リモートワークポリシー - Zoho People
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Zoho People のリモートワーク規定とは？
Zoho People のリモートワーク規定では、組織が従業員のリモートワーク日を管理・制御するためのルールを定義できます。すべての従業員または特定グループに許可するリモートワーク日数、承認の要否、従業員がリモート打刻できるタイミングや方法を設定できます。
この機能を使うと、複数のリモートワーク規定を作成し、すべての従業員、または特定の勤務地、部署、役職、ロール、特定ユーザーのみに適用できます。
この規定でできること:
- リモートワーク日数を週または月単位で制限する。
- リモートワーク申請の承認ルールを定義する。
- 従業員がリモートで打刻しようとした際に、自動で申請を起票する。
- リモートワーク申請時に理由の入力を必須にする。
- 規定をすべてのユーザー、または選択したユーザーにのみ適用する。
これにより、自社のリモートワーク運用を体系的に管理でき、在宅やその他のリモート拠点で勤務する従業員の勤怠をスムーズに把握できます。
一般リモートワーク規定とは？
一般リモートワーク規定のルール:
- この規定は、個別のリモートワーク規定が設定されていない組織内のすべての従業員に適用されます。
- 従業員がリモートチェックインできる日数に上限はありません。
- 承認は必須ではありません。
- 従業員はオフィスとリモートの両方から、制限なくチェックインできます。
特定のリモートワーク規定を設定する
特定のリモートワーク規定を設定するには:
Zoho People でリモートワーク規定を設定する前に、Office In と Remote In 設定が「勤怠方法」で有効になっていることを確認してください。詳細は、勤怠方法を有効にするを参照してください。- 設定 > 勤怠 > 設定 > リモートワーク規定に移動します。
- [リモートワーク規定を追加]をクリックします。
- 規定名を入力します。
-
従業員の週または月あたりのリモートワーク日数を制限する場合は、[リモートワーク日数を制限]チェックボックスを選択します。
チェックしない場合、（承認が設定されていれば）従業員はリモートワーク日数の上限なく申請できます。
[リモートワーク日数を制限]を選択した場合、期間を選択します。
週：週あたりのリモートワーク日数を制限します。
月：月あたりのリモートワーク日数を制限します。
- 承認必須：従業員はリモートワーク日を取得する前に承認を得る必要があります。
- 承認不要：従業員は承認なしでリモートワーク日を取得できます。
-
許可された合計日数を超える場合のみ承認が必要：設定した上限日数を超えてリモートワークを行おうとする場合のみ、承認が必要になります。
リモートワーク規定の承認ワークフローを設定するには、承認 - 概要 & 使用例を参照してください。
[ユーザーがリモートでチェックインした際に自動でリモートワーク申請を送信]を選択すると、従業員がリモートチェックインするたびに、自動でリモートワーク申請が送信されます。
自動申請を行うには、従業員にリモートワーク日数の上限が設定されている必要があります。上限を超えた場合、チェックアウトは拒否されます。
[オフィスでチェックイン後、同日にリモートチェックインを許可（承認不要）]を選択すると、従業員がオフィスでチェックインした後に同日にリモートチェックインすることを許可できます。また、オフィスで一定時間以上勤務している場合のみリモートチェックインを許可する制限も設定できます。
適用範囲を選択します。すべてのユーザーに適用するか、勤務地、部署、役職、ロール、特定の従業員などの条件に基づいて特定ユーザーのみに適用することもできます。
従業員が複数のリモートワーク規定の対象となる場合、一般規定を除き、最も多くのリモートワーク日数が許可されている規定が適用されます。
リモートワーク申請を起票する
従業員は、[勤怠]（左側タブ）> [マイデータ] > [リモートワーク申請]から、または設定に応じてチェックイン時に自動で、リモートワーク申請を起票できます。
部下やチームメンバーのリモートワーク申請を管理するには、[チーム]タブに移動します。適切な権限を持つユーザーのみが、リモートワーク申請の送信および承認を行えます。
- [申請を追加]をクリックします。
- 期間を選択します。
画面右側で、適用されるリモートワーク規定を確認できます。この上限を超えてリモートワーク申請を行うことはできず、チェックインも制限されます。 - 理由を入力します。
- [送信]をクリックします。
チェックイン時の自動リモートワーク申請
設定で「ユーザーがリモートで打刻しようとしたときに自動で申請を起票」が有効になっている場合、従業員に週または月の有効なリモートワーク日数が残っていれば、リモートチェックイン時に自動でリモートワーク申請が送信されます。上限を超えている場合は、システムがチェックインを制限します。
自動で起票された申請は、承認されるまでステータスが「未承認 Remote-In」として表示されます。
リモートワーク申請を承認する
リモートワーク申請を承認するには:
- [勤怠] > [チーム] > [リモートワーク申請]タブに移動します。
- 対象の申請をクリックします。
- [承認]をクリックします。
また、承認者は[マイスペース]内の[承認]タブから申請を承認することもできます。
従業員のチェックイン時に自動送信された申請は、承認者によって承認されるまで「未承認 Remote-In」として表示されます。
リモートワーク申請を管理する
管理者は、[運用] > [勤怠] > [リモートワーク申請]から、組織全体のリモートワーク申請を管理できます。
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