Zoho Mail アドオンの設定
POP3経由でのメールアカウントの設定
Zoho Recruitでは、Zoho MailアカウントまたはサードパーティーのメールアカウントをPOP3経由で設定できます。
Zoho Recruitでは、Zoho Mailを使用してメールを取得し、Recruit内に表示します。Zoho MailアカウントまたはサードパーティーのメールアカウントのいずれをPOP3経由で設定する場合も、Zoho Mailアカウントが必要です。
- すでにZoho Mailアカウントをお持ちの場合、既存のメールボックスがPOP3の設定に表示されます。
Zoho Mailアカウントをまだお持ちでない場合、Zoho Recruit内からアカウントの設定を求められます。設定が完了すると、この新しいメールボックスがPOP3の設定に追加されます。
Zoho Mailアカウントを取得すると、POP3アカウントに複数のメールボックス（Zoho Mailまたはその他のサービス）を追加できます。同時に有効にできるメールボックスは1つだけです。
カスタムメールアカウントをPOP3経由で設定するには
- ［設定］→［一般］→［メールの設定］に移動します。
-
次の詳細を入力します。
- ［アカウント名］：メールボックスの名前を入力します。
- ［メールアドレス］：設定するメールアドレスを入力します。
- ［受信サーバー］：メールの受信サーバーを入力します。例：pop.gmail.com（Gmailアカウントの場合）、pop.zoho.com（Zoho Mailアカウントの場合）。
- この情報が不明な場合は、システム管理者に確認してください。
- ［ポート］：ポート番号を入力します。例：995。
- 必要に応じて、［SSL］を選択します。
- ［ユーザー名］：対象のアカウントのユーザー名またはメールアドレスを入力します。
- ［パスワード］：設定済みのメールアドレスのパスワードを入力します。
- アカウントで2要素認証を有効にしている場合は、通常のパスワードではなく、アプリ専用のパスワードを入力する必要があります。
- 必要に応じて、［送信メールサーバーに同じ認証情報を使用する］チェックボックスを選択します。
- 送信サーバーの詳細も自動入力されます。入力されない場合は、送信サーバーの詳細を指定してください。
- ［メッセージ削除設定］：これらの設定では、サーバー内のメールをいつ削除するかを指定します。目的のオプションを選択します。
- メモ：
- Zoho Mail以外のPOPクライアントを使用していない場合、ユーザー名はusername@gmail.comのみでかまいません。
- 複数のPOPクライアントを使用している場合は、ユーザー名を「recent:username@gmail.com」にします。［メッセージ削除設定］オプションで［サーバーにメッセージを残す］が選択されていることを確認してください。注意：これはGmailユーザーのみに適用可能です。
- ［アカウント名］：メールボックスの名前を入力します。
-
メール共有の権限セクションで、オプションを選択してください。
- 管理者- 管理者とのみ共有
- 公開- すべて共有
- カスタム- データ単位の共有
- 非公開- 自分のみ
- 管理者- 管理者とのみ共有
- ［アカウントの追加］をクリックします。
設定済みアカウントがPOP3アカウントの一覧に追加されます。
メールの共有設定
Zoho Recruitユーザーのメールは、組織のRecruitのアカウント内の他のユーザーと共有できます。すべてのメールを共有する、選択したメールのみを特定のユーザーと共有する、またはメールを完全に非公開にすることを選択できます。
データ共有によって共有されるメール
- ワークフロー通知、承認の却下など、Recruitから発信されるメール
- Recruitで送受信されるメール（データの詳細ページのメール送信オプションを使用）
- Outlookプラグインを通じてRecruitから送信したメール。
メールの共有によって共有されるメール
他のメールサービスとの連携を通じて送信済みまたは受信済みのすべてのメール。たとえば、Gmailアカウントから送信したメールはRecruitと同期され、関連リストに表示されます。このメールは、メールの共有オプションを通じてのみ他のユーザーが表示できます。
メールの共有設定を行うには：
- Zoho Recruitにログインします。
- ［設定］→［一般］→［メールの設定］に移動します。
- メールの共有を設定するメールボックスを選択します。
-
メール共有の権限セクションで、次のいずれかのオプションを選択します。
- 管理者：すべてのメールを管理者とのみ共有します。
-
公開
- すべて共有：メールを組織内のすべてのユーザーと共有します。
- ［除外するドメイン］項目で、共有対象から除外するメールドメインを指定します。
- ［除外するドメイン］項目で、共有対象から除外するメールドメインを指定します。
- 注意：指定できるドメインは最大5件です。
- カスタム- データ単位の共有：選択したクライアントと連絡先から受信したメールを他のユーザーと共有します。
- 個々のデータを選択し、メールの関連リストで［メールを共有］チェックボックスを選択できます。
- 非公開- 自分のみ：組織内の他のユーザーは、あなたのメールを一切表示できません。
- 管理者：すべてのメールを管理者とのみ共有します。
- 詳細設定で、必要に応じて［Zoho Mail内にすべてのクライアントのメールを集約する］チェックボックスをクリックします。このオプションを選択すると、顧客（クライアントと連絡先）から受信するすべてのメールが1つのフォルダーに一覧表示されます。次のステップで、このフォルダーを選択するか、ラベルを選択してメールにフラグを付けることができます。
- ［フォルダーまたはラベル］を選択します。選択内容に基づき、顧客のメールがZoho Mailの受信トレイでグループ化されます。
このオプションは、Zoho Mailを設定済みの場合にのみ適用可能です。 - ［保存］をクリックします。
| 非公開-他のユーザーとのメール共有を制限します。 |
Zoho Recruit内で設定済みのメールアカウントは非公開です。他のユーザーは、あなたのクライアントまたは候補者から受信したメールを表示できません。 このオプションを使用できるユーザー 採用担当者は、このオプションを使用して、クライアントまたは候補者とのやり取りを非公開にできます。 主な機能
|
| カスタム-選択した候補者／連絡先のメールを他のユーザーと共有します |
ユーザーは、選択した候補者または連絡先から受信したメールを共有できます。他のユーザーは、選択したデータに関連するあなたのメールを表示できます。 このオプションを使用できるユーザー 日常的にクライアント対応を直接担当する採用担当者が、このオプションを使用できます。 主な機能
|
| 公開-候補者／連絡先のすべてのメールを共有します |
ユーザーは、すべての候補者または連絡先から受信したメールを共有できます。他のユーザーは、すべてのデータに関連するあなたの受信メールを表示できます。すべてのデータのメールが全体で共有されるため、クライアントまたは候補者のページに［メールの共有］チェックボックスは表示されません。 このオプションを使用できるユーザー 日常的にクライアント対応を直接担当する採用担当者が、このオプションを使用できます。 主な機能 他のユーザーの公開メールを表示できます 他のユーザーのメールに返信できます 他のユーザーは、あなたがZoho Mailから送信したメールを表示できます 他のユーザーは、あなたの受信メールを表示できます Recruitで他のユーザーからのメール共有を制限するにはどうすればよいですか。 すべて共有オプションに標準オプションがないのはなぜですか。 クライアントとのメールでのやり取りのプライバシーを保護するためです。
たとえば、採用担当者がRecruitで採用管理者を連絡先として追加すると、面接担当者がその会話を表示できてしまいます。実際の利用場面では、これは許可されません。
|
POP3アカウントのパスワードの変更
POPアカウントのパスワードを変更した場合、メールの取得を継続するには、Zoho Mailの［設定］でもパスワードを更新する必要があります。パスワードが正しくない場合、メールアカウントでメールは取得されません。
受信用パスワードを変更するには
- Zoho Recruitにログインし、［メール］タブをクリックします。
または、https://mail.zoho.com/にログインします。 - ［設定］→［メール］→［メールアカウント］に移動します。
- 該当するメールアカウントの［編集］アイコンをクリックします。
- 新しいパスワードを指定し、［保存］をクリックします。
送信用パスワードを変更するには
- Zoho Recruitにログインし、［メール］タブをクリックします。
または、https://mail.zoho.com/にログインします。 - ［設定］→［メール］→［メールの送信元：］に移動します。
- 該当するメールアカウントの［編集］アイコンをクリックします。
- 新しいパスワードを指定し、［保存］をクリックします。
これとそれにログインします。