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注意

この「オフボーディング」サービスは、ご依頼に応じて、または最近作成されたアカウントに対してのみ有効になるため、すべてのZoho Peopleアカウントで利用できるとは限りません。「オフボーディング」サービスを有効にするには、support@zohopeople.comまでお問い合わせください。

Zoho Peopleのオフボーディングサービスとは

オフボーディングの設定

オフボーディングプロセスの設定

退職フローの作成

1. まず、オフボーディングサービス設定に移動します。これを行うには、［設定］（右上の歯車アイコン）→［オフボーディング］→［退職フロー］タブに移動します。
   
   
   
   
2. 退職フローの一覧が表示されます。初期設定では、「一般」フローのみが利用できます。一覧に表示されている一般フローをクリックして編集するか、［新しいフローを追加］ボタンをクリックして新しい退職フローを作成します。
   

3. フローの名前と説明を入力します。ここでは、拠点別および役職別の適用条件も設定できます。さらに、追加するフローに対応するすべての退職申請を処理するHRパートナーを追加します。最後に、［送信］をクリックします。
   
   
   

管理者以外のユーザーをHRパートナーとして割り当てることはできますか？

はい、チームメンバーの役割を持つユーザーを含め、すべてのユーザーをHRパートナーとして割り当てることができます。

非管理者のHRパートナーが実行できる操作

1. 承認：申請を承認、却下、キャンセル、または取り消しできます。
   
2. データ操作：申請を編集して完了し、対象従業員の従業員ステータスを変更できます。
   
3. 関連プロセス：
   
1. クリアランス：新規追加、関連付け済みのクリアランスの開始、未完了クリアランスの編集、クリアランスの完了ができます。
   
2. 面談：面談を開始し、完了済みの面談を表示できます。
   
3. 関連付け：部下を再割り当てできます。
   
4. ドキュメント：ドキュメントの生成、再生成、ダウンロード、送信、追加、削除ができます。
   
5. プロセスのタイムライン：関連する申請のタイムラインを表示できます。
   

上記のすべての操作は、非管理者のHRパートナーが担当する退職申請に限定されます。

非管理者のHRパートナーが実行できない操作

1. 部下以外のユーザーに対する新しい退職申請を追加することはできません。権限設定に応じて、自分自身または自分の部下のデータのみ追加できます。
   

4. ［設定］タブでは、標準の通知期間を指定し、対応するHRパートナー（ステップ3と同じ担当者）を選択し、送信された申請の承認プロセスを設定できます。
   
   

「単一レベル」とは、従業員の直属の一次上司を指します。たとえば、2レベルを選択した場合、承認申請は一次上司と二次上司（従業員の上司と、その上司の上司）の両方に送信されます。

承認フローに上司が含まれていても、退職予定の従業員に上司が設定されていない場合、承認はHRパートナーのみが対応します。

5. 承認プロセスの一環として、送信されるメール通知も編集できます。メールテンプレートを編集するには、［編集］アイコン（鉛筆アイコン）のリンクをクリックします。変更が完了したら、［保存］をクリックして続行します。
   
6. ［クリアランス］タブに進みます。ここでは、新しいクリアランスフォームを追加する（［新しいクリアランスフォームを追加］ボタン）か、既存のクリアランスフォームを追加する（［既存のクリアランスフォームを使用］ボタン）ことができます。新しいクリアランスプロセスを作成する手順を見てみましょう。［新しいクリアランスフォームを追加］ボタンをクリックして続行します。
   

初期設定で利用できるクリアランスフォームは、ITクリアランス、HRクリアランス、管理部門クリアランスです。

クリアランスプロセスはどのように機能しますか？

クリアランスプロセスには、クリアランス担当者が入力し、完了としてマークする必要があるフォームが含まれます。複数のクリアランスを退職フローに関連付けることができ、各クリアランスの完了期間はカスタマイズできます。

クリアランス担当者として選択できるのは誰ですか？

任意の従業員をクリアランス担当者として選択できます。初期設定のシステムオプションには、退職予定の従業員、上司、HRパートナーが含まれます。

7. クリアランスプロセスの名前を入力し、クリアランスプロセスが完了したことを確認する責任を持つクリアランス担当者を選択します。
   
8. 開始日と終了日を指定します。日付を指定したら、［保存］をクリックして続行します。以下の例では、クリアランスプロセスの完了に8日間が割り当てられており、退職日の10日前に開始し、退職日の2日後に終了します。
   

開始日と終了日を設定する際は、期間（この例では8日間）に週末や非稼働日も含まれる点に注意してください。

9. 続行すると、クリアランスフォームをカスタマイズできるフォームのカスタマイズページが表示されます。含めたい項目を追加し、完了したら［閉じる］ボタン（X印）をクリックします。フォームは自動的に保存されます。
   

クリアランスの開始時や完了時など、クリアランスイベントに関連付けた自動処理を設定できます。これは、関連するクリアランス関連フォームに対してワークフローを設定することで行います。

9. これでクリアランスプロセスが設定されたため、さらにクリアランスプロセスを追加するか、［退職面談］タブをクリックして続行できます。
   
10. ［退職面談］タブでは、新しい退職面談を作成するか、既存の面談テンプレートを使用できます。
    
11. ［退職面談］タブ内の［歯車］アイコンを使用して、退職面談の名前と開始タイミングを設定できます。
    

退職面談とは何ですか？

退職面談は、退職する従業員が回答することを想定した質問で構成されます。退職する従業員からフィードバックを収集し、改善点の特定、職場ポリシーの向上、退職理由の把握に活用できます。

12. 質問を手動で追加するか、［質問プールから追加］オプション（ドロップダウンをクリック）を使用して続行します。導入メッセージとお礼メッセージも追加できます。
    
13. ［プレビュー］ボタンをクリックして退職面談をプレビューします。必要な質問をすべて設定したら、［ドキュメント］タブに進みます。
    
14. ［ドキュメント］タブでは、在職証明書や退職証明書など、退職関連ドキュメントをこの退職フローに関連付けることができます。これを行うには、［既存のドキュメントを使用］ボタンをクリックし、いずれか一方または両方のレターテンプレートを選択します。
    

初期設定で利用できるドキュメントは何ですか？

在職証明書と退職証明書は初期設定で利用できます。

         

15. ドキュメントを追加した後は、クリックして編集できます。また、ポインターを合わせると、［名前の変更］や［削除］のオプションが表示されます。（この機能では、Zoho Writerの差し込み文書テンプレートを使用します。）
    
16. 最後に、関連するワークフローを追加するには、［ワークフロー］タブに進みます。次のシナリオで実行されるメール通知やカスタム関数（Delugeベース）アクションを設定できます。
    
1. 新しい退職申請が追加されたとき。
   
2. 退職申請が編集されたとき。
   
3. オフボーディングプロセスが完了したとき。
   
4. 従業員ステータスが変更されたとき。
   
   
   
   
17. ［閉じる］ボタン（Xボタン）をクリックします。これで新しい退職フローが正常に作成されました。
    

初期設定では、従業員のログインアクセスは最終勤務日の翌日午前8:30に自動的に無効になります。

退職した従業員のログインアクセスを手動で有効または無効にするには、［設定］→［アカウント管理］→［ユーザー］に移動し、従業員を検索して、［操作］の［ログインアクセス］切り替えを使用します。

一般的な退職フローまたは作成した任意のフローを編集するには、［退職フロー］ページ（［設定］→［オフボーディング］→［退職フロー］）でいずれかの退職フローをクリックします。適用条件、関連する面談、クリアランスなどを変更できます。ステータスインジケーターをクリックすると、退職フローを有効または無効にできます。フローにポインターを合わせると、［編集］や［削除］のオプションが表示されます。
 

作成できる退職フローは最大10件です。各フローには最大10件のクリアランスプロセスを含めることができます。

最終勤務日の設定の管理

オフボーディングプロセス中に従業員の最終勤務日を決定する方法を設定します。設定するには、［設定］→［オフボーディング］→［各種設定］→［設定］に移動します

［従業員が希望する最終勤務日を指定できるようにする（退職申請）］

このオプションを有効にすると、従業員は退職申請を送信する際に希望する最終勤務日を選択できます。

有効な場合：従業員は退職申請の送信時に希望する最終勤務日を入力できます。選択した日付は、組織の退職予告期間や承認プロセスの対象となる場合があります。

無効な場合：従業員は最終勤務日を選択できません。設定された退職予告期間に基づいて、システムが最終勤務日を自動的に計算します。

この設定は退職申請にのみ適用されます。解雇データには適用されません。

例：計算された最終勤務日が日曜日で、こちらで選択したオプションが［翌勤務日］の場合、最終勤務日は月曜日に変更されます。［前勤務日］に設定した場合は、金曜日に変更されます（シフト設定で土曜日が勤務日の場合は土曜日）。

退職日の更新設定の管理

従業員データの［退職日］項目を更新するタイミングを設定します。設定するには、［設定］→［オフボーディング］→［各種設定］→［設定］


に移動します。

［承認時（退職申請）|送信時（解雇データ）］

従業員の退職日を承認時／送信時（解雇データの場合）に更新する場合は、このオプションを選択します。

つまり、退職申請では、退職申請が承認された後にのみ［退職日］が更新されます。

また、解雇データでは、解雇データが送信されるとすぐに［退職日］が更新されます。

［従業員の最終勤務日］

従業員の最終勤務日に達したときにのみ退職日を更新する場合は、このオプションを選択します。

死亡した従業員のデータでは、選択した設定に関係なく、［退職日］はすぐに更新されます。この動作は変更できません。

クリアランスフォームの管理

こちらで作成したクリアランスフォームは、退職フローで使用できます。既存のクリアランスフォームをクリックして編集するか、ポインターを合わせて［削除］オプションを表示します。

1. クリアランスプロセスの名前を入力し、クリアランスプロセスが完了したことを確認する担当者（退職フローのプロセス内）を選択します。
   
2. 開始日と終了日を指定します。日付を指定したら、［保存］をクリックして進みます。以下の例では、クリアランスプロセスの完了に8日間が割り当てられており、退職日の10日前に開始し、退職日の2日後に終了します。
   
3. 進むと、フォームのカスタマイズページが表示されます。こちらで項目をドラッグ＆ドロップしてクリアランスフォームをカスタマイズできます。含める項目を追加し、完了したら［閉じる］ボタン（Xマーク）をクリックします。フォームは自動的に保存されます。
   
4. クリアランスプロセスを作成したので、退職フローの作成時または編集時に選択できるようになります。
   

退職面談テンプレートの管理

こちらで作成した退職面談テンプレートは、退職フローで使用できます。退職面談テンプレートをクリックして編集するか、ポインターを合わせて［編集］や［削除］などの追加オプションを表示します。

新しい退職面談テンプレートを作成するには、［新しいテンプレートを追加］ボタンをクリックします。質問を手動で追加するか、［質問プールから追加］オプションを使用します（ドロップダウンをクリック）。導入メッセージとお礼メッセージも追加できます。必要な質問をすべて追加したら、［閉じる］ボタン（Xアイコン）をクリックします。

オフボーディングドキュメントの管理

既存のオフボーディングドキュメントのテンプレートを管理する、または新しいテンプレートを作成するには、［設定］→［オフボーディング］→［拡張サービス］→［オフボーディングドキュメント］に移動します。

新しいテンプレートを最初から作成するには、［テンプレートを追加］をクリックします。テンプレート名を入力し、［保存］をクリックして進みます。

退職理由の管理

理由は、退職、解雇、死亡の理由に分類されます。対応するオフボーディング申請を作成する際に、理由が一覧表示されます。これらの退職理由を管理または新規追加するには、［設定］→［オフボーディング］→［拡張サービス］→［退職理由］に移動します。

オフボーディングフォームのカスタマイズ

オフボーディングに関連付けられているフォーム（退職、解雇、死亡）は、［設定］→［オフボーディング］→［拡張サービス］→［オフボーディングフォーム］に移動してカスタマイズできます。対応するフォームをクリックして編集します。編集中は、項目の追加、項目プロパティの編集、セクションの追加など、Zoho Peopleのすべてのフォーム編集機能を使用できます。

オフボーディング申請における添付ファイルの必須化

たとえば、退職フォームを例にします。［添付ファイル］項目を選択し、項目プロパティの設定エリアで［必須］チェックボックスを有効にします。

退職申請を提出できるユーザーの設定

退職申請の提出に関連する権限を設定するには、［設定］→［オフボーディング］→［権限］に移動します。

これらの権限は、通常の退職申請にのみ適用されます。解雇および死亡に関する申請は、管理者のみが提出できます。

オフボーディングの通知と自動化の設定

1. 従業員への通知
   
2. 上長への通知
   
3. HRパートナーへの通知
   

通知ページでは、ステータスの切り替えスイッチを使用して通知を有効または無効にできます。メールテンプレートを編集するには、通知にポインターを合わせ、編集アイコン（鉛筆アイコン）をクリックします。

オフボーディングサービスに関連するメールテンプレートを変更するには、［設定］→［オフボーディング］→［自動化］→［テンプレート］→［メールテンプレート］に移動します。

オフボーディングユーザーサービス

退職申請の提出

1. 左側バーから［オフボーディング］ユーザーサービスに移動します。
   
   
2. ［退職申請を追加］ボタンをクリックします。
   
3. 最終出社予定日、理由、説明などの詳細を入力します。必要に応じて関連する添付ファイルを追加します。
   

組織では、退職プロセスに対して異なる退職予告期間を設定できます。退職申請の担当者は退職予告期間を変更できます。

4. ［送信］をクリックします。［はい］をクリックして、もう一度同意する必要があります。
   
5. これで退職申請が提出されました。ステータスはオフボーディングサービス（左側バー）から追跡できます。退職申請を進めるには、担当者が申請を承認する必要があります。
   

こちらから、職歴（［職歴］タブをクリック）の表示、オフボーディング申請のタイムラインバーの確認、フォローアップメールの送信、または［表示］をクリックして承認者の詳細の確認を行うこともできます。

承認者は、退職申請を承認または却下できます。

過去の日付が選択された退職データを追加しようとする場合、その従業員の現在のログイン状態が有効になっている必要があります。過去日付のデータでは、その後ログインが無効に切り替わり、申請はシステムによって自動承認および自動完了されます。また、必要に応じてフローを開始するためのオプションを含むダイアログボックスが表示される場合があります。

6. 申請が承認されると、退職申請は後続のステップに進みます。これには、クリアランスや退職面談が含まれる場合があります。ステータスはオフボーディングサービス（左側バー）のページから追跡できます。オフボーディングのタイムラインバーには、オフボーディングプロセスの現在の段階が表示されます。
   
   

7. 退職プロセスに退職面談が含まれる場合は、オフボーディングサービスで［退職面談］タブを選択し、［フィードバックを入力］をクリックします。アンケートに回答し、［送信］をクリックします。回答は退職申請の担当者が確認できます。
   
8. すべてのクリアランスと面談のプロセスが完了すると、オフボーディング申請のステータスが完了待ちに更新されます。
   
   

組織によっては、従業員による退職申請の提出を制限している場合があります。従業員が退職申請を提出できるようにするには、［設定］→［オフボーディング］→［権限］ページの［退職申請を提出できるユーザー］オプションで、［従業員（本人）］オプションを有効にする必要があります。

退職予告期間中、Zoho Peopleのホームページには、該当する退職申請ページに移動するための ボタンが表示されます。

管理者は、従業員の代理で退職申請を送信することもできます。この操作を行うには、［操作］→［オフボーディング］→［オフボーディングの追跡］→［申請を追加］→［退職を追加］に移動します。（従業員を選択するドロップダウンが表示されます。）マネージャーも、部下の代理で退職申請を送信できます。この操作を行うには、オフボーディングユーザーサービス（左側バー）→［チーム］→［退職申請を追加］に移動します。このオプションの利用可否は、［設定］→［オフボーディング］→［権限］で設定されている権限によって異なります。

初期設定では、従業員のログインアクセスは最終出社日の翌日午前8時30分に自動的に無効になります。

退職した従業員のログインアクセスを手動で有効または無効にするには、［設定］→［アカウント管理］→［ユーザー］に移動し、従業員を検索して、［操作］の［ログインアクセス］切り替えを使用します。

退職申請のキャンセル

オフボーディングサービスで［その他の操作］ドロップダウンをクリックし、［申請をキャンセル］をクリックします。

申請がキャンセルされると、オフボーディングサービスページのステータスにキャンセル済み（ ）と表示されます。Zoho Peopleシステムでは、キャンセルされたすべての退職申請のデータが保持されます。

退職申請のキャンセルに関する注意点。

1. 申請は、退職申請を提出した本人がキャンセルできます。（HRパートナーと管理者は退職申請を取り消すことができます。関連するトピックは以下で説明します。）
   
2. 申請は承認される前にのみキャンセルできます。
   

部下の退職申請のフォローアップ

マネージャーは、オフボーディングのユーザーサービス（左側バー）の［チーム］タブから、部下の退職要求をフォローアップできます。詳細を表示するには、退職データのいずれかをクリックします。

部下に代わって行う退職要求の提出

［設定］→［オフボーディング］→［権限］ページで設定された権限に基づき、マネージャーは従業員に代わって退職要求を提出できます。この操作を行うには、オフボーディングのユーザーサービス（左側バー）→［チーム］タブにある［退職要求の追加］ボタンをクリックします。

クリアランスの処理

クリアランスを処理する従業員には、オフボーディングのユーザーサービス（左側バー）に［クリアランス］タブが表示されます。各クリアランスプロセスには、それぞれ専用のサブタブ（例：標準ITデバイスのクリアランス）があります。また、［自分のクリアランス］ビューと［マネージャーのクリアランス］ビュー、ステータスフィルターも利用できます。詳細を表示するには、クリアランスデータを選択します。

クリアランスプロセスには、入力が必要なフォームが含まれます。フォームの入力が完了したら、［送信して完了］をクリックして、クリアランスプロセスを完了としてマークします。

退職要求の取り消し

1. 退職要求を取り消すには、該当するオフボーディング要求に移動します（オフボーディングのユーザーサービス（左側バー）→［チーム］タブ、または［操作］→［オフボーディング］→［オフボーディングの追跡］リストから移動できます）。
   
2. ［その他の操作］オプションに移動し、［取り消し］を選択します。
   
3. 理由の入力を求められます。理由を入力し、［確認］をクリックします。
   
4. 退職要求が取り消されます。
   

オフボーディング操作

1. ステータス別にオフボーディング要求を追跡します。
   
2. 次のようなオフボーディング関連の要求を追加します。
   
1. 他の従業員に代わって行う退職要求
   
2. 雇用終了データ
   
3. 死亡データ
   
3. 雇用終了、死亡、退職のデータを表示します。
   
4. 退職要求をキャンセルまたは取り消します。
   
5. 該当するクリアランスを処理します。
   

退職要求の処理（HRパートナー）

退職要求の承認

承認要求が提出されたら、HRパートナーが最初に承認する必要があります。これを行うには、該当する退職要求（［操作］→［オフボーディング］→［オフボーディングの追跡］）に移動し、退職要求を開きます。

1. ［承認／却下］ボタンをクリックします。
   
2. 必要に応じて、最終勤務日を変更します。退職フローに関連付けられた標準の通知期間と、従業員が要求した日付に基づいて、システムに日付が表示されます。
   
3. 用意されているドロップダウンを使用して、後任が必要かどうかを指定することもできます。
   
4. 承認コメントを入力し、必要に応じて従業員に関するメモを追加します。（従業員はこのメモを表示できません。HRパートナー、直属の上司、管理者のみが表示できます。）
   
5. ［送信］をクリックします。
   

クリアランスの追跡

退職要求を表示しているときに、［クリアランス］タブに移動すると、クリアランス要求を表示して追跡できます。

1. 各クリアランスは、退職フローの設定時に設定された期間に基づいて自動的に開始されます。
   
2. 各クリアランスプロセスは、退職フローの設定時に選択された個々の従業員が処理します。
   
3. 退職要求に関連付けられたクリアランスプロセスを手動で開始する場合は、［クリアランスの開始］ボタンをクリックします。
   
4. 管理者とHRパートナーは、クリアランスプロセスを手動で選択し、［クリアランスの完了］をクリックして標準フローをスキップできます。
   
5. 関連するクリアランスは、オフボーディングのユーザーサービス（左側バー）からも追跡できます。
   
6. 各退職フローには、複数のクリアランスプロセスを含めることができます。
   
7. 退職フローの設定時に設定された通知に基づき、対象の従業員とクリアランスプロセスを処理する担当者にメールで自動通知されます。
   
8. 退職フローに関連するすべてのクリアランスプロセスが完了すると、退職要求は次の段階（例：退職面談）に進みます。
   

退職面談の追跡

退職要求を表示しているときに、［面談］タブに移動すると、退職面談を表示して追跡できます。

1. 退職する従業員は、退職面談を完了する必要があります。従業員は、オフボーディングのユーザーサービス（左側バー）に移動し、自分の退職要求を選択して、［面談］タブをクリックすることで対応できます。従業員は［フィードバックの入力］ボタンをクリックし、質問に回答する必要があります。
   
2. HRパートナー、直属の上司、管理者は、［オフボーディングの追跡］ページで該当する退職要求に移動すると、回答を表示できます。これらの回答は、退職する従業員からフィードバックを収集し、職場の方針、文化、定着施策を改善するのに役立ちます。
   
3. 退職面談とすべてのクリアランスプロセスが完了すると、退職要求は次の段階である完了待ちに進みます。
   

関連付けの処理（報告先マネージャーの変更）

1. ［関連付け］ページで、チェックボックスを使用して部下を選択し、［報告先を割り当て］ボタンをクリックします。
   
2. 新しい報告先マネージャーを選択します。
   
3. ［割り当て］をクリックします。
   

退職手続きは、関連付けが完了している場合にのみ完了できます。つまり、退職予定の従業員に部下がいない状態である必要があります。

保留中の承認の処理（退職予定の従業員）

退職プロセスを完了する前に、保留中のすべての承認を転送する必要があります（または、この手順の前に申請を承認または却下します）。Zoho Peopleで承認を転送するには、［ホーム］→［チーム］→［承認］に移動し、該当する保留中の承認を選択して、［転送］ボタンをクリックします。この操作を実行すると、新しい承認者を選択するよう求められます。

退職手続きは、退職予定の従業員に保留中の承認依頼がない場合にのみ完了できます。

従業員に関するメモの表示

HRパートナー、報告先マネージャー、管理者は、退職予定の従業員に関するメモを追加し、共有できます。この機能は、退職予定の従業員に関する重要な詳細、フィードバック、再雇用情報を伝える際に役立ちます。これらのメモを表示するには、退職申請に移動し、［従業員に関するメモ］タブを選択します。新しいメモを追加するには、［追加］ボタンをクリックします。

退職手続きドキュメントの生成、ダウンロード、メール送信

退職レコード内の［ドキュメント］タブには、退職フローに関連付けられているすべてのドキュメントが一覧表示されます。従業員が退職する前に、これらのドキュメントを生成して従業員と共有することが重要です。

1. ドキュメントにポインターを合わせ、省略記号アイコンをクリックして、［生成］をクリックします。
   
2. ドキュメントが生成されます。左下の［ダウンロード］ボタンをクリックするか、［閉じる］（Xアイコン）をクリックしてドキュメント表示を終了します。
   
3. 全画面表示を閉じると、省略記号メニューに新しいオプションが表示されます。これには、［再生成］、［メール送信］、［削除］、［ダウンロード］（別のアイコン）が含まれます。［メール送信］オプションを使用して、生成されたドキュメントを、退職予定の従業員の個人メールアドレスなど任意のメールアドレスに送信できます。
   

組織で署名済みの紙のコピーが必要な場合は、こちらで利用できるオプションを使用してドキュメントをダウンロードし、署名したうえで従業員に渡すことをおすすめします。

退職手続きドキュメントの生成後にLWD（最終出勤日）が更新された場合、ドキュメント内の情報は古くなり、使用できなくなります。退職手続きの設定でテンプレートが更新された場合も同様です。いずれの場合も、退職予定の従業員と共有する前にドキュメントを再生成することが重要です。ドキュメントを再生成するには、ドキュメントページの省略記号アイコン内にある［再生成］オプションを使用します。

LWD（最終出勤日）の更新

1. 該当する退職申請に移動します（［退職手続き（運用）］の［申請の管理］から）。
   
2. ［その他の操作］で利用できる［最終出勤日の変更］オプションを選択します。
   
3. 新しいLWDを選択し、理由を入力して、［送信］をクリックします。
   

LWD（最終出勤日）が更新されると、クリアランスの開始日と期限日は、更新後の最終出勤日に基づいて再計算されます。（ただし、HRパートナーは引き続きクリアランスプロセスを手動で開始できます。）また、以前に生成されたドキュメントには古い情報が含まれるため、再生成が必要になります。

退職手続きプロセスのタイムラインの表示

経歴の表示

退職手続き申請の完了

退職予定の従業員のステータス変更とログインの無効化は、LWD（最終出勤日）にのみ開始できます。

従業員ステータスの変更

操作を実行する前に、同意を求める確認ポップアップが表示されます。

新しい承認者を選択し、［確認］をクリックして移管を開始します。

退職申請の編集

従業員の雇用終了レコードの追加と表示

1. ［操作］に移動し、［オフボーディング］サービスを選択します。
   
2. ［申請の追加］オプションを選択し、［雇用終了の追加］をクリックします。
   
   
3. 詳細を入力し、データに保存する従業員ステータスを選択します。必要に応じて説明を追加し、関連書類を添付します。この従業員の後任が必要かどうかも指定できます。
   
4. ［送信］をクリックします。
   

雇用終了となった従業員は、上記で選択したログイン無効化日に、システムへのログインが自動的に制限されます。

［操作］→［オフボーディング］→［申請の管理］→［雇用終了］タブに移動します。個別のデータをクリックすると、詳細情報を確認できます。

従業員の死亡データの追加と表示

1. ［操作］に移動し、［オフボーディング］サービスを選択します。
   
2. ［申請の追加］オプションを選択し、［死亡データの追加］をクリックします。
   

［操作］→［オフボーディング］→［申請の管理］→［死亡］タブに移動します。個別のデータをクリックすると、詳細情報を確認できます。

オフボーディング申請が提出された際、後任の要否を［はい］に設定できます。これは、退職、死亡、雇用終了の申請に適用されます。後任が必要な従業員の一覧にアクセスするには、［申請の管理］（［操作］→［オフボーディング］）に移動し、フィルターオプションで［後任の要否］フィルターを選択して適用します。後任の要否が［はい］に設定された従業員データの一覧が表示されます。

退職データのインポートとエクスポート

1. ［操作］→［オフボーディング］→［申請の管理］→［退職］に移動します。
   
2. 右上にある三点メニュー（省略記号アイコン）をクリックします。
   
3. ［エクスポート］または［履歴のエクスポート］を選択します。
   
1. ［エクスポート］：退職データの現在の表示内容。
   
2. ［履歴のエクスポート］：すべての監査証跡または履歴データ。
   
4. エクスポートのポップアップで次の操作を行います。
   
1. ファイル形式（.XLS、.XLSX、.CSV、.TSV）を選択します。
   
2. 必要に応じてサンプルテンプレートをダウンロードします。
   
5. 必要なオプションを有効にします。
   
1. ［ファイルと画像を含める］：エクスポート時に、関連する画像とファイルもZIPファイルに含まれます。
   
2. ［承認データを含める］：エクスポートされたファイルに承認フローと詳細が含まれます。
   
6. ［エクスポート］をクリックすると、ファイルがダウンロードされます。
   
   

1. ［操作］→［オフボーディング］→［申請の管理］→［退職］に移動します。
   
2. 右上にある三点メニュー（省略記号アイコン）をクリックします。
   
3. ［インポート］を選択します。
   
4. インポートのポップアップで次の操作を行います。
   
1. 表示されたドロップダウンから［退職］を選択します。
   
2. 必要に応じて、［サンプルテンプレートのダウンロード］リンクを使用してサンプルファイルをダウンロードします。
   
5. ［ファイルのアップロード］をクリックします。
   
6. インポートするファイルを参照して選択します（.XLS、.XLSX、.CSVファイル形式に対応しています）。
   

1. 既存のデータを更新、スキップ、上書きすることはできません。
   
2. ［後任の要否］項目には整数値を使用します。
   
1. はい = 1
   
2. いいえ = 0
   
3. 後で決定 = -1