推奨されるプロセスの流れ

 

機能の概要

1. 独自の書類の作成
   内定通知や雇用契約書に組織のブランド情報や業務固有の用語を使用したり、給与の情報を記載したりできます。
2. 書類送信後に進捗を適切に管理
   内定通知を送信し、候補者の反応、電子署名、辞退の状況をリアルタイムで確認できます。内定通知を承諾した候補者を自動的に入社手続きに移行させ、採用プロセスを円滑に進めることができます。
3. 入社手続きの効率化
   採用プロセスの重要な場面で正式な書類に関わる業務を自動化することで、手作業を減らし、候補者とのやりとりの一貫性や透明性を確保します。

内定通知とは

内定通知は、候補者に内定を知らせるために送付される正式な書類です。役割、給与、雇用の主な条件などの概要を記載できます。候補者が内定通知に承諾することで、その候補者が入社の意向を持っていることを確認できます。この書類は正式な約束として扱うことができます。

メモ：

一般的に、雇用契約書は内定通知を承諾した候補者にのみ送付できます。ただし、［内定通知］と［雇用契約書］のいずれかの機能しか有効になっていない場合は、このような依存関係は生じません。

手順2：内定通知と雇用契約書のテンプレートの設定（差し込み文書／電子署名）

1. ［設定］→［入社手続き］→［設定］→［内定通知テンプレート］の順に移動します。
   
2. ［テンプレートを追加する］ボタンをクリックして、［テンプレートを追加する］ウィンドウを開きます。この画面では、テンプレート名の設定、差し込み項目を使用した文書名のカスタマイズ、テンプレート内容の設定が可能です。テンプレートは、新たに作成することも、既存のテンプレートから作成することも、PDFテンプレートをインポートすることも可能です。
   
3. 次に［電子署名の設定］タブに移動し、対象となる書類の電子署名ワークフローを設定します。ワークフローを有効にすると、複数の受信者を追加し、各受信者に署名／表示のいずれかの操作を割り当てることができます。特定のユーザー、特定のメールアドレス、候補者のメールアドレスを受信者として設定できます。必要に応じて署名の期限を設定し、リマインダーを自動送信することも可能です。一番上の受信者から順に処理が進められ、最初の受信者が操作（表示／署名）を完了した場合にのみ、次の受信者へと進みます。 
   
   
   
4. 雇用契約書テンプレートでも、同じ手順を実行します。差し込み文書テンプレートの作成の詳細については、こちらをご参照ください。
   

内定通知や雇用契約書に電子署名機能を実装するにあたっては、Zoho Sign、Docusign、Adobe Signとの機能連携がサポートされています。有料プランの利用が必要です。

手順3：候補者に送信するメール通知のカスタマイズ 

1. ［設定］→［入社手続き］→［自動化］→［通知］の順に移動します
   
2. ［内定通知／雇用契約書のメールテンプレートをカスタマイズする］セクションまでスクロールします。対象となる［テンプレートを編集する］ボタンをクリックして、メール通知の設定を変更します。このメールには、内定通知や雇用契約書へのリンクが記載されます。 
   
   
   

前提条件
⬡ 上記の設定手順を完了します。［内定通知］機能を有効にしてください。内定通知テンプレートを少なくとも1件、システムに追加する必要があります。 

⬡ 候補者を追加してください。
⬡ 給与サービスから、必要な給与体系をすべて追加する必要があります。
⬡ 候補者やその他の受信者から電子署名を取得するには、電子署名の連携を設定し、テンプレートの電子署名フローを有効化します。 

1. ［処理］→［入社手続き］→［内定通知］タブの順に移動し、［内定通知を生成する］ボタンをクリックします。
   
   
   
   
   
   
2. ［内定通知を追加する］画面が表示されたら、使用する給与体系を選択し、給与額を入力します。役職を選択し、内定の有効期限と入社日を設定します。
   
3. 使用する内定通知テンプレート（内定を通知する候補者に適したテンプレート）を選択します。
   
   
   
   
4. ［次へ］をクリックして、生成された内定通知のプレビューを確認します。
   
5. 画面が［プレビュー］タブに変わります。
   内定通知が生成され、候補者に送信できるようになります。
   
   
   
   ［候補者に送付する］ボタンをクリックすると、候補者に内定通知が送付されます。電子署名フローが有効化されており、最初の受信者が署名者である場合、［署名用に送信する］が表示されます。 
   
   
   

メモ
⬡ 書類を生成するたびに、クレジットが消費されます。差し込み文書のクレジットの詳細については、こちらをご参照ください。

⬡ テンプレートの内容を変更したい場合は、別のタブでZoho Peopleを開き、［設定］→［入社手続き］→［設定］→［内定通知テンプレート］の順に移動して、テンプレートを変更することをお勧めします。変更後は、元のタブで［文書を再生成する］をクリックすることで、更新されたテンプレートを確認できます。
⬡ 提示した給与を変更する場合は、［前へ］ボタンをクリックした後、［再生成する］ボタンをクリックして、項目を編集する権限を取得します。 

電子署名が必要な場合、受信者は対象の文書に電子署名を行う必要があります。 

複数のデータを一度にインポートする場合は、［処理］→［入社手続き］→［内定通知］→［その他］（［...］アイコン）の順に移動し、［インポートする］を使用します。同じメニューの［エクスポートする］を使えば、データのエクスポートも可能です。 
 

以降の進め方

⬡ 内定通知が承諾されたか却下されたかを確認するには、［処理］→［入社手続き］→［内定通知］タブで、対象となるフィルターをクリックします。

⬡ 内定通知が却下された後に変更や交渉があった場合、必要に応じて新しい内定通知を候補者に送信できます。 

⬡ 候補者の入社手続きが完了すると、候補者に［雇用契約書］を発行できるようになります（内定通知を承諾した候補者のみ。組織において［内定通知］機能が無効になっている場合は、このような依存関係は生じません）。雇用契約書を送信するには、［処理］→［入社手続き］→［雇用契約書］タブの順に移動します。

⬡ どの段階でも、候補者をユーザー（Zoho Peopleへのアクセス権がある従業員）や従業員のプロフィール（Zoho Peopleへのアクセス権のない従業員）に変換できます。この操作を実行するには、［処理］→［入社手続き］→［候補者］タブの順に移動します。

電子署名と受信者のステータスの管理
［処理］→［入社手続き］→［内定通知］／［雇用契約書］の順に移動し、電子署名のステータスが［署名用に送信済み］と表示されているデータを選択します。［電子署名のステータスを表示する］をクリックすると、署名プロセスの概要が表示されます。この画面には、文書の現在のステータス、受信者の一覧、各受信者に関連付けられたステータスが表示されます。
閲覧済み→閲覧されたが署名は未実施
未処理→閲覧／署名されていない
署名済み→文書へ署名済み

雇用契約書の生成と送信

前提条件

⬡［設定］→［入社手続き］→［設定］→［各種設定］の順に移動して、［雇用契約書］機能が有効になっていることを確認します。また、［設定］→［入社手続き］→［雇用契約書テンプレート］タブの順に移動して、使用したい差し込み文書テンプレートが追加されていることを確認します。

⬡ 組織において［内定通知］機能と［雇用契約書］機能がいずれも使用されている場合、雇用契約書は、内定通知を承諾した候補者にのみ送信できます。［雇用契約書］機能のみを使用している場合は、このような依存関係は生じません。 

雇用契約書を送信するには、以下の手順を実行します。 

1. ［処理］→［入社手続き］→［雇用契約書］の順に移動し、［雇用契約書を生成する］をクリックします。
   
   
   
   
2. ［雇用契約書を追加する］ウィンドウで、雇用契約書を送信したい候補者を選択します。入社日を決定し、使用する雇用契約書テンプレートをドロップダウンから選択します。 
   
   
   
3. ［保存して生成する］をクリックして、［プレビュー］画面に進みます。 
   
4. 画面に雇用契約書のプレビューが表示されます。  ［候補者に送付する］をクリックします。 
   

メモ

雇用契約書に電子署名のフローが設定されている場合は、内定通知と同様、［署名用に送信する］が表示されます。詳細については、「内定通知の生成と送信」セクションの手順5をご参照ください。 

以降の進め方

⬡ 雇用契約書が承諾されたか却下されたかを確認するには、［処理］→［入社手続き］→［雇用契約書］タブで、対象となるフィルターをクリックします。

⬡ 候補者が雇用契約書を承諾すると、候補者をユーザー（Zoho Peopleへのアクセス権がある従業員）や従業員のプロフィール（Zoho Peopleへのアクセス権のない従業員）に変換できます。これには、［処理］→［入社手続き］→［候補者］タブの順に移動します。

内定通知と雇用契約書のステータスの確認

1. 保留中の内定通知
   
2. 送信済みの内定通知
   
3. 承諾された内定通知
   
4. 辞退された内定通知
   
5. 有効期限切れの内定通知
   

フィルター（）を使って、ユーザーが定義した期間やその他のフィルターの項目（役職やステータスなど）に関するデータを確認します。 

送信済みの内定通知や有効期限切れの内定通知のデータを表示すると、対応するデータで［文書を再生成する］を選択できます。 

1. 保留中の雇用契約書
   
2. 送信済みの雇用契約書
3. 承諾された雇用契約書
4. 却下された雇用契約書
5. 有効期限切れの雇用契約書

フィルター（）を使って、ユーザーが定義した期間やその他のフィルターの項目（役職やステータスなど）に関するデータを確認します。 

送信済みの雇用契約書や有効期限切れの雇用契約書を表示すると、対応するデータで［再生成する］を選択できます。

可能な操作

⬡ 候補者が雇用契約書を却下した場合、新しい雇用契約書を生成できます。ただし、提示した給与を変更することはできません（［内定通知］機能が有効になっており、従業員がすでに内定通知を受け取っている場合）。

⬡ 雇用契約書の有効期限が切れた場合、有効期限を変更したうえで雇用契約書を再生成して送信できます。 

⬡ どの段階でも、候補者をユーザー（Zoho Peopleへのアクセス権がある従業員）や従業員のプロフィール（Zoho Peopleへのアクセス権のない従業員）に変換できます。この操作を実行するには、［処理］→［入社手続き］→［候補者］タブの順に移動します。