プロジェクト用のメール通知とテンプレート

プロジェクト用のメール通知とテンプレート

Zoho Projectsのワークフロー（自動処理）の機能では、データの追加や更新に応じてメール通知を自動で送信するよう設定できます。メール通知の設定においては、宛先、件名、本文などの詳細を指定できます。件名や本文の内容は、メールテンプレートを選択する形で指定します。使用するメールテンプレートは、ワークフローにおいてメール通知を設定する前に、あらかじめ作成しておく必要があります。以下、その手順について説明します。  

メールテンプレートを作成するには

  1. 画面右上の（設定）アイコンをクリックします。
  2. ［プロジェクトの自動化］→［メールテンプレート］に移動します。 
  3. ［メールテンプレートを追加する］をクリックします。 
  4. テンプレートの名前、メールの件名や本文などを入力します。 
  5. 件名には、差し込み項目を挿入できます。差し込み項目を用いると、件名に、プロジェクトの情報を挿入することが可能です（例：メールの件名にプロジェクト名を挿入する）。 
  6. 件名と同様に、本文にも差し込み項目を挿入できます。 
    • 差し込み項目としては、標準項目だけでなく、カスタム項目を挿入することも可能です。 
  7. ［保存する］をクリックします。

メールテンプレートを編集／削除するには

  1. 画面右上の（設定）アイコンをクリックします。
  2. ［プロジェクトの自動化］→［メールテンプレート］に移動します。 
  3. 対象のメールテンプレートにマウスのカーソルを合わせ、（設定）アイコンをクリックします。 
  4. ［編集する］または［削除する］をクリックします。 
  5. 編集する場合、必要な項目を編集して［保存する］をクリックします。削除する場合、注意事項を確認して［削除する］をクリックします。

メール通知の設定を追加するには

  1. 画面右上の（設定）アイコンをクリックします。
  2. ［プロジェクトの自動化］→［メール通知］に移動します。
  3. ［メール通知を追加する］をクリックします。
  4. メール通知名を入力し、レイアウトやメールテンプレートを選択します。
    • 通知先を指定します。通知先は、プロジェクトに関するユーザー（プロジェクト責任者、作成者）や任意のチーム／役割／ユーザーから選択します。また、任意のメールアドレスを直接入力することでも指定できます。
  5. ［保存する］をクリックします。

メール通知の設定を編集／削除するには

  1. 画面右上の（設定）アイコンをクリックします。
  2. ［プロジェクトの自動化］→［メール通知］に移動します。 
  3. 対象のメール通知にマウスのカーソルを合わせ、（設定）アイコンをクリックします。 
  4. ［編集する］または［削除する］をクリックします。 
  5. 編集する場合、必要な項目を編集して［保存する］をクリックします。削除する場合、注意事項を確認して［削除する］をクリックします。
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