ユーザーワークフロールール
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ワークフロールールを使用すると、プロジェクトの要件に合った条件と処理を設定することで、タスクなどを効率的に整理できます。ユーザーワークフロールールは、ポータルのユーザーに関連する処理の前後で実行されるように設計された自動化ルールです。ルールを実行するトリガーと、自動的に実行されるアクションを設定する必要があります。
たとえば、新しいユーザーがプロジェクト招待を承諾したタイミングで、マネージャーと財務チームにメール通知を送信したい場合は、図のように条件を設定できます。ユーザーが招待を承諾し、そのユーザー権限が「従業員」のときにルールがトリガーされます。従業員が追加されたことを知らせるメール通知が、選択した権限のユーザーに送信されます。条件に一致しない場合、ルールは（追加されていれば）次の条件を確認し、一致する条件が見つかるまで続行します。最初に一致する条件が見つかると、その時点でルールは終了し、それ以降の条件は確認されません。
ユーザーワークフロールールを追加する
- ナビゲーションで
> 自動化 > ワークフロールール に移動します。
- ［ユーザー］タブをクリックし、［新しいワークフロールール］をクリックします。
- ルール名と説明を入力します。
- ルールを実行するトリガーを選択します。
- ［条件を追加］をクリックし、条件を選択して、表示される設定から値を選択します。
- ［アクションを追加］をクリックし、表示される設定からアクションを選択します。
- ワークフロールール一覧で次のワークフロールールも続けて実行したい場合は、［次のワークフロールールを実行］チェックボックスをオンにします。
- ［ルールを保存］をクリックします。
ユーザーワークフロールールは最大 20 個まで追加できます。
ユーザーワークフロールールを編集する
- ナビゲーションで
> 自動化 > ワークフロールール に移動します。
- ［ユーザー］タブをクリックします。
- 編集したいワークフロールールにカーソルを合わせ、
> ［編集］をクリックして、ワークフロールールを変更します。
- ［保存］をクリックします。
ユーザーワークフロールールを削除する
- ナビゲーションで
> 自動化> ワークフロールール に移動します。
- ［ユーザー］タブをクリックします。
- 削除したいワークフロールールにカーソルを合わせ、
> ［削除］をクリックします。
- 操作を確定します。
ユーザーワークフロールールの実行
ワークフロールールは、有効になっている場合、自動的に実行されます。
- ナビゲーションで
> 自動化 > ワークフロールール に移動します。
- ［ユーザー］タブをクリックします。
- 適用したいルールを有効／無効に切り替えます。
- ルールを順番に実行したい場合は、［次のルールを実行］オプションを選択します。
ワークフロールールは自動的に実行され、ルール内で条件に一致するかどうかを確認します。 ルールは、一覧の最後に到達するか、［次のルールを実行］オプションが選択されていないルールに到達した時点で実行を停止します。
最初に一致する条件が見つかると、そのルールが実行され、選択したアクションに応じて項目の更新、カスタム関数の実行、Webhook のトリガーなどが行われます。それ以降の条件は確認されません。
ユーザーワークフロールールの並べ替え
ワークフロールールは並べ替えることができます。並び順によって、ルールが実行される順序が変わります。
- ナビゲーションで
> 自動化 > ワークフロールール に移動します。
- ［ユーザー］タブをクリックします。
- 並べ替えたいワークフロールールにカーソルを合わせ、
をクリックします。
- ワークフロールールをドラッグして入れ替えます。目的の順序になるまで、何度でも並べ替えることができます。