Zoho RecruitのWebフォーム

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Webフォームは、ユーザーとWebサイト訪問者をつなぐ役割を果たします。Zoho RecruitのWebフォームでは、対話型のフォーム作成システムにより、一般的なユーザーでもより簡単に分かりやすく利用できます。これにより、技術的な知識がないユーザーでも、自分でWebフォームをデザインして公開し、データのインポートを自動化できます。

Webフォームの作成には、次の3つの手順があります。

Webフォームの作成
この手順では、選択したタブからWebフォームにセクションや項目を追加します。状況に応じた説明やヘルプリンクを設定することもできます。
フォーム機能の設定
ここでは、フォームの言語、フォームから追加されたデータをアカウント内のユーザーに割り当てる方法、通知の自動化方法などを設定します。
Webフォームの共有と埋め込み
Webフォームの作成とフォーム機能の設定が完了したら、フォームURLを短縮したり、ソーシャルメディアで共有したり、埋め込みコードを生成してフォームを採用情報サイトに追加したりできます。

利用条件

必要な権限：Web-to-[Module]権限を持つユーザーがこの機能にアクセスできます。
[Module] - 候補者、連絡先、カスタムタブ。

必要なエディション：Zoho RecruitのStaffingエディションとCorporate HRエディションのすべての有料プランで利用できます

Webフォームの操作

候補者、連絡先、任意のカスタムタブ用のWebフォームを作成するには：

［設定］→［採用情報サイト］→［Webフォーム］に移動します。
ドロップダウンリストからWebフォームを作成するタブを選択し、［Webフォームの作成］をクリックします。

フォームの作成

フォームの作成セクションでは、Zoho Recruitの使いやすいフォーム作成ツールを使用して、Webフォームに項目を追加し、デザインできます。このセクションでカスタマイズできるWebフォームの要素は次のとおりです。

選択したタブの項目を検索するには、検索バーを使用します。
［有効化］、［無効化］、または［並べ替え］を要件に応じてフォーム項目に対して行えます。Webフォームに項目を追加する際、必須または任意として設定できます。
Webフォームに［名前］を付け、［ヘッダー画像］を追加します。標準では、会社のロゴがWebフォームのヘッダー画像として追加されます。
フォームのセクションに［説明］を追加します。
追加した項目に［ヘルプリンクとテキスト］を設定します。
ボットや不要な登録を防ぐために、CAPTCHAを追加します。
それぞれのアイコンをクリックして、Webフォームの［レイアウトと外観］をカスタマイズします。レイアウトでは、1列レイアウトと2列レイアウトから選択できます。1列レイアウトでは候補者が一度に1つの項目に集中できるため、各項目がより目立ちます。一方、2列レイアウトではフォームをよりコンパクトにし、スクロール量を減らせます。
外観では、フォームの［フォント］と［配色］をカスタマイズできます。
完了したら、［次の手順］をクリックします。

メモ：

GDPR（一般データ保護規則）がサポートされているタブ用に作成したWebフォームは、承諾の取得に使用できます。Webフォームの編集中に、［承諾設定］を詳細オプションセクションで切り替えます。

フォームの設定

Webフォームを作成すると、フォームの設定セクションでフォーム機能を設定できます。つまり、Webフォームの動作を選択し、フォーム作成ツールで利用できるオプションを設定できます。このセクションは、次の3つのサブセクションで構成されています。

フォームの詳細

Webフォームの表示に使用する［言語］を選択します。
［担当者の割り当て］フォームから追加されたデータを特定のユーザーに割り当てるか、業務フロー用のルールに関連付けます。
Webフォームからデータを送信する人を認証するには、ダブルオプトイン機能を使用します。
［タグの追加］Webフォームから追加されたデータにタグを追加します。これにより、各フォームから追加されたデータを追跡して識別し、データをより適切に抽出できます。
Webフォームの［有効期限］を、特定の日付と時刻、または指定した入力件数に達した時点に設定します。

送信後の確認

このサブセクションでは、登録者がWebフォームに入力した後のリダイレクト先を設定し、ブランド表示設定に合わせてメッセージをカスタマイズできます。

通知

このサブセクションでは、Webフォームに関連するフォローの設定と通知の設定を行えます。ユーザーと登録者に通知するためのオプションは次のとおりです。

［候補者の担当者への通知］。Webフォームから新しいデータが追加され、その担当者に割り当てられたときに候補者の担当者に通知する場合に使用します。
［候補者への返信］。Webフォームから情報を送信した登録者に対応する場合に使用します。自動返信メールのルールを使用するか、作成済みのメールテンプレートを選択できます。
［承認の申請］。Webフォームから追加された候補者を、採用業務フローに進める前に承認する場合に使用します。このオプションは、［候補者］タブ用に作成されたフォームでのみ利用できます。

フォームの共有と埋め込み

Webフォームの作成後、共有と埋め込みのポップアップが表示されます。この画面では、次の操作を実行できます。

Webフォームの共有フォームURLを使用して、Webフォームをインターネット上で共有できます。ソーシャルメディアでフォームのリンクを共有する場合は、URLを短縮することで、限られた文字数の制限を圧迫せずに済みます。また、下部に表示されるクイックリンクを使用して、Webフォームを直接共有することもできます。
作成された埋め込みコードを使用して、会社の採用情報サイトのページやその他のサードパーティーWebサイトにWebフォームを追加し、Zoho Recruitのアカウントへのデータ転送を自動化できます。埋め込みコードは、ハイパーリンク、JavaScript、iFrameの3つの形式で作成できます。