オファーレターの作成

オファーレターの作成

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オファーレターの作成は、繰り返し作業や時間のかかる作業である必要はありません。Zoho Recruit を使えば、あらかじめ用意したテンプレートと候補者データを利用して、プロフェッショナルで正確かつパーソナライズされたオファーレターをすばやく作成でき、選考からオファー提示までを数クリックで完了できます。

候補者のオファーレターを作成するには:
  1. オファーを作成したい候補者の詳細ページを開き、その他 > オファーレターを作成をクリックします。

  2. オファーレターを作成ポップアップで、次の操作を行います。

    1. オファーテンプレートを選択します。
    2. オファーを電子署名ありで送信するかどうかを選択し、メールテンプレートを選びます。
    3. オファーに関する詳細（給与額、手当、入社予定日など）を入力します。
  3. オファー内容をプレビューし、問題なければオファーレターを作成をクリックして進みます。

  4. オファーが作成されると、候補者レコード内の「オファー」サブタブにレコードとして保存されます。作成されたオファーレターは添付ファイルとして追加され、関連する画面から確認できます。

オファーレターを一括作成する

Zoho Recruit では、複数の候補者に対して一括でオファーレターを作成できます。作成元は次の 3 か所です。

候補者タブから

  1. ［候補者］タブに移動し、左側パネルから関連する求人票で候補者を絞り込みます。
    （フィルター名: 関連する求人票）

  2. オファーレターを送信したい候補者を選択し、オファーレターを作成アイコンをクリックします。

  3. オファーレターを作成セクションで必要事項を入力し、保存して次へをクリックします。

  4. オファーの作成処理が開始され、バックグラウンドで実行されます。

  5. 画面右下に表示されるポップアップから、処理状況を確認できます。

求人票タブから

  1. 対象の求人票に移動し、左側のクイックアクセスパネルから応募者をクリックします。

  2. オファーを送信したい候補者を選択し、オファーレターを作成アイコンをクリックします。

  3. オファーレターを作成セクションで必要事項を入力し、保存して次へをクリックします。

  4. オファーの作成処理が開始され、バックグラウンドで実行されます。画面右下に表示されるポップアップから、処理状況を確認できます。

応募タブから

  1. ［応募］タブに移動し、関連する求人票でレコードを絞り込みます。
  2. オファーを作成したい応募レコードを選択し、オファーレターを作成アイコンをクリックします。
  3. オファーレターを作成セクションで必要事項を入力し、保存して次へをクリックします。

  4. オファーの作成処理が開始され、バックグラウンドで実行されます。画面右下に表示されるポップアップから、処理状況を確認できます。

電子署名付きでオファーレターを送信する

Zoho Recruit は Zoho Sign、DocuSign、Adobe Sign と連携しています。数クリックでこれらのいずれかのサービスとアカウント連携を行い、電子署名付きのオファーレター送信を開始できます。

Zoho Sign で送信する

  1. オファーレターを作成する際、「オファーレターの送信方法を選択」で「電子署名あり」を選び、Zoho Sign を選択します。
  2. 必要な情報を入力し、［保存して次へ］をクリックします。
  3. Zoho Sign で受信者を追加し、必要に応じてメッセージを入力します。
  4. ［その他の設定］をクリックして、完了期限、有効期限、自動リマインダーを設定し、［保存］をクリックします。
  5. ［ドキュメント詳細を編集］ページで各項目を入力し、［続行］をクリックします。
  6. オファーレターに必要なフィールド（署名、署名日など）を追加します。
  7. 設定が完了したら、［送信］をクリックします。 

DocuSign で送信する

  1. オファーレターを作成する際、「オファーレターの送信方法を選択」で「電子署名あり」を選び、DocuSign を選択します。
  2. 必要な情報を入力し、［保存して次へ］をクリックします。
  3. DocuSign で受信者を追加し、必要に応じてメッセージを入力します。
  4. ［詳細オプション］の横にある［編集］をクリックして、自動リマインダーと有効期限を設定し、［保存］をクリックします。
  5. 追加フィールドを設定せずに候補者へすぐ送信する場合は［今すぐ送信］をクリックします。フィールドを追加する場合は［次へ］をクリックします。
  6. オファーレターに必要なフィールド（署名、署名日など）を追加します。
  7. ［送信］をクリックします。

Adobe Sign で送信する

  1. オファーレターを作成する際、「オファーレターの送信方法を選択」で「電子署名あり」を選び、Adobe Sign を選択します。
  2. 必要な情報を入力し、［保存して次へ］をクリックします。
  3. Adobe Sign で受信者を追加し、［契約の詳細］を入力します。［契約オプション］セクションでオファーの締切日を設定できます。
  4. 設定が完了したら、［署名用に送信］をクリックします。

オファーの修正と取り消し

Zoho Recruit では、既存のオファーを必要に応じて修正したり、取り消したりできるため、オファー管理を柔軟かつ効率的に行えます。

特定のオファーレコードを選択してオファーを修正ボタンをクリックするだけで、オファーレターを簡単に修正でき、必要な変更を加えて内容の正確性を保つことができます。

同様に、Withdraw Offerボタンを使用すると、オファーをすばやく取り消してステータスを更新でき、採用ワークフローの透明性を確保できます。

オファーを修正または取り消すには:
  1. ［Offers］タブに移動し、対象のオファーデータを選択します。
  2. 右上にあるRevise Offerをクリックします。

  3. Revise Offer画面で必要な変更を行い、Save and Nextをクリックします。
  4. メールテンプレートを選択し、Send Offer Letterポップアップで詳細を入力します。
  5. ［Send］をクリックして、候補者にオファーを送信します。
  6. または、Withdraw Offerをクリックしてオファーを取り消すこともできます。

関連ドキュメント

オファーテンプレート
オファーの承認とワークフロー
Offersサブタブのカスタマイズ