採用パイプラインの管理
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採用業務は役職、チーム、地域によって異なることが多いため、単一のワークフローで候補者を管理するのは困難です。複数の採用プロセスを用意すると、ステージの定義、ワークフローの整理、求人ごとのデータの進行管理が可能になり、採用業務を体系化できます。
採用プロセスの作成
採用プロセスでは、役職や採用業務ごとに体系化されたワークフローを定義できます。個別にパイプラインを作成することで、各求人に適切な評価ステップを適用できます。
- ［設定］→［カスタマイズ］→［採用プロセス］に移動します。
- ［+ パイプラインを作成］をクリックします。
- ［パイプラインを作成］ポップアップで［パイプライン名］を入力し、［複製］する既存のパイプラインを選択します。必要に応じて、チェックボックスを切り替えることで、このパイプラインを作成されるすべての求人の標準に設定できます。［保存］をクリックします。
- 必要に応じて新しいステージを追加し、ステータスを関連付けて並べ替えます。完了したら、［保存］をクリックします。
- 新しいパイプラインが保存され、求人で使用できるようになります。
採用プロセス項目
［採用プロセス］項目を使用すると、割り当て済みのパイプラインを基準に求人データを絞り込み、識別できます。この項目を使用して、パイプライン別に次の機能を設定できます。
- カスタムビュー
- フィルター
- ワークフローのルールなど
応募タブがないアカウントの場合
- ［設定］→［カスタマイズ］→［タブ］に移動します。
- ［採用プロセス］サブタブをクリックします。パイプラインの設定ページが表示されます。
- ［ステージの追加］をクリックします。ステージ名を入力して色を選択し、［保存］をクリックします。
- 候補者のステータスをステージに関連付けるには、［ステータスの関連付け］をクリックします。
- 関連付けられていない候補者のステータスを1件以上選択します。
- 選択したステータスの関連付け先となるステージを選択します。
- ［関連付け］をクリックします。
- 候補者のステータスを追加、編集、削除するには、［ステータスの管理］をクリックします。
- 候補者のステータスに必要な変更を加えます。
- ［保存］をクリックします。
メモ：
- 各ステージには一意の色を設定する必要があります。同じ色を複数のステージに割り当てることはできません。
- ステータスを関連付けるか、関連付けを解除すると、そのステータスに関連するすべてのデータの［修正日時］項目が更新されます。
- 少なくとも1件の候補者のステータスが関連付けられている場合にのみ、採用プロセスにステージが表示されます。
ステージのカスタマイズとステータスの関連付け
ステージとステータスによって、パイプライン内で候補者や応募を評価する方法が決まります。採用プロセスに合わせてこれらを設定することで、追跡、レポート、自動化の一貫性を確保できます。
ステージのカスタマイズ
ステージは採用業務の各段階を表し、ワークフローの変化に応じて更新できます。候補者の評価方法の変更に合わせて、ステージを追加、編集、並べ替え、削除できます。また、各ステージに色を割り当てることもできます。そのステージに関連付け済みのすべてのステータスが選択した色で表示されるため、候補者の進捗をひと目で確認できます。
ステータスとステージの関連付け
ステータスは各ステージでの結果を示し、採用判断の標準化に役立ちます。ステータスを適切に関連付けることで、レポートの正確さが向上し、ワークフローが想定どおりに実行されるようになります。
メモ：採用済み、不採用、アーカイブ済みのステージは、パイプラインから削除できません。それぞれのステージに関連付け済みの採用済み、不採用、アーカイブ済みのステータスも同様に削除できません。応募ごとの採用プロセスへのアクセス
応募データ内から採用プロセスを表示し、ステージ間の進捗を追跡できます。各ステージとステータスが順番に表示され、更新ごとの主な詳細も確認できるため、採用担当者は進捗の追跡、遅延の特定、過去の判断の確認を行えます。
応募をパイプラインの次のステージに移動するには
進捗状況の表示から、候補者のステージまたはステータスを直接更新できます。データ画面から移動することなく処理を実行できます。候補者をパイプラインの次の段階に進めるには、［次のステータスに移動］をクリックします。
更新時には、次の操作を実行できます。
- データを別のステージに移動する
- ステータスを選択する
- 状況を説明するコメントを追加する
ステージまたはステータスを更新できるかどうかは、関連する求人によって異なります。求人が完了またはロック中の場合、更新は制限されます。パイプラインに関連する処理を行うには、求人を再開してください。
メモ：［応募］タブが有効になっていない場合、候補者データの［採用プロセス］タブから、その候補者の採用状況を確認できます。このタブには、関連付けられたすべての求人における候補者の進捗状況が表示されます。
パイプラインの切り替え
採用要件が変更された場合、求人のパイプラインを更新できます。パイプラインを切り替えることで、新しい求人を作成せずに採用プロセスを調整できます。
パイプラインを変更すると、既存データが新しいステップに関連付けられます。また、採用プロセス全体の整合性を維持するため、過去の応募データを更新することもできます。
- ［求人］に移動し、［パイプラインの切り替え］をクリックします。
- 切り替え先のパイプラインを選択し、［保存する］をクリックします。
- 処理するデータの数によって、すぐに完了する場合と時間がかかる場合があります。パイプラインの移行が完了すると、通知が届きます。
パイプラインの削除
不要になったパイプラインを削除して、システムを整理できます。削除する前に、そのパイプラインを使用している有効な求人やデータがないことを確認することが重要です。
- ［設定］→［カスタマイズ］→［採用プロセス］に移動し、削除するパイプラインの横にある［その他］（3点リーダー）アイコンをクリックします。
- 求人／応募の移行先となるパイプラインを選択し、［保存する］をクリックします。
- 処理するデータの数によって、すぐに完了する場合と時間がかかる場合があります。パイプラインの移行が完了すると、通知が届きます。
過去の応募データの更新
パイプラインを切り替えたり削除したりする際に、求人に関連付けられている候補者の過去の応募データを更新できます。
これにより、以下の場所が新しいパイプライン情報で更新されます。
- レポート & ダッシュボード
- 関連する候補者の採用プロセスビュー/applications
- 監査履歴
ホームページのダッシュボードへのパイプラインの追加
- ホームページで、［その他］のオプションアイコンをクリックし、［表／グラフの追加］をクリックします。
- ［表／グラフの追加］ポップアップで、［その他］を選択します。［タブ］で［採用プロセス］を選択し、候補者の抽出元となる［カスタムビュー］を選択します。表／グラフの名前を入力し、［保存する］をクリックします。
- 表／グラフがホームページのダッシュボードに追加されます。
- 以下の画像のように、ドロップダウンから切り替えるパイプラインを選択できます。