Zoho Recruitのオファー管理

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求人の内定通知の作成や管理によって、採用プロセスが滞ることは避けたいものです。Zoho Recruitの［内定通知］サブタブでは、一貫性があり、エラーのない、候補者ごとに最適化された内定通知を簡単に作成できます。標準化されたテンプレートから自動化されたワークフローまで活用することで、書類作成を効率化し、プロフェッショナルな印象を維持しながら、候補者にしっかり伝わる内定通知を届けられます。

利用条件

利用可能な対象	プロフィール権限	内定通知のテンプレートの管理内定通知書のテンプレートを作成、表示、編集できます内定通知書の一括作成内定通知書を一括で作成して送信できます内定通知のエクスポート［内定通知］サブタブからデータをエクスポートできます

	エディション	Corporate HRのみ
	プラン	エンタープライズ、プロフェッショナル、Zoho One、PeoplePlus

内定通知のテンプレートの利用

Zoho Recruitでカスタムの内定通知のテンプレートを作成すると、内定通知に一貫性を持たせ、候補者ごとに最適化できます。これらのテンプレートでは標準化されたフォーマットを利用できるため、コミュニケーションの統一性を確保しながら時間を節約できます。カスタマイズしやすく使いやすいため、雇用の内定、インターンシップ、フリーランスの機会など、特定のニーズに応じて採用担当者が内容やブランディング要素を調整できます。

内定通知の作成プロセスを効率化することで、Zoho Recruitの内定通知のテンプレートは採用活動のプロフェッショナル性を高め、候補者と組織の両方にとって魅力的な体験を実現します。

プラン別のテンプレート上限

価格プラン	テンプレートの上限
スタンダード	50件のテンプレート／組織
エンタープライズ（Zoho OneとPeoplePlusを含む）	100件のテンプレート／組織

テンプレートビルダーの概要

差し込み項目、透かし、会社のブランディングなどを使用して、カスタムの内定通知のテンプレートを作成できます。このセクションでは、テンプレートビルダー（Powered By Zoho Writer）の機能を活用し、実用的な内定通知のテンプレートをデザインする方法を説明します。

差し込み項目

Zoho Recruitで、差し込み項目は、候補者またはクライアントのデータから特定の情報を自動的に取得し、メールやテンプレートなどの各種ドキュメントに表示するためのプレースホルダーです。候補者ごとに異なる詳細を動的に入力できるため、業務フローを効率化し、時間を節約しながら正確さを確保できます。

例：テンプレートを使用して、求人の候補者に個別のメールを送信するとします。候補者の名前やその他の詳細を1件ずつ入力する代わりに、差し込み項目を使用できます。{Candidate.Name}のような差し込み項目がある場合、メールを送信すると、Zoho Recruitはシステム内の候補者データを基準に、各メール内の{Candidate.Name}を候補者の実際の名前に自動で置換します。この自動化により、受信者ごとに手動でデータを入力しなくても、カスタマイズされたメッセージを送信できます。

内定通知のテンプレートを作成する際、［自動化］→［項目の管理］で差し込み項目を追加できます。Zoho Recruitの項目を選択し、1回のクリックでテンプレートに追加できます。また、［項目を作成］ボタンを使用して新しい差し込み項目を作成し、Zoho Recruitのデータベースに関連付けることもできます。

数式の項目

内定通知のテンプレートの数式の項目を使用すると、事前に定義したロジックを基準に計算を自動化し、値を動的に入力できます。たとえば、基本給与、ボーナス、福利厚生を加算して総報酬を算出する数式を使用できます。日付のフォーマット、通知期間の計算、役職や経験に基づく入社ボーナスの算出も可能です。これらの動的な項目により、手作業によるエラーを最小化し、時間を節約しながら、各候補者の詳細に合わせた正確な内定通知書を常に作成できます。

条件付きの行

条件付きテキストと行を使用すると、候補者の役職、場所、雇用の種類に応じて内容が変わる高度な内定通知のテンプレートを作成できます。たとえば、移転に関する条項を、候補者が別の都市へ移る場合にのみ表示したり、ストックオプションの詳細をリーダー職にのみ含めたりできます。特定のセクションの表示設定を制御する条件を設定することで、単一のテンプレートを維持しながら、大規模に内容を個別化できます。これにより、ドキュメントを簡潔で関連性の高い状態に保ち、内定通知の内容と完全に一致させることができます。

ヘッダーとフッターのプリセット

内定通知書のヘッダーとフッターは、プロフェッショナルなドキュメント形式を維持するうえで重要です。テンプレートビルダーでは、内定通知書のヘッダーに会社のロゴ、会社名、住所、連絡先情報を追加し、ドキュメントの正式な識別情報を示すことができます。さらに、ページ番号、機密保持に関する免責事項、著作権情報などの追加の詳細をフッターのセクションに含めることもできます。これらの要素により、一貫性を確保し、ブランディングを強化し、必要な情報を提供できるため、内定通知書のプロフェッショナル性と信頼性の向上につながります。

透かし

内定通知書の透かしは、ドキュメント上に重ねて表示される控えめで透明な背景画像またはテキストであり、セキュリティとプロフェッショナル性を高める役割を果たします。透かしは、機密情報の保護、不正な複製の抑止、内定通知の機密性の強化に特に有効です。ドキュメントの見た目を高めながら重要なメッセージを伝え、内定通知書の内容の完全性とセキュリティを確保します。テンプレートビルダーでは、「機密」や「下書き」などの語句を表示する透かしを追加して、ドキュメントのステータスや重要度を示すことができます。

内定通知のテンプレートの作成

［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［内定通知のテンプレート］に移動し、［内定通知のテンプレートの作成］をクリックします。

内定通知のテンプレートは、アクセスとすばやい共有を容易にするため、専用フォルダー（メールテンプレートと同様）に保存できます。［フォルダーの作成］をクリックします。
［名前］を入力し、このフォルダーにアクセスできる対象（ユーザー、役職、グループなど）を指定します。完了したら［保存する］をクリックします。

テンプレートの［名前］を入力し、［フォルダー］を選択して［デザイン］を選択します。ここでは例として、［白紙］のテンプレートを使用します。
その後、新しいタブでテンプレートビルダー（Zoho Writer）にリダイレクトされます。内定通知書をデザインし、必要に応じて差し込み項目、ヘッダー／フッター、透かしを追加します。
追加した差し込み項目のいずれかがZoho Recruitに関連付けられていない場合、自動化セクションにこのアラートが表示されます。［今すぐ関連付ける］をクリックします。
データソースへの項目の関連付けポップアップで、［＋］アイコンをクリックし、関連付ける項目を選択します。［完了］をクリックします。
完了したら、もう一度［完了］をクリックしてテンプレートを確定します。
テンプレートが保存され、候補者向けの内定通知書の作成に使用できるようになります。
内定通知のテンプレートは、［名前の変更／移動］オプションをクリックしてフォルダーに移動できます。