CRM連携の設定と利用

CRM連携の設定と利用

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Zoho RecruitとZoho CRMを連携すると、両サービス間でデータをシームレスに転送でき、人材紹介会社はクライアントとの関係を最適化できます。この記事では、CRM連携を有効にし、設定して利用する方法について説明します。

利用条件

利用可能な対象
プロフィール権限
Zoho CRM連携権限を持つユーザーのみ、同期を有効にできます。

標準では、管理者のユーザープロフィールには、この権限が付与されています。
タブ
［候補者］、［求人］、［連絡先］、［クライアント］
プラン
スタンダード、プロフェッショナル、エンタープライズ、Zoho One（人材紹介）
エディション

注意事項

RecruitとCRMのアカウントを連携する前に、以下の情報をご確認ください。
  1. 連携を有効にできるのは、RecruitとCRMの両方のアカウントでスーパー管理者である場合のみです。Recruitでは、［設定］→［ユーザーと管理］→［ユーザー］で、ユーザープロフィールの横にある星の記号で示されます。
  2. 連携を有効にできるのは、Recruitからのみです。
  3. 一方向同期と双方向同期のいずれの場合も、RecruitまたはCRMでデータを削除しても、他方のアカウントには同期されません
    。

CRM連携の有効化

  1. Zoho Recruitのアカウントで、［設定］→［マーケットプレース］→［Zoho］→［Zoho CRM］に移動し、［設定する］をクリックします。

  2. ［Zoho CRM連携］の横にある切り替えボタンを有効にし、次のオプションを設定します。

    1. ［同期の種類］
      Zoho Recruitでは、CRMアカウントとの同期に次の2種類があります。

      1. 一方向同期
        CRMアカウントがメインのデータベースとなり、そこで行われた変更がZoho Recruitに同期されます。

      2. 双方向同期
        データはZoho CRMとZoho Recruitの間で同期された状態に保たれ、どちらのアカウントで行われた変更も他方に同期されます。


    2. ［同期する組織］
      このオプションには、ユーザーとして追加されているすべてのCRM組織が一覧表示されます。Recruitと同期するCRM組織を選択します。

    3. ［同期時に空の項目をスキップする］
      標準では、Recruitの項目に値が入力されていて、CRMの関連付け済み項目が空の場合、CRMがメインのデータベースであるため、Recruitの項目は空になります。このオプションを有効にすると、これを防げます。

  3. 上記のオプションの設定が完了したら、［次へ］をクリックします。

Recruitのタブ／項目とCRMとの関連付け

同期の種類、同期する組織などのオプションを設定したら、RecruitとCRMの間でタブ／項目を関連付ける必要があります。
  1. ［Zoho CRMのデータをZoho Recruitに同期］セクションで、CRMのタブに関連付けるRecruitのタブを選択します。CRMのGDPRの同意データはRecruitに同期できません。別途同意を求める必要があります。

  2. タブを関連付けたら、Recruitの項目をCRMの項目に関連付ける必要があります。

    1. 一方向同期の場合

      1. データ一覧の選択
        選択したCRMタブで、Recruitに同期する対象のデータが含まれるデータ一覧を選択します
      2. 項目の関連付け
        どのRecruitタブの項目をどのCRMタブの項目に対応させるかを指定します。
      3. 重複データの処理
        CRMのデータをRecruitに同期する際、重複データをスキップするか上書きするかを指定します。重複データは、そのタブ用に設定済みの一意の項目を基準に検出されます。

    2. 双方向同期の場合

      1. データ一覧の選択
        同期はどちら側からも行われる可能性があるため、CRMとRecruitの両方のタブからデータ一覧を選択します。
      2. 項目の関連付け
        どのRecruitタブの項目をどのCRMタブの項目に対応させるかを指定します。

  3. ［保存する］をクリックします。設定が保存され、前の手順を繰り返すことで編集できます。
  4. すべてのRecruitのタブをCRMに関連付けたら、［同期の開始］をクリックして同期を開始できます。

  5. 初回の一括取得が行われ、選択した同期の種類（一方向または双方向）に基づいてRecruitとCRMの間でデータが同期されます。

  6. 同期が完了すると、メールで通知されます。

  7. 初回の一括取得後は、データを追加／編集するたびに、変更内容がすぐに同期されます。
Notes
メモ：
  1. Zoho CRMから商談と連絡先をインポートする際、関連する取引先がRecruitにない場合は、自動で作成されます。
  2. 双方向同期で、同期を最初に有効にした後に特定の項目を関連付けた場合、その項目はZoho CRMのデータで上書きされます。
  3. Zoho CRMの商談／見込み客がZoho Recruitの求人／候補者として同期されると、ステータスは自動的に更新されます。ただし、同期後に更新された場合、ステータスは変更されません。
  4. ユーザーは、［CRMのメモを表示］オプション（Recruitのデータの［メモ］セクション）を使用して、同期済みデータのCRMのメモを表示できます。
  5. ユーザーは、［CRMの活動を表示］オプション（Recruitのデータの［予定タスク
    ］セクション）を使用して、同期済みデータのCRMの活動を表示できます。

同期レポートとインポートの履歴

RecruitとCRMの間でデータが同期されると、同期レポートに記録されます。このレポートを表示するには、［設定］→［マーケットプレイス］→［Zoho］→［Zoho CRM］に移動し、［CRMとの同期のレポート］をクリックします。


その後、すべての同期済みデータのレポートが表示されます。このレポートは、同期の日時、データの登録経路、タブ、同期ステータスを基準にフィルターできます。また、このレポートをCSV、PDF、またはXLSファイルとしてエクスポートできます。エクスポートされる同期レポートには、最新の2,000件のデータのみが一覧表示されます。


また、同期済みデータは、確認できるように［設定］→［データ管理］→［データの移行］→［インポートの履歴］
にも記録されます。各ファイルの同期／インポートで追加、更新、スキップされたデータの数が表示されます。

Notes
重要な注意事項：
Recruitの機能や関数、およびCRM連携との連動について以下に示します。
  1. ワークフローのルール：個別同期で動作します。初回の一括取得中に追加／更新されたデータはスキップされます。
  2. ブループリント：個別同期で動作します。初回の一括取得中に追加／更新されたデータはスキップされます。
  3. カスタム関数：ワークフローのルールとブループリント経由でのみ動作します。
  4. 連絡先に変換：Recruitで候補者を連絡先に変換すると、CRMでは見込み客と連絡先の両方として同期されます。