シフトの自動割り当て
シフトの自動割り当てとは
Zoho Peopleで利用可能なシフトの自動割り当て機能は、従業員の出勤時間に基づき、リアルタイムで従業員をシフトに自動的に割り当てます。この機能により、円滑なシフト管理が実現し、手作業による管理が不要になります。ローテーションや柔軟なシフトスケジュールを採用している組織において特に有用です。
設定手順
この機能を有効にすると、システムは従業員にシフトを自動的に割り当てますが、これは現在の日付データに対してのみ適用され、過去のデータには影響しません。シフトの自動割り当ては、出勤時間と、選択したシフトの自動割り当ての設定に基づいて実行されます。
シフトの自動割り当ての設定
シフトの自動割り当てを有効にするには、［設定］→［シフト］→［設定］→［シフトの自動割り当て］タブの順に移動し、［シフトの自動割り当て］を有効にします。
設定を有効にしたら、次の3つのドロップダウンの選択肢から1つを選択して、システムが割り当てるシフトの種類を設定できます。
- 最も近いシフト（時間基準）
システムは従業員の出勤時間を確認し、割り当て可能なすべてのシフトと照合します。開始時間が出勤時間に最も近いシフトが割り当てられます。
例：
標準シフト：午前9時～午後6時
日中～夜間のシフト：午後2時～午後10時
ある従業員が午後12時に出勤する場合、午前9時よりも午後2時のほうが出勤時間に近いため、システムは日中～夜間のシフトを割り当てます。
- 最近開始したシフト
システムは、出勤時間の直前に開始されたシフトを割り当てます。
例：
標準シフト：午前9時～午後6時
日中～夜間のシフト：午後2時～午後10時
ある従業員が午後1時30分に出勤する場合、システムは午前9時に開始された標準シフトを割り当てます。
- まもなく開始するシフト
システムは、出勤時間の後に開始する次のシフトを割り当てます。
例：
標準シフト：午前9時～午後6時
日中～夜間のシフト：午後2時～午後10時
ある従業員が午前9時30分に出勤する場合、システムは次に開始するシフトである日中～夜間のシフトを割り当てます。
従業員への通知
この設定を有効にすると、シフトが割り当てられたり、更新されたりした際、従業員に自動的に通知されます。
［メールアドレス］か［フィード通知］のいずれかを有効にします。またはその両方を有効にして、組み合わせて使用することもできます。
また、通知用のメールテンプレートをカスタマイズするには、［メールテンプレートのカスタマイズ］のリンクをクリックしてください。
承認の設定と処理
［設定］→［シフト］→［承認］の順に移動し、ドロップダウンから［シフトが自動割り当て済みの申請］を選択して承認プロセスを設定します。Zoho Peopleの承認についての詳細は、こちらを参照してください。
承認プロセスを設定し、システムがシフトの自動変更申請を開始すると、管理者とマネージャー（設定されたユーザー）は、以下のいずれかから申請を確認し承認できます。
［処理］→［シフト］→［シフトの自動割り当ての申請］の順に移動するか、
［出退勤］（左側のパネルのメニュー）→［チーム］タブに移動します。
適用条件の管理
さまざまな設定を使用して、適用条件を設定できます。
すべてのユーザー - 組織内の全員にルールを適用します。
特定のユーザー - 特定の従業員またはグループにルールを適用します。たとえば、「ムンバイ」拠点の「サポート」部門の役割「チームメンバー」にのみシフトの自動割り当てを適用するには、以下のスクリーンショットのように設定してください。
特定のユーザーは、［従業員を追加する］を使用して選択することもできます。また、［例外］の下にある［条件を追加する］を使用して例外を設定することもできます。
特定のユーザー - 特定の従業員またはグループにルールを適用します。たとえば、「ムンバイ」拠点の「サポート」部門の役割「チームメンバー」にのみシフトの自動割り当てを適用するには、以下のスクリーンショットのように設定してください。
特定のユーザーは、［従業員を追加する］を使用して選択することもできます。また、［例外］の下にある［条件を追加する］を使用して例外を設定することもできます。
メモ
標準では、従業員は関連付けられた指定のシフトに割り当てられます。
標準では、従業員は関連付けられた指定のシフトに割り当てられます。
マネージャーまたは管理者は、自動的に割り当てられたシフトを手動で上書きできます。
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