Zoho Sheetのワークフロー

Zoho Sheetのワークフロー

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Zoho Sheetのワークフローを使用すると、進捗状況を手動で追跡することなく、表計算シートのファイルをレビュー、承認、確定などの各段階へスムーズに進めることができます。

たとえば、あなたが四半期単位の予算レポートを作成しており、財務チームによるレビュー後に財務責任者の承認を受けたい場合を考えてみましょう。Zoho Sheetでは、表計算シートのファイルに設定できる定義済みのワークフローが用意されています。

Notes
ワークフローはZoho WorkDriveで設定、管理し、Zoho Sheet内で使用できます。詳細はこちら

標準ワークフローの種類 

  1. レビューワークフロー：1人以上のレビュー担当者と期限を表計算シートのファイルに割り当てて、レビュー用にファイルを共有できます。
  2. 承認ワークフロー：1人以上の承認者と期限を表計算シートのファイルに割り当てて、承認用にファイルを共有できます。
  3. レビューと承認のワークフロー：1人以上のレビュー担当者、1人以上の承認者、期限を表計算シートのファイルに割り当てて、レビューと承認の両方に使用するファイルを共有できます。
Info
デフォルトのワークフローは、すべてのチームプランで利用できます。

ワークフローを割り当てて始めるには 

  1. ［ファイル］→［ワークフロー］→［ワークフローを割り当てる］に移動します。
  2. 一覧から任意のワークフローを選択します。
  3. 表示された［ワークフローを始める］ダイアログで必要な詳細を入力し、割り当てるワークフローの種類に応じて［レビューに送信］または［承認に送信］をクリックします。

カスタムワークフローを作成するには 

カスタムワークフローを作成するには、次の手順を実行します。
  1. ［ファイル］→［ワークフロー］→［ワークフローを作成する］に移動します。WorkDriveの管理画面にある［ワークフロー］タブが表示されます。
  2. ［新しいワークフロー］をクリックします。

Notes組織のカスタムワークフローを作成、管理できるのは管理者のみです。カスタムワークフローは、WorkDriveのBusinessプランとZoho Oneユーザーのみ利用できます。

ファイルの現在のワークフローを確認するには

  1. ファイルの現在のワークフローの状態は、画面上部のファイル名の横に表示されます。
  2. ワークフローの概要を表示するには、ファイルの現在のワークフローの状態ラベルをクリックします。


過去のワークフローを表示するには 

表計算シートファイルの過去のワークフローは、プロパティのサイドパネルですべて表示できます。



現在のワークフローを中止するには 

  1. 画面上部のファイル名の横にある、ファイルの現在のワークフローの状態ラベルをクリックします。
  2. 表示されたワークフローの概要ポップアップで、［ワークフローを中止する］をクリックします。


自分の処理を待っているファイルを表示するには 

  1. Zoho Sheetの一覧ページに移動します。
  2. ［ワークフロー］タブで［自分の処理待ち］をクリックすると、自分の処理を待っているすべてのワークフローとその現在の状態を表示できます。


自分が始めたワークフローを表示するには 

  1. Zoho Sheetの一覧ページに移動します。
  2. ［ワークフロー］タブで［自分が始めたワークフロー］をクリックすると、自分が始めたすべてのワークフローとその現在の状態を表示できます。
 

ワークフローを始められるユーザー 

表計算シートファイルの編集権限を持つユーザーは、誰でもワークフローを始められます。  

ワークフローに追加できるレビュー担当者と承認者の人数 

1件のワークフローに、レビュー担当者と承認者をそれぞれ20人まで追加できます。

ワークフローを始めた後の動作 

ワークフローを始めると、ワークフローの種類がレビューのみか、レビューと承認かに応じて、レビュー担当者または承認者だけがファイルを編集できます。ファイルの所有者を含むその他のユーザーは、ファイルの表示とコメントの追加のみ行えます。

ワークフロー完了後の動作 
ファイルのレビューが完了すると、ファイルの現在の状態を知らせる自動メールが所有者に送信され、ファイルの所有者と共同編集者に編集権限が戻ります。