I-9、W-4、W-9 の電子署名テンプレートは、Zoho Sign エンタープライズエディションでのみ利用できます。

1. 米国フォームを電子署名用に送信する
   
2. E-Sign Flow を使用した自動化ワークフローの設定
   
3. フォームでのカスタムボタンの設定
   
4. 従業員オンボーディングフローから米国フォームを送信する
   

米国フォームを電子署名用に送信する

Zoho Sign（エンタープライズエディション）が必須です。

1. [運用] > [ファイル] > [電子署名ドキュメント] に移動し、テンプレートアイコンをクリックします。
   
2. 米国フォーム I-9、W-4、W-9 は、システム電子署名テンプレートとして利用できます。
   
   
   組織の運用に合わせて、[署名テンプレートを編集] オプションを使用し、米国フォームの電子署名テンプレートを編集できます。
   [署名テンプレートを編集] では、次のことができます:
   - Zoho People 内で電子署名ドキュメントを保存するフォルダーを設定する。
   - ドキュメントと一緒に送信されるカスタムメッセージを設定する。
   - テンプレートの受信者数を定義する。
   - ドキュメントの電子署名期限とリマインダーを設定する。
   - 電子署名ドキュメントを編集し、フォームに用意されている項目以外に、標準項目やカスタム項目を追加する。
   
   
   
   
3. [署名用に送信] をクリックし、[すべての従業員] または [選択した従業員] のいずれかに送信します。
   
   
   - すべての従業員: 組織内のすべての従業員に、電子署名用ドキュメントを送信します。
   - 選択した従業員: 選択した特定の従業員にのみ、電子署名用ドキュメントを送信します。
   

   

   メモ:
   - 上記に加えて、テンプレートで受信者として追加されている従業員も、電子署名対象に含まれます。たとえば、電子署名テンプレートに 人事パートナー が含まれている場合、ドキュメントは選択した従業員とその人事パートナーの両方に送信されます。
   - 電子署名テンプレートの署名者フィールド数と受信者数が一致していることを確認してください。
   
   
   
   
   
4. [送信] をクリックします。
   数分以内に、対象従業員にドキュメントがスケジュールされてメール送信されます。

E-Sign Flow 自動化 - 米国フォーム

米国フォーム I-9、W-4、W-9 は、Zoho People の 従業員情報 サービス内の E-Sign Flow テンプレートで利用できます。これにより、自動化を設定して、Zoho People からフォームに従業員の詳細を自動連携し、メールで電子署名用ドキュメントを送信できます。

これらのフォームを E-Sign Flow システムで使用すると、ドキュメントを電子署名用に送信する前に、従業員名、住所、市区町村、州、郵便番号などのフォーム項目を Zoho People から自動入力できます。

E-Sign Flow の編集 - 米国フォーム

E-Sign Flow で米国フォーム I-9、W-4、W-9 を編集するには:

1. [設定] > [従業員情報] > [自動化] > [プロセス] > [E-Sign Flow] に移動します。
   
2. 対象のフォームをクリックします。
   
   
3. 編集するテンプレートをクリックします。
4. デフォルトで、必要な米国フォームの項目は、システム内の対応する Zoho People フォーム項目にすでにマッピングされています。電子署名テンプレートで新しい項目を定義し、ここでマッピングすることもできます。
   
5. E-Sign Flow の編集の詳細については、E-Sign Flow の編集 を参照してください。
   

E-Sign Flow を使用した自動化ワークフローの設定

E-Sign Flow を使用してワークフローを作成し、米国フォーム（E-Sign Flow）を電子署名用に自動送信します。

1. [設定] > [従業員情報] > [自動化] > [ワークフロー] > [ワークフローを追加] に移動します。
   
   
   
2. 操作で E-Sign Flow を選択してワークフローを作成します。
   
1. ワークフローの基本情報、トリガープロセス、条件を入力します。
   
3. [プロセス] > [E-Sign Flow] で、いずれかの米国フォーム用 E-Sign Flow テンプレートを選択します。
   
   
4. [追加] をクリックします。
   自動化が正常に設定され、構成したトリガープロセスに基づいてワークフローが実行されます。たとえば、Zoho People に従業員が追加されたときに E-Sign Flow が実行され、フォームの電子署名を収集できます。

ワークフローの設定に関する詳細は、ワークフロー - 自動化 を参照してください。

フォームでの米国フォーム用カスタムボタン

従業員フォーム内のボタンをクリックしたタイミングで、米国フォームをすぐに電子署名用に送信するには、次の操作を行います。

1. [設定] > [従業員情報] > [拡張サービス] > [カスタムボタン] に移動します。
   このカスタムボタンは、当該サービスでサポートされている他のフォーム（オンボーディングフォームなど）にも追加できます。
   
   
   
   
2. [カスタム操作を追加] をクリックします。
   
   
   
3. ボタンの表示位置として、[データ表示] または [データ一覧] のいずれかを選択します。
   
1. データ表示: ボタンはデータ表示画面に表示されます。操作は 1 件のデータに対して実行されます。
   
   
   
   
2. データ一覧: ボタンはデータ一覧画面に表示されます。操作は複数のデータに対して一括で実行できます。
   
4. [プロセス] > [E-Sign Flow] で、このカスタムボタンから送信する対象の米国フォームを選択します。
   
   
   
   
   
   

従業員オンボーディングフローでの米国フォーム

この機能は、エンタープライズエディションで Zoho Sign 連携を有効にしている場合に利用でき、米国リージョン向けにオンデマンドでのみ有効化されます。組織のアカウントにこの機能を追加するには、support@zohopeople.com までお問い合わせください。

1. [設定] > [オンボーディング] > [構成] > [従業員オンボーディング] > [フロー] に移動します。
   
   
   
   
2. フローをクリックし、[ドキュメントとポリシー] セクションにドキュメントを追加します。
   フォームは、従業員オンボーディングプロセス中に従業員が閲覧、入力、および電子署名できます。
   
   
   
3. [保存] をクリックします。
   

従業員オンボーディングの詳細については、従業員オンボーディングフロー
を参照してください。