担当者がCRMリードデータ内のファイルアップロード項目に書類をアップロードした際、「WorkDriveに同期」と表示されたチェックボックスをオンにするだけで、ワークフローが実行され、すべての添付ファイルが対応するWorkDriveフォルダーにアップロードされ、整理された状態を保てます。 -
法務・営業チーム向けの一元管理アクセス:
すべての書類が整理されたWorkDriveの階層に保存されるため、社内チームは法的確認や契約書作成、将来の参照時にも、CRMの添付ファイルを探し回る必要がありません。
手順 1: CRMデータ作成時にWorkDriveでフォルダーを作成
必要なもの:
-
WorkDriveフォルダーID（例：
WorkDrive_Folder_ID）を保存するCRMのカスタム項目 -
データ作成時に実行するZoho CRMのワークフロー
-
WorkDriveでフォルダーを作成するカスタム関数
ワークフロー設定:
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タブ：見込み客／商談／[お使いのタブ]
-
トリガー：データ作成時
-
操作：カスタム関数（WorkDriveフォルダー作成）
サンプルDeluge関数：WorkDriveでフォルダーを作成
-
LEAD_ID= '3361723000090030015';
- PARENT_FOLDER_ID= '4ea6978af62a11a1840ed823f7f25e1f6c0a7';
- leadInfo = Zoho.crm。getRecordById('見込み客', LEAD_ID);
- fullName =leadInfo.取得する('Full_Name');
- info fullName;
- header = Map();
- header。put('承認する','application/vnd。api+json');
- data=Map();
- data_param1=Map();
- att_param1=Map();
- att_param1。put('名前',fullName);
- att_param1。put('parent_id',PARENT_FOLDER_ID);
- data_param1。put('属性',att_param1);
- data_param1。put('種類','files');
- data。put('data',data_param1);
- createFolder = invokeurl
- [
- url :'https://www。zohoapis。com/workdrive/api/v1/files'
- 種類 : POST
- パラメーター : data。toString()
- ヘッダー : header
- connection : 'workdrive'
- ];
- info createFolder;
- folderId = createFolder.取得する('data').取得する('id');
- mp= Map();
- mp。put('Workdrive_Folder_ID', folderId);
- updateLead = Zoho.crm。updateRecord('見込み客',LEAD_ID,mp);
- info updateLead;
手順 2: チェックボックスのトリガーでファイルを WorkDrive に同期
CRM 設定:
-
チェックボックス項目を追加（例：
Sync_to_WorkDrive） -
ワークフロー: 編集時に
Sync_to_WorkDrive == trueの場合に実行
サンプル Deluge 関数: ファイルを WorkDrive フォルダーにアップロード
- leadInfo = Zoho.crm。getRecordById('見込み客', LEAD_ID);
- workdriveFolderId =leadInfo.取得する('Workdrive_Folder_ID');
- filesInTheFileUploadField = leadInfo.取得する('file');
- info filesInTheFileUploadField ;
- downloadedFiles = list();
- for each file in filesInTheFileUploadField
- {
- fileId = file.取得する('attachment_Id');
- downloadFile = invokeurl
- [
- url :' https://www。zohoapis。com/crm/v8/見込み客/'+LEAD_ID+'/添付ファイル/' + fileId
- 種類 :取得する
- connection:'stagehistory'
- ];
- info downloadFile;
- downloadedFiles.追加する({'file': downloadFile, 'fileName': file.取得する('file_Name')});
- }
- for each fileObj in downloadedFiles
- {
- header = Map();
- header。put('承認する','application/vnd。api+json');
- info fileObj ;
- list_of_text=List();
- list_of_text.追加する({'paramName':'filename','content':fileObj.取得する('fileName'),'stringPart':'真'});
- list_of_text.追加する({'paramName':'parent_id','content':workdriveFolderId,'stringPart':'真'});
- list_of_text.追加する({'paramName':'override-名前-exist','content':'真','stringPart':'真'});
- list_of_text.追加する({'paramName':'content','content':fileObj.取得する('file'),'stringPart':'無効'});
- uploadFile = invokeurl
- [
- url :'https://www。zohoapis。com/workdrive/api/v1/アップロードする'
- 種類 : POST
- files : list_of_text
- ヘッダー : header
- connection : 'workdrive'
- ];
- info uploadFile;
- }
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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