福利厚生管理プロセスの流れ

福利厚生サービスの活用メリット

1. 組織で利用可能なすべての福利厚生プランを追加、管理できます。
2. どの従業員がどのプランにどの保障レベルで加入しているかのデータを管理できます。
3. 従業員負担額と雇用主負担額を参照値として保存できます。
4. 加入ステータス（確認待ち、加入済み、完了、終了、免除、辞退、取り下げ）を追跡できます。
5. 加入済み従業員の扶養家族データと受取人の割り当てを管理できます。
6. 役職、所在地、雇用形態などの従業員属性に基づいて、加入対象条件を制御できます。
7. 従業員の福利厚生加入を円滑に行うための加入受付期間を定義できます。
8. 加入状況の統計、受取人データ、プラン年度の概要を示すレポートを生成できます。
   

目的：［福利厚生］タブは、福利厚生管理とデータ管理専用に設計されています。給与控除、給与システムや福利厚生プロバイダーとの連携による請求処理の自動化、払い戻し管理には対応していません。ただし、福利厚生データはエクスポートして、給与システム、保険会社、その他の福利厚生プロバイダーと共有できます。

福利厚生サービスの設定

前提条件

Zoho Peopleで福利厚生サービスを設定する前に、次の点を確認してください。

1. 福利厚生サービスへのアクセス権が、承認済みの担当者に付与されていることを確認します（設定とデータ）。福利厚生管理者は、［設定］→［福利厚生］→［権限］→［福利厚生管理者］タブから管理できます。初期設定では、特権管理者のみがアクセスできます。
   
   
   
   
2. 基本通貨が定義されていることを確認し、必要に応じて追加の通貨を追加します（このデータはZoho Peopleの報酬サービスと共有されます）。たとえば、米国に従業員がいるインドの組織の場合、USDを追加するとよいでしょう。確認するには、［設定］→［福利厚生］→［設定］→［通貨］に移動します
   
   
3. 初期設定の福利厚生カテゴリーを確認し、必要に応じて追加のカテゴリーを追加します。初期設定のカテゴリー（合計11件）の一覧を確認するには、［設定］→［福利厚生］→［設定］→［カテゴリー］に移動します。これらのカテゴリーは、福利厚生プランの作成時に選択できます。必要に応じて新しいカテゴリーを追加するには、［追加カテゴリー］をクリックします。
   
   
4. 従業員の扶養家族データをインポートまたは追加します。［操作］→［福利厚生］→［扶養家族］タブ→［追加扶養家族］（または）［その他オプション］（省略記号アイコン）→［インポート扶養家族］に移動します。または、従業員に依頼して、［福利厚生］ユーザーサービス（左側のタブ）→［扶養家族］ページから扶養家族データを追加／インポートしてもらいます。
   
   
   

それでは、福利厚生サービスの設定手順に進みます。

Zoho Peopleで従業員の福利厚生を設定および管理する一般的な手順は次のとおりです。

福利厚生プロバイダーの追加→福利厚生プランの作成→福利厚生プラン年度の設定→加入受付期間の設定→従業員の扶養家族の追加またはインポート→従業員による扶養家族の追加を許可→従業員による福利厚生プランへの加入

ステップ1：福利厚生プロバイダーの追加

福利厚生プロバイダーとは

福利厚生プロバイダーとは、福利厚生プランを提供する保険会社、ベンダー、または第三者機関です。福利厚生プランを作成する前に、少なくとも1件のプロバイダーを追加する必要があります。Zoho Peopleのすべてのプランは、プロバイダーに関連付ける必要があります。

1. ［設定］→［福利厚生］→［設定］→［プロバイダー］に移動します
   
   
   
   
2. 新しいプロバイダーを追加するには、［追加プロバイダー］ボタンをクリックします
   
3. 必要な詳細を入力します。入力項目は次のとおりです：
   ［名前］（必須）
   ［プロバイダーID］（必須）
   ［連絡先メール］（必須）
   ［連絡先電話番号］、［説明］、［住所］、［ロゴ］（任意）
   
   
4. 保存するには、［送信］をクリックします。
   

ステップ2：福利厚生プランの作成

福利厚生プランとは

福利厚生プランとは、プロバイダーが提供する特定の保険または福利厚生の内容を表します。各プランは福利厚生カテゴリーに属し、補償の構成、対象者、拠出額を定義します。プランをプラン年度または登録期間に追加するには、事前に公開しておく必要があります。

1. ［設定］→［福利厚生］→［設定］→［プラン］に移動します
   
   
   
   
2. ［追加プラン］ボタンをクリックします
   
3. 基本情報を入力し、続行するには［保存］をクリックします。
   
   
   
   
4. ［保存］をクリックすると、福利厚生プランの詳細追加ページが表示されます。次の情報を入力します：
   ［プランの詳細］タブ：
   ［名前］
   ［短い説明］
   ［プランプロバイダー］（保険会社）
   ［通貨］（保険料と拠出額の通貨。初期設定では組織の本拠地の通貨（米国企業の場合はUSD））
   ［プランID］（このプランについてプロバイダーから提供されたプランID。例：LIFE-MET-GROUP-01）
   ［プラン概要］（従業員セルフサービスの登録画面に表示される短い概要）
   ［Webサイト］（プランの公式の給付補償概要（SBC）またはプランポータルへのリンク）
   ［添付する参照ドキュメント］（プランのドキュメント（給付概要、SBC、プランパンフレット）をアップロードします。最大10ファイル）
   ［ACA対象条件］（このプランがACAに基づく最低限必要な補償に該当する場合はオンにします。このオプションは医療プランの場合のみ表示されます）
   
   
   
   
   
5. 次に、［対象条件］タブに進みます。
   対象条件ルールでは、特定のプランに登録できる従業員を定義します。従業員が登録画面を開くと、すべての対象条件を満たすプランのみが表示されます。このページには次のオプションがあります：
   ［勤務地］：プランの利用可能範囲を特定のオフィス所在地に制限します。
   ［役職／職務名］：特定の職務ロールに制限します。
   ［雇用形態］：フルタイム、パートタイム、契約など。
   ［年齢範囲］：対象となる従業員の最小年齢と最大年齢を指定します。
   ［給与範囲］：登録対象を特定の給与範囲内の従業員に制限します。
   ［新入社員はいつ対象になりますか？］：入社後、従業員が対象になるまでの待機期間を定義します（利用可能なオプション：従業員の入社月の初日、入社日当日、一定期間後）
   ［退職予定の従業員はいつ対象外になりますか？］：従業員の退職日に対して、補償がいつ終了するかを定義します。
   追加する福利厚生プランに必要な内容や要件に応じて、プランの対象条件を設定します。
   
   
   
   
6. 次に、［補償階層］タブに進みます。
   各福利厚生プランでは、最大4つの補償階層を設定できます。これにより、プランで補償できる対象者と対応する拠出額が決まります。次から選択します：
   従業員のみ
   従業員＋配偶者（必要に応じてドメスティックパートナーを含めることができます）
   従業員＋子ども（最大4人）
   従業員＋家族（最大4人）
   
   
   
7. 次に、［拠出］タブに進みます
   こちらでは、各補償グループについて、管理者が次を設定します：
   ［従業員拠出額］（定額または給与に対する割合）
   ［雇用主拠出額］（定額または給与に対する割合）
   
   
   
8. 最後に、［保存して公開］をクリックします（後で公開する場合は［保存］オプションを使用します）
   

-> HSA | STD | LTD福利厚生プランに関する注意事項

HSAプランに関する重要な注意事項
福利厚生プランの追加時に福利厚生カテゴリーとしてHSAを選択すると、追加の必須項目［関連する必須医療プラン］が表示されます。管理者は、HSAプランを1つ以上の対象となる高控除額医療プラン（HDHP）に関連付ける必要があります。従業員は、関連付けられた医療プランにすでに登録している場合にのみ、HSAプランに登録できます。このシナリオについては、以下のスクリーンショットを参照してください。

→  

🇺🇸 IRSルール：IRSの規則では、従業員がHSAに拠出するには、対象となるHDHPに加入している必要があります。Zoho PeopleのHSAプランの関連付けでは、HSA登録を許可する前に従業員の医療プラン登録状況を確認することで、この要件を適用します。

ステップ3：福利厚生プラン年度の設定

「福利厚生プラン年度」とは
福利厚生プラン年度とは、特定の福利厚生プランが有効となり、従業員が登録できるようになる定められた期間です。プランの期間、および従業員が登録または変更できるタイミングを決定します。
Zoho Peopleの福利厚生プラン年度は、3か月から12か月まで設定できます。

1. ［操作］→［プラン］→［プラン年度］に移動します
   
   
   
   
2. ［プラン年度を追加］ボタンをクリックし、次の詳細を入力します。
   ［福利厚生プラン年度名］ - わかりやすいラベル（例：「2025年福利厚生年度」、「Benefits PY 2025-2026」）。一意である必要があります。
   ［説明］ - プラン年度に関する情報を追加します。
   ［開始日］ - 福利厚生期間の初日（例：2026年1月1日）。
   ［終了日］ - 福利厚生期間の最終日（例：2025年12月31日）。
   メモ：3～12か月の期間に対応しています。
   ［適用対象の勤務地］ - プラン年度を特定のオフィス所在地に関連付けます。全体に適用する場合は空白のままにします。
   
   
   
3. 次に、［対象プラン］タブに移動します。こちらでは、さまざまな福利厚生カテゴリーと関連プラン（福利厚生）が表示されます。プラン年度に含めるものを選択します
   
   
4. 最後に、［保存］をクリックして続行します。
   

プラン年度は、［操作］→［福利厚生］→［プラン］→［プラン年度］から追加、有効化／無効化、複製、編集、削除できます。フィルターオプションも利用できます。プラン年度は、そのプラン年度に登録期間が作成されていない場合にのみ削除できます。プラン年度を無効化すると、新規登録が一時停止されます。

ヒント：現在のプラン年度が終了する前に次のプラン年度を作成しておくと、次の福利厚生年度の登録期間を余裕をもって開始できます。

ステップ4：登録期間の設定

登録期間とは？

登録期間とは、対象従業員がプラン年度に関連付けられた福利厚生プランに登録できる特定の期間です。登録期間は、従業員が福利厚生を選択できる時期を制御する仕組みです。

1. ［操作］→［登録］タブに移動します
   
2. ［プラン年度］ドロップダウンを使用して、登録期間に関連付けるプラン年度を選択します。
   
   
   
3. ［登録期間を追加］ボタンをクリックします
   
4. ［登録期間を追加］で、次の詳細を入力します。
   ［登録期間名］ - わかりやすい名前（例：「2026年登録」、「2026年新入社員向け期間 – Q1」）。
   ［説明］ - 登録期間の目的や従業員向けの手順に関するメモ。
   ［プラン有効年度］ - この登録期間に関連付ける福利厚生プラン年度を選択します
   ［適用対象の勤務地］ - 適用対象を特定の勤務地の従業員に限定します。すべての勤務地で利用できるようにするには、項目を空白のままにします。
   ［従業員が登録できる開始日と終了日］ - 登録期間の開始日と終了日を設定します。
   
   
5. 次に、［対象プラン］タブに進みます。こちらでは、従業員が登録できるプラン（福利厚生プラン年度で選択したプランのサブセット）を含めるか除外するかを選択できます。
   
   
6. 最後に、［保存］をクリックします。
   

登録期間は、［操作］→［福利厚生］ページの［登録］タブから追加、編集、削除、有効化／無効化できます。［フィルター］も適用できます。登録期間のステータスも表示されます。ステータスは次のとおりです。
開始前 - 登録期間は作成済みですが、開始日にまだ達していません。
進行中 - 現在の日付が開始日と終了日の間です。従業員は登録できます。
終了 - 終了日を過ぎています。新規登録は受け付けられませんが、既存の登録は承認前であれば確認待ちステータスのまま残ります。
完了 - 管理者が［登録を完了］操作を完了した状態です。保留中（確認待ち）のすべての登録が登録済みステータスに移動されます。

従業員の登録

プラン年度を設定し、登録期間を開始すると、従業員は登録を進めることができます。こちらでは、従業員が有効な登録期間を通じて登録する手順を説明します。

1. 従業員が Zoho People にログインし、［福利厚生］→［自分のプラン］に移動します。
   
2. システムに、現在の有効な登録期間が表示されます。
   
   
   
   
3. 従業員は、含めたい扶養家族を追加できます。
   
   
   
   
4. 従業員が［登録］をクリックします。登録期間の詳細が表示され、従業員が選択できる該当する福利厚生プランの一覧が表示されます。
   従業員は、加入したいプランで［今すぐ登録］をクリックして続行できます。
   
   
   
   
5. 従業員が希望する補償グループ（従業員のみ、従業員+配偶者など）を選択します。
   
   
   
   
6. プランに受取人指定（生命保険、AD&D）が含まれる場合、従業員は扶養家族リストから扶養家族を選択し、補償割合を割り当てます。
   
7. 従業員が拠出額と、必要な関連プランへの登録（例：HSA には HDHP への登録が必要）を確認します。
   
   
   
   
8. 登録済みのすべての福利厚生と関連費用を示す概要が下部に表示されます。
   
   
   
   
9. 従業員が登録を送信します。成功メッセージが表示されます。
   

→ 福利厚生登録に関する重要な質問

従業員は福利厚生プランの登録を編集できますか？
登録期間が終了するまで、または管理者が登録を手動で完了するまでは、登録を編集できます。［福利厚生］ユーザーサービス（左タブ）→［自分のプラン］にある［登録を編集］オプションを使用します。

従業員が登録を取り下げたい場合はどうすればよいですか？
登録が完了としてマークされるまでは、登録を取り下げることができます。［福利厚生］ユーザーサービス（左タブ）→［自分のプラン］の［登録を編集］オプションをクリックし、取り下げたいプランまで下にスクロールして、［プランを取り下げ］ボタンをクリックします。

登録後の拠出額更新に関する重要なメモ

HSA、FSA、401(k)、貯蓄、年金プランでは、従業員が登録後に拠出額を更新できます。これにより、従業員は新しい登録データを作成せずに、税引前の拠出額を調整できます。
従業員は、［福利厚生］→［自分のプラン］→［プランを選択］→［拠出額の更新］に移動して、この操作を行えます。

🇺🇸 米国の場合：401(k)プランでは、従業員が年度途中に繰延拠出率を更新する必要が生じることがよくあります。Zoho Peopleの拠出額更新機能を使用すると、この変更をデータとして記録できます。給与計算システムで正しい繰延拠出を適用できるよう、拠出額の変更が給与計算チームに通知されていることを確認してください。

登録の管理と完了

有効な登録期間のステータスを確認するには、［運用］→［福利厚生］→［登録］タブに移動します。
有効な登録期間をクリックします。登録期間の詳細な概要が表示されます。



内容は次のとおりです。

1. 関連付けられているプラン、および承認待ちで登録対象の従業員数。
   
2. 登録の進捗バー。
   
3. 残り日数。
   
4. 管理者が登録を完了するためのオプション。
   さらに、内部の［従業員］タブに移動すると、個別のプランを選択して、関連する従業員、登録日、合計拠出額を確認できます。必要に応じて、管理者は従業員の登録解除をこちらから行えます。
   
   

登録を完了するには、個別の登録期間を選択し、［登録を完了する］ボタンをクリックします。これにより、［運用］→［登録］タブでステータスが「進行中」から「完了」に更新されます。

福利厚生レポート｜データのエクスポート

Zoho Peopleの福利厚生サービスには3つのレポートがあります。各レポート内でフィルターオプション（）を使用して、表示するデータを制御できます。例：プラン年度内の医療プラン一覧と、対応する拠出データのみを表示する場合。
［その他のオプション］（省略記号アイコン ）をクリックすると、エクスポートオプションにアクセスできます。データは、サービスプロバイダー、政府機関（IRSなど）、保険会社、医療管理機関などと共有するためにエクスポートできます。

1. プラン年度別登録
   説明：
   選択したプラン年度のすべての登録を、プランとステータス別にグループ化して表示します。
   利用例：
   年次登録の概要、ACAの提供データ。
   
   
   
   
2. プラン別登録
   説明：
   特定のプランに関する詳細な登録データを表示します。従業員名、補償グループ、拠出額、適用開始日が含まれます。
   利用例：
   登録確認のために保険会社と共有します。
   
   
   
   
3. 受取人
   説明：
   登録済みプラン全体の受取人指定を、割当割合を含めて一覧表示します。
   利用例：
   生命保険の受取人監査、ERISA準拠。