Zoho Peopleにおけるメール通知の自動化

Zoho Peopleにおけるメール通知の自動化

Zoho Peopleにおけるメール通知の概要

メール通知の自動化機能を利用することで、ワークフローの実行条件が満たされた場合に、テンプレートの内容をメール通知として自動で送信できます。この機能により、ワークフローの実行条件に基づいて、ユーザーへの情報提供や対応依頼などを自動で行うことができます。たとえば、休暇申請を提出した際に上司に自動でメールを送信したり、休暇申請のステータスが更新された際に従業員に自動で通知したりすることが可能です。

Zoho Peopleにおけるメール通知の自動化

  1. [自動化]→[処理]の順に移動すると、該当するフォームのメール通知を作成してワークフローに関連付けることができます。
  2. ワークフローの実行条件を満たす処理が発生した場合に、メール通知が自動で送信されます。

Zoho Peopleにおけるメール通知の設定

  1. [設定]→ 対象のサービス →[自動化]→[処理]→[メール通知]の順に移動します。
  2. [メール通知を追加する]をクリックします。

  3. メール通知を作成するフォームを選択します。
  4. メール通知の名前と説明を入力します。
  5. メッセージの設定欄で以下の項目を設定します。
    1. 差出人メールアドレス
    2. 宛先メールアドレス
    3. 件名(フォーム項目を差し込むことができます)
  6. ドロップダウンからメール本文のテンプレートを選択します。
    提案
    ドロップダウンから既存のメールテンプレートを選択するか、[新しいメールテンプレートを追加する]をクリックして作成できます。メールテンプレートの管理方法については、「メールテンプレート」のヘルプ記事をご参照ください。
  7. 添付ファイルの設定欄で、メールに添付するファイルを選択します。

    提案
    添付ファイルは、デスクトップまたはクラウドストレージサービス(Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、Box、Evernote)からアップロードできます。また、フォーム用に作成された書類テンプレート差し込み文書テンプレートを添付することも可能です。
  8. [保存する]をクリックします。
    フォーム用のメール通知が作成されます。作成したメール通知をワークフローに関連付けると、ワークフローの実行条件に基づいてメール通知を自動送信できます。

メール通知とワークフローの関連付け

メール通知をワークフローに関連付けるには、以下の手順を実行します。
  1. ホーム画面で、[設定]→ 対象のサービス →[自動化]→[ワークフロー]→[ワークフローを追加する]の順に移動します。
  2. 必要な情報を入力し、ワークフローの実行条件を設定します。ワークフローの設定の詳細については、こちらをご参照ください。
  3. [操作]に移動し、[メール通知]欄にある[+](追加)アイコンをクリックし、新しいメール通知を追加するか、既存のメール通知を選択します。
  4. [追加する]をクリックすると、ワークフローが作成されます。
    ワークフロー内の実行条件が満たされると、メール通知が自動的に送信されます。
提案
ワークフローから送信されるメール通知を停止するには、対象のワークフローに移動し、メール通知を削除します。