従業員用ファイルの操作

従業員用ファイルの操作

従業員用ファイルでは、次の操作を実行できます。
  1. 署名用の送信
  2. ファイルのインポート
  3. ファイルのエクスポート
  4. ファイルの編集／削除

署名用の送信

この機能を使用すると、個別のファイルを従業員に送信して、署名を収集できます。
  1. ［処理］→［ファイル］→［従業員用ファイル］の順に移動します。ファイルにカーソルを合わせると表示される［…］（その他の操作）アイコンをクリックして［署名用に送信する］を選択します。



  2. 署名済みの文書を保存するフォルダー名を選択します。
  3. ［文書の詳細］で［文書名］を入力します。次に、指定したすべての受信者に表示される説明を［メッセージ］に入力します。



  4. ［受信者を追加する］をクリックして、次の操作を実行します。 
Info
文書を順番に送信するには、［順番に送信する］のチェックボックスにチェックを入れます。たとえば、受信者を上司から従業員の順で指定した場合、部下よりも先に上司が署名する必要があります。
    1. ドロップダウンから［特定のメールアドレス］を選択して、受信者のメールアドレスを入力します。
    2. 受信者に特定のユーザーを含めるには、ドロップダウンから［特定のユーザー］を選択し、ユーザーを検索して追加します。
    3. ドロップダウンを使用して、次の選択肢から電子承認の種類を選択します。
      ［署名］：ユーザーは、文書に電子署名できます。
      ［表示する］：ユーザーは、文書を一度だけ表示できます。
      ［承認する］：ユーザーは、文書を承認できます。
    4. ドロップダウンを使用して、電子メールおよび電子署名インターフェースで使用する言語を選択します。
    5. ［個別メッセージ］アイコンをクリックすると、受信者への個別メッセージを入力できます。
    6. ［認証］アイコンをクリックして、［メールを使用したワンタイムパスワード認証］を有効化します。［保存する］をクリックすると、ワンタイムパスワードをメールで送信して、認証後に文書を開くよう設定できます。
      Info手順のd／e／fは、Zoho Sign との連携においてのみ適用されます。 DocuSignおよびAdobe Signには適用されません。


  1. ［詳細設定］セクションでは、署名に期限を設定したり、受信者にリマインダーを送信できます（任意）。
  2. ［Webサイトへの自動誘導］セクションにURLを入力すると、受信者を特定のWebサイトに誘導できます（任意）。
  3. ［送信する］をクリックします。
  4. Zoho Peopleと連携した電子署名プラットフォームに基づいて、Zoho Sign／Adobe Sign／DocuSignのの画面が表示されます。文書内に署名の項目をドラッグ＆ドロップして配置します。
  5. 必要に応じて署名の項目を追加して、［送信する］をクリックします。
    電子署名用にメールで文書が送信されます。指定した受信者に対して、文書がメールで送信されます。

ファイルのインポート

この機能を使用すると、特定の従業員や複数の従業員の公式文書を一括でインポートできます。インポートする際は、名前や従業員IDなど、適切な参照項目を選択して、重複がないようにしてください。フォルダー構造ごとインポートするか、フォルダー内のファイルのみをインポートするかを選択することも可能です。
Info
Zip形式のファイルのみ、インポートできます。ファイルのサイズの上限は、50MBです。
従業員用ファイルをインポートするには、以下の手順に従ってください。
  1. ［ホーム］から［処理］→［ファイル］の順に移動して、［従業員用ファイル］タブをクリックします。
  2. 画面右上にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックして、［インポートする］を選択します。
  3. ［インポート対象］で、［複数の従業員］または［個別の従業員］を選択します。
  4. 個別の従業員のファイルをインポートする場合は、ドロップダウンから従業員名を選択します。
  5. 複数の従業員のファイルをインポートする場合は、ファイル名の形式を選択します。インポートするファイル名は、選択したファイル名の形式と一致している必要があります。



  6. 必要に応じて［説明］を入力します。
  7. ［フォルダーを含めてインポートする］を選択すると、インポートする際にフォルダーの構造を保持できます。［フォルダーを除外してインポートする］を選択すると、インポートする際にフォルダーの構造を保持せずに、指定したフォルダー内にあるファイルをインポートします。
  8. ファイルを保存するフォルダーを選択します。
  9. 必要に応じて、［文書の受取確認を有効にする］を有効にします。


  10. ［ファイルの権限］で、権限を選択します。
  11. ［通知］で、ファイルが追加／編集された際に、従業員に通知する方法を［フィード］または［メールアドレス］から選択します。
  12. ［保存する］をクリックします。
    Zip形式のファイルが［従業員用ファイル］タブにインポートされます。

ファイルのエクスポート

画面右上にある［…］（その他の操作）をクリックして、［エクスポートする］を選択して［確定する］をクリックします。
Info
エクスポートされたファイルのアクセス用URLがメールアドレスに送信されます。


ファイルの編集

ファイルを編集するには、ファイルにカーソルを合わせると表示される［…］（その他の操作）→［編集する］の順に移動します。［編集する］では、次の操作を実行できます。
  1. ファイルの追加と削除
  2. ファイル名と説明の変更
  3. 適用範囲の変更 
  4. 文書の受取確認の有効化／無効化 
  5. ファイルの表示およびダウンロード権限の変更
  6. フォルダーの変更
  7. 通知設定の変更

ファイルの削除

ファイルを削除するには、ファイルにカーソルを合わせると表示される［…］（その他の操作）→［削除］の順に移動して、［確定する］をクリックします。実行すると、ファイルは従業員用ファイルから削除され、元に戻せません。



詳細については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。
  1. 文書の受取確認