「Zoho Mailアドオンの設定」

「Zoho Mailアドオンの設定」

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POP3を使用したメールアカウントの設定

Zoho Recruitは、POP3を介してZoho Mailアカウントまたはサードパーティのメールアカウントを構成できます。

Zoho Recruitは、Zoho Mailを使用してメールを取得し、Recruit内に表示します。Zoho Mailアカウントを設定したい場合、またはPOP3経由でサードパーティーのメールアカウントを設定する場合は、Zoho Mailアカウントが必要です。

  • 既にZoho Mailアカウントをお持ちの場合、既存のメールボックスがPOP3設定の下に表示されます。

    Zoho Mailアカウントを既にお持ちでない場合は、Zoho Recruit内からアカウントを構成するよう求められます。構成に成功すると、この新しいメールボックスがPOP3設定の下に追加されます。

Zoho Mailアカウントを持っている場合、POP3アカウントの下に複数のメールボックス（Zoho Mailまたは他のサービス）を追加できます。同時に1つのメールボックスのみがアクティブになります。

POP3を使用してカスタムメールアカウントを設定する

  1. 「設定」>「一般」>「メール設定」に移動します。
  2. 以下の詳細を入力してください：
    • アカウント名：メールボックスの名前を入力してください。
    • メールアドレス：設定したいメールアドレスを入力してください。
    • 受信サーバー: メールの受信サーバーを入力してください。例えば、Gmailアカウントの場合はpop.gmail.com、Zoho Mailアカウントの場合はpop.zoho.comです。
    • この詳細について確信が持てない場合は、システム管理者に確認してください。
    • ポート: ポート番号を入力してください。 例えば、995です。
    • 必要な場合は、SSLを選択してください。
    • ユーザー名: アカウントを指定するユーザー名またはメールアドレスを入力してください。
    • パスワード: 設定されたメールアドレスのパスワードを入力してください。
    • 2段階認証を有効にした場合は、通常のパスワードではなく、アプリ専用のパスワードを入力する必要があります。
    • 必要であれば、「同じ認証情報を使用して外部メールサーバーに接続する」チェックボックスを選択してください。
    • 送信サーバーの詳細も入力されます。入力されない場合は、送信サーバーの詳細を入力してください。
    • メッセージ削除の設定: これらの設定では、サーバー内のメールがいつ削除されるかを決定します。望むオプションを選択してください。
    • 注意：
    • もZoho Mail以外のPOPクライアントを使用していない場合、ユーザー名はusername@gmail.comとなります。
    • 複数のPOPクライアントを使用している場合、ユーザー名を「recent：username@gmail.com」とタグ付けしてください。サーバーからのメッセージを削除する設定オプションで「サーバー上のメッセージを残す」を選択してください。これはGmailユーザーにのみ適用されますのでご注意ください。
  3. メール共有権限からオプションを選択してください：
    • 管理者- 管理者のみ共有
    • 公開- 完全共有
    • カスタム- レコードレベル共有
    • プライベート- 自分のみ
  4. 「アカウントを追加」をクリックします。
    設定したアカウントは、POP3アカウントのリストに追加されます。

メール共有設定を行う

Zoho Recruitのユーザーのメールは、組織のRecruitアカウント内の他のユーザーと共有することができます。すべてのメールを共有するか、特定のユーザーに選択したメールのみを共有するか、またはメールを完全にプライベートに保つことを選択できます。 

レコード共有を介して共有されるメール

  1. Recruitからの送信されるワークフロー通知、承認拒否などのメール。
  2. レコード詳細ページ内の「メールを送信」オプションを使用してRecruitから送信されたメール。
  3. Outlookプラグインを使用してRecruitから送信されたメール。

メール共有を介して共有されたメール

他のメールサービスとの連携を介して送受信されたメール。例えば、Gmailアカウントから送信されたメールがRecruitと同期され、関連リストに表示されます。このメールは、他のユーザーがメール共有オプションを介して閲覧することができます。

 

注：これにはRecruitまたはOutlookプラグインから発信されるメールは含まれません。

メール共有設定を行うには：

  1. Zoho Recruitにログインしてください。
  2. 「設定」＞「一般」＞「メール設定」に移動してください。
  3. お使いになりたいメールボックスを選択してください。
  4. 「メール共有許可」セクションの下で、次のいずれかを選択してください。
    • 管理者：すべてのメールを管理者とのみ共有します。
    • 公開
       
      - 完全共有：組織内のすべてのユーザーとメールを共有します。
      • 「除外ドメイン」フィールドに、共有から除外するメールドメインを指定してください。
    • ドメインを最大5つまで指定できることにご注意ください。
    • カスタム - レコードレベル共有：選択したクライアントとコンタクトから受信したメールを他のユーザーと共有します。
    • 個々のレコードを選択し、「メール関連リスト」の下の「メール共有」チェックボックスを選択します。
    • プライベート - 自分だけ：組織内の他のユーザーは、いかなるメールも閲覧できません。
  5. 「詳細設定」の下にある「Zoho mail内にすべてのクライアントのメールを統合する」のチェックボックスを必要に応じて選択します。このオプションを選択すると、顧客（クライアントとコンタクト）から受け取ったすべてのメールが1つのフォルダーに表示されます。このフォルダーを選択するか、次のステップでラベルを選択してメールをフラグ付けすることもできます。 
  6. 「フォルダまたはラベル」を選択してください。この選択により、顧客のメールはZoho Mailの受信箱にグループ化されます。
    このオプションはZoho Mailを設定している場合にのみ適用されます。
  7. クリックして保存してください。
プライベート - 他のユーザーとのメールの共有を制限します。

Zoho Recruit内に設定されたあなたのメールアカウントはプライベートです。他のユーザーは、あなたのクライアントや候補者から受け取ったメールを閲覧することはできません。

誰がこのオプションを使用できますか？

レクルーターは、クライアントや候補者との通信を機密に保つためにこのオプションを使用できます。

どんな機能がありますか？

  • 他の人の公開メールを表示
  • 他の人のメールに返信
  • 他のユーザーは、Zoho Mailから送信されたメールを閲覧できません
  • 他の人は受信したメールを閲覧できません
カスタム - 選択された候補者/連絡先からのメールを他のユーザーと共有

ユーザーは、選択された候補者から受信したメールを他のユーザーと共有できます。他のユーザーは、選択されたレコードからあなたのメールを閲覧できます。

誰がこのオプションを使用できますか？

日々のクライアント接触に直接責任を負う採用担当者がこのオプションを使用できます。

機能は何ですか？

  • 他の人の公開メールを表示
  • 他の人のメールに返信
  • 他のユーザーはZoho Mailから送信されたメールを閲覧できます
  • 他のユーザーは受信したメールを閲覧できます
公開 - 候補者/コンタクトからのすべてのメールを共有します

ユーザーは、候補者または連絡先から受け取ったメールを共有できます。他のユーザーは、すべてのレコードから受信したメールを表示できます。すべてのレコードからのメールがグローバルに共有されているため、クライアントまたは候補者ページで「共有メール」チェックボックスを表示できません。

誰がこのオプションを使用できますか？

日々のクライアントとの直接のやり取りに責任を持つリクルーターがこのオプションを使用できます。

機能は何ですか？

他の公開メールを表示する

他のメールに返信する

他のユーザーはZoho Mailから送信されたメールを表示できます

他のユーザーは受信メールを表示できます

Recruitで他のユーザーのメールの共有を制限するにはどうすればよいですか？

 
このオプションでは、除外されたユーザーから受信したメールのみを表示できます。他のユーザーから受信したメールは、Zoho Recruitアカウントのすべてのユーザーとグローバルに共有されます。

完全共有オプションのデフォルトオプションはなぜありませんか？

これは、クライアントとのメール会話のプライバシーを保護するためです。

例えば、リクルーターがRecruitでリクルーター管理者を連絡先として追加すると、面接官がその会話を閲覧できるようになります。これは実際の状況では許可されません。

POP3アカウントのパスワード変更

POPアカウントのパスワードを変更するときは、Zoho Mailの設定でパスワードも更新する必要があります。パスワードが間違っていると、メールアカウントでメールを受信できません。

入力されたパスワードを変更するには：

  1. Zoho Recruitにログインし、メールタブをクリックします。
    または、https://mail.zoho.com/にログインします。 
  2. 設定 > メール > メールアカウントに移動します。
  3. 対応するメールアカウントの編集アイコンをクリックします。
  4. 新しいパスワードを指定し、保存をクリックします。

送信パスワードを変更するには：

  1. Zoho Recruit にログインし、メールタブをクリックしてください。
    または、https://mail.zoho.com/にログインしてください。 
  2. 設定 > メール > 送信元としてメールを送信を選択します。
  3. 対応するメールアカウントの編集アイコンをクリックします。
  4. 新しいパスワードを指定し、保存をクリックします。

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