Zoho Books/Invoice for Zoho Recruit
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採用業務と並行して請求管理を行う場合、別々のシステムで処理すると業務が分断されやすくなります。Zoho Books／Invoice連携を利用すると、採用担当者は事前に設定したテンプレートとクライアントの連絡先情報を使用して、求人から直接請求書を作成し、送信できます。これにより、求人のクローズから請求の開始までをスムーズにつなげ、正確性を保ちながら手作業を削減できます。
利用条件
| 利用対象 | 権限 | この連携を有効にできるのは、管理者権限のユーザーのみです。 |
| エディション | 人材紹介事業 | |
| プラン | Professional & Enterprise |
重要なお知らせ：
- 連携を有効にする管理者は、Zoho Books／Invoiceアカウントにも所属している必要があります。
- 有効にした後、他の権限のユーザーを編集し、［タブ表示設定］で［請求書］のチェックボックスを有効にすると、そのユーザーにアクセス権を付与できます。
Zoho Books／Invoice連携の有効化
- ［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］に移動します。
- こちらにZoho BooksとZoho Invoiceの両方が表示されます。Zoho Recruitと連携するサービスを選び、［設定する］をクリックします。
- Zoho Invoiceは請求と支払いを管理するサービスです。一方、Zoho Booksはビジネス会計全体を管理できる包括的なソリューションです。
- 連携を有効にすると、アカウントに［請求書］という新しいタブが追加されます。
重複の確認
連携を有効にする際、Zoho RecruitはZoho Books内の既存の顧客データを確認し、重複を避けて財務データを整理された状態に保ちます。必要に応じて、重複データの処理方法を選択できます。
既存の顧客の関連付け
一致する顧客データがZoho Booksにすでに存在する場合、そのデータをZoho Recruit内の対応する連絡先データに関連付けることができます。これにより、そのクライアント向けに作成されるすべての請求書が既存の顧客プロフィールに関連付けられ、請求履歴の継続性を保てます。
重複する顧客の作成
データを分けて管理したい場合は、類似するデータが存在していても、Zoho Booksで新しい顧客を作成できます。このオプションは、異なる業務内容や部門ごとに請求を個別に管理したい場合に役立ちます。
このオプションを選択するには、Zoho Booksで顧客と仕入先に重複する［表示名］を許可しておく必要があります。
請求書の作成
連携を有効にすると、Zoho Recruitから求人に対する請求書を直接作成できます。Zoho Booksで設定したテンプレートを利用して、関連するクライアント情報や求人情報を含む請求書を作成し、クライアントの連絡先にメールで共有して、処理を迅速化できます。
- ［請求書］タブに移動し、［請求書の作成］をクリックします。
- 請求書の作成ポップアップで、求人を選択します。これにより、連絡先とポジションあたりの売上の項目が自動入力されます。採用された候補者数を入力し、［次へ］をクリックします。
- 連携の有効化時に、重複の確認で［既存の顧客の関連付け］オプションを選択していた場合、Zoho Booksの顧客をZoho Recruitの連絡先に関連付けることができます。
- 請求書テーブルの項目を確認して追加し、［保存して送信］をクリックします。
- 変更が必要な場合は、請求書を下書きとして保存することもできます。
- その後、メールをカスタマイズして、連絡先に請求書を送信できます。
請求書テンプレートのカスタマイズ
請求書の作成に使用されるテンプレートは、Zoho Booksの［設定］→［カスタマイズ］→［PDFテンプレート］→［請求書］で確認できます。Zoho Booksでデフォルトに設定されているテンプレートが、Zoho Recruitでの請求書作成に使用されます。