I-9、W-4、W-9 の電子署名テンプレートは、Zoho Sign エンタープライズエディションでのみ利用できます。

1. 米国フォームを電子署名用に送信する
   
2. E-Sign Flow を使用した自動化ワークフローの設定
   
3. フォームでのカスタムボタンの設定
   
4. 従業員オンボーディングフローへのフォームの追加
   

米国フォームを電子署名用に送信する

Zoho Sign（エンタープライズエディション）が必須です。

1. [Operations] > [Files] > [E-Sign ドキュメント] に移動し、テンプレートアイコンをクリックします。
   
2. 米国フォーム I-9、W-4、W-9 は、システム電子署名テンプレートとして利用できます。
   
   
   組織の運用に合わせて、署名テンプレートの編集 オプションを使用し、米国フォームの電子署名テンプレートを編集できます。
   署名テンプレートの編集では、次のことができます:
   - 電子署名済みドキュメントを Zoho People 内のどのフォルダーに保存するかを設定する。
   - ドキュメントと一緒に送信されるカスタムメッセージを設定する。
   - テンプレートの受信者数を定義する。
   - ドキュメントの電子署名期限とリマインダーを設定する。
   - 電子署名ドキュメントを編集し、フォームに用意されている項目以外に、標準項目やカスタム項目を追加する。
   
   
   
   
3. [署名用に送信] をクリックし、すべての従業員に送信するか、特定の従業員を選択して送信するかを選びます。
   
   
   - すべての従業員: 組織内のすべての従業員に、電子署名用ドキュメントを送信します。
   - 選択した従業員: 選択した特定の従業員にのみ、電子署名用ドキュメントを送信します。
   

   

   メモ:
   - 上記に加えて、テンプレート内で受信者として追加されている従業員も、電子署名対象に含まれます。たとえば、電子署名テンプレートに HR パートナー が含まれている場合、ドキュメントは選択した従業員と、その従業員の HR パートナーの両方に送信されます。
   - 電子署名テンプレートの署名者フィールド数と受信者数が一致していることを確認してください。
   
   
   
   
   
4. [送信] をクリックします。
   数分以内に、対象従業員へドキュメントがスケジュールされてメール送信されます。

E-Sign Flow 自動化 - 米国フォーム

米国フォーム I-9、W-4、W-9 は、Zoho People の 従業員情報 サービス内の E-Sign Flow テンプレートとして利用できます。これにより、自動化を設定して、Zoho People からフォームへ従業員情報を自動連携し、メールで電子署名用ドキュメントを送信できます。

E-Sign Flow システム内のこれらのフォームを使用すると、ドキュメントを電子署名用に送信する前に、従業員名、住所、市区町村、州、郵便番号、その他の Zoho People 上の情報などのフォーム項目を自動入力できます。

E-Sign Flow の編集 - 米国フォーム

E-Sign Flow 内の米国フォーム I-9、W-4、W-9 を編集するには:

1. [設定] > [従業員情報] > [自動化] > [プロセス] > [E-Sign Flow] に移動します。
   
2. 対象のフォームをクリックします。
   
   
3. 編集するテンプレートをクリックします。
4. デフォルトで、必要な米国フォームの項目は、システム内の対応する Zoho People フォーム項目にすでにマッピングされています。電子署名テンプレート側で新しい項目を定義し、ここでマッピングすることもできます。
   
5. E-Sign Flow の編集の詳細については、E-Sign Flow の編集 を参照してください。
   

E-Sign Flow を使用した自動化ワークフローの設定

E-Sign Flow を使用したワークフローを作成し、米国フォームの E-Sign Flow を自動で電子署名依頼として送信できます。

1. [設定] > [従業員情報] > [自動化] > [ワークフロー] > [ワークフローを追加] に移動します。
   
   
   
2. 操作で E-Sign Flow を選択して、ワークフローを作成します。
   
1. ワークフローの基本情報、トリガー処理、条件を入力します。
   
3. [プロセス] > [E-Sign Flow] で、いずれかの米国フォーム用 E-Sign Flow テンプレートを選択します。
   
   
4. [追加] をクリックします。
   自動化が正常に設定され、構成したトリガー処理に基づいてワークフローが実行されます。たとえば、Zoho People に従業員が追加されたときに E-Sign Flow が実行され、フォームの電子署名を収集できます。

ワークフローの設定に関する詳細は、ワークフロー - 自動化 を参照してください。

フォームでの米国フォーム用カスタムボタン

従業員フォーム上のボタンをクリックしたタイミングで、米国フォームを即座に電子署名用に送信するには:

1. [設定] > [従業員情報] > [拡張サービス] > [カスタムボタン] に移動します。
   このカスタムボタンは、サービスでサポートされている他のフォーム（オンボーディングフォームなど）にも追加できます。
   
   
   
   
2. [カスタム操作を追加] をクリックします。
   
   
   
3. ボタンの表示位置として、[データ表示] または [データ一覧] を選択します。
   
1. データ表示: ボタンはデータ表示画面に表示されます。操作は 1 件のデータに対して実行されます。
   
   
   
   
2. データ一覧: ボタンはデータ一覧画面に表示されます。操作は複数のデータに対して一括で実行できます。
   
4. [プロセス] > [E-Sign Flow] で、このカスタムボタンから送信する対象の米国フォームを選択します。
   
   
   
   
   
   

従業員オンボーディングフローでの米国フォーム

この機能は、エンタープライズエディションでの Zoho Sign 連携で利用でき、米国リージョン向けにオンデマンドでのみ有効化されます。組織のアカウントにこの機能を追加するには、support@zohopeople.com までお問い合わせください。

1. [設定] > [Onboarding] > [Configuration] > [従業員 Onboarding] > [Flow] に移動します。
   
   
   
   
2. フローをクリックし、[ドキュメントとポリシー] セクションにドキュメントを追加します。
   従業員は、オンボーディングプロセス中にフォームを閲覧、入力、電子署名できます。
   
   
   
3. [保存] をクリックします。
   

従業員オンボーディングの詳細については、従業員オンボーディングフロー
を参照してください。