組織用ファイルの操作

組織用ファイルの操作

組織用ファイルでは、次の操作を実行できます。
  1. ファイルのURLのコピー
  2. 受取確認の表示
  3. 署名テンプレートの設定/編集
  4. 署名用の文書の送信
  5. 署名のレポートの表示
  6. ファイルの編集
  7. ファイルの削除
  8. ファイルのコピー/移動
  9. ファイルのエクスポート

上記の操作を行うには、[ホーム]から[処理]→[すべて表示する]→[ファイル]の順に移動します。

ファイルのURLのコピー

ファイルのURLをコピーするには、ファイルにカーソルを合わせて、[・・・](その他の操作)→[ファイルのURLをコピーする]の順に移動します。

必要に応じて、組織用ファイルのURLをコピーして共有できます。
たとえば、休暇を申請する従業員に休暇規定を表示する場合、[メモを追加する]項目を追加して休暇規定へのURLを挿入することができます。従業員が対象の項目を表示すると、そのページから休暇規定にアクセスできるようになります。

受取確認の表示

ファイルにカーソルを合わせて、[・・・](その他の操作)→[受取確認を表示する]の順に移動します。

この機能を使用すると、受取確認が有効になっているファイルに対応する文書を読み、受取確認を行った従業員の数を管理者は表示できます。

これにより、従業員に確実に情報を伝えることができるため、重要な文書、回覧、チーム全体のお知らせといった文書を共有する際に便利です。 

ドロップダウンから[受取確認済み]または[保留中]を選択して、従業員の受取確認のステータスを確認できます。さらに、受取確認のレポートをエクスポートすることもできます。



Zoho Signにおける署名テンプレートの設定/編集

署名テンプレートを設定すると、組織用ファイルを従業員に送信して署名を依頼できます。この機能を利用するには、Zoho Signとの連携が必要です。署名テンプレートの設定/編集についての詳細は、電子署名テンプレートを参照してください。 

署名用の文書の送信

署名テンプレートが設定済みの場合、ファイルを送信して従業員に署名を依頼することができます。
署名用の文書を送信するには、ファイルにカーソルを合わせて、[・・・](その他の操作)→[署名用の文書の送信]の順に移動して、受信者を選択した後に[送信する]をクリックします。



署名用の文書の送信が行われます。

署名のレポートの表示

組織用ファイルの署名のレポートを表示するには、ファイルにカーソルを合わせて、[・・・](その他の操作)→[署名のレポートを表示する]の順に移動します。[文書に電子署名を行う]タブにリダイレクトされ、該当する受信者の署名のステータスが表示されます。



ファイルの編集

ファイルを編集するには、ファイルにカーソルを合わせて、[・・・](その他の操作)→[編集する]の順に移動します。ここでは、次の操作を実行できます。
  1. ファイルの追加と削除
  2. ファイル名と説明の変更
  3. 適用範囲とファイル有効期限の変更
  4. 組織の規定の文書に設定/設定解除
  5. 文書の受取確認の有効化/無効化 
  6. ダウンロード権限の変更
  7. フォルダーの変更
  8. 通知設定の変更

ファイルの削除

ファイルを削除するには、ファイルにカーソルを合わせるか、ファイルを選択して、[・・・](その他の操作)→[削除]の順に移動します。ファイルを組織用ファイルから削除すると、元に戻すことはできません。


ファイルのコピー/移動

ファイルをコピーまたは移動するには、[コピーする]/[移動する]をクリックします。

組織用ファイルに追加されたファイルは、他の場所/組織/事業単位/法人/部署にコピーまたは移動して、利用できます。



ファイルのエクスポート

画面の右上にある[・・・](その他の操作)をクリックして、[エクスポートする]→[確定する]の順に移動します。
ファイルのダウンロード用リンクを記載したメールが、お使いのメールアドレスに送信されます。エクスポートしたファイルをダウンロードするには、URLをクリックしてください。




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