Zoho Projectsにおける自動化機能の概要

Zoho Projectsの自動化機能では、外部アプリとの連携やプロジェクト項目の自動更新を行うことが可能です。利用することで、プロジェクトをより効率的に管理することができます。ユーザーは特定の条件に応じて処理を実行し、通知を自動で送信することが可能です。

使用例

建設業務：建設会社の担当者が、担当の従業員、工数、作業のステータスなどの項目を自動で更新する業務を自動化したいと考えています。

たとえば、プロジェクトの予算が200万ドルを超える場合は、プロジェクトの優先度を「高」に設定し、担当者を「Xさん」に割り当てします。また、担当者が「Xさん」の場合は、関連するチームを「チームA」に設定します。こうした処理を自動化したいとします。

人事業務：組織で新しいプロジェクトを開始し、2か月以内に従業員を採用する必要があるとします。期限内に募集を完了するため、プロジェクトを期間固定プロジェクトに設定します。この設定をすべてのユーザーに通知するため、ワークフロールールを使用してプロジェクトが期間固定として設定された際のメール通知を自動化できます。

ワークフロールール

プロジェクトごとのワークフロールールは、プロジェクトのレイアウトに関連付けられています。特定の条件が満たされると、処理が自動実行されます。これらのルールには、メール通知やWebhookを関連付けることができます。

メールテンプレート

プロジェクトの更新情報やお知らせの自動送信に使用するメールのひな型です。

メール通知

メール通知の機能を使用すると、特定の処理が実行された際に、プロジェクトユーザーへ通知を自動送信できます。また、通知をワークフローに関連付けることで、ルール実行時にユーザーへ通知できます。

Webhook

Webhookは、Zoho Projectsから外部アプリに送信できるHTTPリクエストです。Webhookをワークフロールールに関連付けることで、外部アプリへの更新を自動化できます。