Zoho Sheetのワークフロー

Zoho Sheetのワークフロー

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Zoho Sheetのワークフロー機能を活用することで、表計算シートファイルの進行状況を手動で追跡することなく、「確認する」「承認」「最終化」など、さまざまな段階を効率的に管理できます。

例えば、四半期予算レポートを作成していて、ファイナンスチームによるレビュー、その後ファイナンスディレクターによる承認を依頼したい場合も、Zoho Sheetではあらかじめ用意されたワークフローを表計算シートファイルに設定することで、簡単に管理できます。

Notes
ワークフローはZoho WorkDriveで設定・管理され、Zoho Sheet内で利用・使用できます。詳細はこちら

初期設定ワークフローの種類 

  1. 確認するワークフロー：このワークフローでは、ファイルを一人または複数のレビュワーに割り当て、期限を設定して表計算シートファイルの確認を依頼できます。
  2. Approvalワークフロー：このワークフローでは、ファイルを一人または複数の承認者に割り当て、期限を設定して表計算シートファイルの承認を依頼できます。
  3. 確認するおよびApprovalワークフロー：このワークフローでは、一人または複数のレビュワーによる確認と、一人または複数の承認者による承認を、期限と共に表計算シートファイルに対して依頼できます。
Info
初期設定ワークフローはすべてのチームプランで利用可能です。

ワークフローの割り当てと開始方法 

  1. メニューのFile -> ワークフロー -> Assign ワークフローへと進みます。
  2. 一覧から標準ワークフローを選択します。
  3. 表示された開始するワークフローダイアログで、必要な詳細を入力し、送信する for 確認するまたは送信する for approvalをクリックします。割り当てるワークフローの種類に応じて選択してください。

カスタムワークフローの作成方法 

カスタムワークフローを作成するには：
  1. メニューのFile -> ワークフロー -> 作成 ワークフロー. をクリックします。WorkDriveの管理パネル内、ワークフロー タブへ遷移します。
  2. 新規ワークフローをクリックします。

Notesカスタム ワークフローの作成および管理は管理者のみ可能です。カスタム ワークフローは、WorkDrive 法人プランおよび Zoho One ユーザーのみが利用できます。

ファイルの現在ワークフローを追跡する方法

  1. ファイルの現在ワークフロー状態は、ファイル名の横の上部に表示されます。
  2. ファイルの現在ワークフロー状態ラベルをクリックすると、ワークフローの概要が表示されます。


前のワークフローを表示する方法 

表計算シートファイルのプロパティサイドペインで、すべての前のワークフローを表示できます。



現在ワークフローを中止する方法 

  1. ファイル名横の上部にある、ファイルの現在ワークフロー状態ラベルをクリックします。
  2. ワークフロー概要のポップアップが開いたら、ワークフローを中止をクリックします。


自分の操作待ちのファイルを表示する方法 

  1. Zoho Sheetの一覧ページに移動します。
  2. ワークフロー タブで、Waiting for my 操作をクリックすると、対応が必要なワークフローとその現在の都道府県が表示されます。


自分が開始したワークフローの表示方法 

  1. Zoho Sheetの一覧ページに移動します。
  2. ワークフロー タブで、Started by meをクリックすると、自分が開始したワークフローとその現在の都道府県が表示されます。
 

誰がワークフローを開始できるか 

表計算シートファイルの編集権限を持つユーザーは、ワークフローを開始できます。  

ワークフローに追加できるレビュワーおよび承認者の人数 

ワークフローには、レビュワーと承認者をそれぞれ20名まで追加できます。

ワークフロー開始後の流れ 

ワークフローが開始されると、レビュワーまたは承認者（確認ワークフローか確認・承認ワークフローかによる）のみがファイルの操作権限を持ちます。ファイル担当者を含むその他のユーザーは、ファイルの閲覧およびコメントのみ可能です。

ワークフロー完了後はどうなるか 
ファイルのレビューが完了すると、担当者にファイルの現在の状態を知らせる自動メールが送信されます。また、ファイル担当者および共同編集者には再び編集権限が付与されます。