Zoho Books/Invoice for Zoho Recruit
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採用業務と並行して請求業務を管理する場合、別々のシステムで対応するとすぐに分断されがちです。Zoho Books／Zoho Invoice連携を使用すると、採用担当者は事前定義済みのテンプレートとクライアントの連絡先の詳細を使用して、求人から直接請求書を作成して送信できます。これにより、求人のクローズから請求処理の開始までをスムーズに移行でき、正確さを保ちながら手作業を削減できます。
利用条件
| 利用可能な対象 | 権限 | 連携を有効にできるのは、管理者権限を持つユーザーのみです。 |
| エディション | 人材紹介事業 | |
| プラン | プロフェッショナル & エンタープライズ |
重要な注意事項：
- 連携を有効にする管理者は、Zoho Books／Zoho Invoiceアカウントにも所属している必要があります。
- 有効にした後、他の権限のユーザーにアクセス権を付与するには、該当ユーザーを編集し、［タブの表示］のチェックボックス（［請求書］）をオンにします。
Zoho Books／Zoho Invoice連携を有効にするには
- ［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］に移動します。
- ここにZoho BooksとZoho Invoiceの両方が表示されます。Zoho Recruitと連携するサービスを選択し、［設定する］をクリックします。
- Zoho Invoiceは請求と支払いを処理し、Zoho Booksはビジネス会計全体を管理する包括的なソリューションです。
- 連携を有効にすると、アカウントに［請求書］という名前の新しいタブが追加されます。
重複の確認
連携を有効にする際、Zoho Recruitでは重複を避け、会計データを整理された状態に保つため、Zoho Books内の既存の顧客データが確認されます。設定に応じて、重複データの処理方法を選択できます。
既存の顧客のリンク
一致する顧客データがZoho Booksにすでに登録されている場合、Zoho Recruit内の該当する連絡先データにリンクできます。これにより、そのクライアント向けに作成されたすべての請求書が既存の顧客情報に関連付けられ、請求履歴の継続性を維持できます。
重複顧客の作成
データを別々に管理したい場合は、類似するデータが登録されている場合でも、Zoho Booksで新しい顧客を作成できます。このオプションは、異なる業務状況や部門ごとに請求を個別に管理したい場合に便利です。
このオプションを選択するには、Zoho Booksで顧客と仕入先に対して重複する［表示名］が許可されている必要があります。
請求書の作成
連携を有効にすると、Zoho Recruitから求人に対する請求書を直接作成できます。Zoho Booksで設定済みのテンプレートを活用することで、関連するクライアントや求人の詳細を含む請求書を作成し、迅速に処理できるようにメールでクライアントの連絡先と共有できます。
- ［請求書］タブに移動し、［請求書の作成］をクリックします。
- 請求書の作成ポップアップで、求人を選択します。これにより、連絡先とポジションあたりの売上の項目が自動入力されます。採用された候補者の数を入力し、［次へ］をクリックします。
- 連携を有効にする際に、［既存の顧客のリンク］オプション（重複の確認内）を選択していた場合、Zoho Booksの顧客をZoho Recruitの連絡先にリンクできます。
- 請求書の表の項目を確認して追加し、［保存して送信］をクリックします。
- 必要な変更がある場合は、請求書を下書きとして保存することもできます。
- その後、メールをカスタマイズし、請求書を連絡先に送信できます。
請求書テンプレートのカスタマイズ
請求書の作成に使用するテンプレートは、Zoho Booksの［設定→カスタマイズ→PDFテンプレート→請求書］で確認できます。Zoho Booksで標準に設定されているテンプレートが、Zoho Recruitで請求書を作成する際に使用されます。